6 sencillos pasos para configurar una llamada de conferencia

6 sencillos pasos para configurar una llamada de conferencia

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Saber cómo configurar con éxito una llamada de conferencia le ahorra tiempo y lo prepara para el éxito al comunicarse con los clientes y las partes interesadas. Si bien puede sonar como un proceso complicado, realmente no lo es una vez que tiene las herramientas adecuadas para unirlo todo. A continuación, explicamos lo que necesita para comenzar, así como los pasos que debe seguir para aprender a configurar una llamada de conferencia como si fuera una segunda naturaleza.

Por qué vale la pena aprender a configurar llamadas de conferencia

¿Está trabajando con un equipo que necesita comunicarse constantemente con otros miembros del equipo o partes interesadas? Cuando te das cuenta de que no todos pueden participar en una videollamada porque están fuera de la oficina, sus horarios son diferentes a los tuyos o son un miembro remoto del equipo que se sintoniza desde el otro lado del mundo, comienzas a comprender la importancia de conferencias telefónicas.

Las conferencias telefónicas permiten que grandes grupos de personas se reúnan a través de videollamadas o llamadas de voz. No todo el mundo siempre puede sintonizar a través de una conexión en línea. Las llamadas en conferencia facilitan el proceso de la reunión, independientemente de cómo puedan conectarse los miembros del equipo.

En lo que respecta a la comunicación, esto puede ser una gran ventaja, especialmente si su equipo es grande y está disperso en diferentes ubicaciones. A continuación, profundizamos en todo lo que necesita para que las conferencias telefónicas sean una realidad para usted.

La inversión necesaria para establecer conferencias telefónicas

¿Qué necesita exactamente para configurar y ejecutar llamadas de conferencia cuando lo necesite? Si desea configurar una llamada de conferencia con facilidad, querrá utilizar una solución de llamada de conferencia confiable como RingCentral. Si bien puede intentar hacerlo usted mismo desde cero improvisando muchas herramientas diferentes, RingCentral está hecho a medida específicamente para que las empresas realicen llamadas de conferencia y reuniones de video.

6 sencillos pasos para configurar una llamada de conferencia

Deberá reservar algo de tiempo para conocer los entresijos del uso de RingCentral una vez que lo haya comprobado y elegido un plan que funcione para su negocio. A partir de ahí, querrá asegurarse de tener un hardware actualizado que sea confiable y esté listo para albergar su conferencia.

Una vez que se haya asegurado de tener tanto el hardware como el software, en este caso, RingCentral y una computadora (o teléfono), estará listo para comenzar a configurar su sistema de llamadas en conferencia. Una vez que lo haces por primera vez, se vuelve más fácil hacerlo de ahí en adelante. Pero primero debe obtener algunos consejos esenciales.

6 pasos para configurar su primera llamada de conferencia

Profundicemos en el proceso paso a paso de configurar una llamada de conferencia con RingCentral.

#1 – Regístrese en RingCentral

Según la estimación de nuestro experto, RingCentral es uno de los líderes en el espacio en lo que respecta a las funciones de llamadas en conferencia. Sus herramientas de llamadas en conferencia facilitan la conexión con su equipo sin importar en qué parte del mundo se encuentren o a qué hardware tengan acceso.

Echemos un breve vistazo a los distintos niveles de precios:

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  • Esenciales: $ 19.99 por usuario por mes
  • Estándar: $ 24.99 por usuario por mes
  • Premium: $ 34.99 por usuario por mes
  • Ultimate – $49.99 por usuario por mes

Su plan Premium más popular, a $ 34.99 por usuario por mes, incluye acceso a herramientas como reuniones de video con hasta 200 participantes, integraciones personalizadas y grabación automática de llamadas. RingCentral también ofrece opciones de alquiler de teléfonos de conferencia si está interesado en ellos.

Tenga en cuenta que RingCentral no solo es bueno para realizar llamadas de conferencia. También es una excelente herramienta para organizar videoconferencias regulares, administrar llamadas e incluso ser una solución sólida para las necesidades del centro de llamadas. Es una especie de triple amenaza. Por lo tanto, puede cubrir fácilmente múltiples necesidades comerciales.

Una vez que haya decidido qué plan desea y se registre, estará listo para acceder al panel donde puede comenzar a programar sus futuras conferencias.

#2 – Reúna la información de su reunión

¿Todos apuntados? Bien. A continuación, querrá recopilar la información de su reunión. Una vez que haya iniciado sesión en su panel de control de RingCentral, querrá obtener su número de acceso telefónico y todos sus códigos de participante.

¿Qué es exactamente un número de acceso telefónico? Es simplemente un número de llamada de conferencia específico que permite que más de una persona se una a una llamada a la vez. Esto es lo que hace posible que más de una persona hable al mismo tiempo.

Un código de participante es lo que usarán los participantes de su llamada de conferencia para asegurarse de que se están uniendo a la llamada de conferencia correcta. Lo último que desea es que los participantes de su llamada de conferencia se unan a la llamada de conferencia equivocada. RingCentral hace que esta sea una tarea fácil al asignar un número de acceso telefónico específico a su empresa una vez que se haya registrado.

A partir de ahí, cada empleado de su plan obtiene su propio conjunto de códigos de participante y anfitrión en caso de que deseen participar en una llamada de conferencia o ser anfitriones de una. Fácil, ¿verdad? A continuación, enviará sus invitaciones de llamada.

#3 – Establezca los detalles de su conferencia y envíe sus invitaciones

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Configurar los detalles de su llamada de conferencia es una tarea bastante sencilla. Seleccionará las fechas y marcará si la llamada de conferencia programada es una reunión periódica o una sola vez. Incluso puede establecer el color en el que desea que aparezca la reunión en su calendario.

Desde allí, también puede agregar detalles como si desea enviar un recordatorio de llamada de conferencia diez minutos antes de que comience. Luego, puede editar los mensajes dentro de su correo electrónico y revisar su configuración antes de enviar sus invitaciones a la llamada de conferencia.

Con RingCentral, hay dos formas de enviar sus invitaciones a llamadas de conferencia. Tampoco es mejor que el otro. Simplemente querrás usar el que funcione mejor para ti.

La primera opción es simplemente enviar un enlace de llamada de conferencia a todos los que estarán involucrados. La segunda opción es enviar el número de marcación de su llamada de conferencia e información adicional a través de un mensaje de texto, correo electrónico o chat.

RingCentral le permite realizar conferencias telefónicas cuando lo desee, o puede programarlas con anticipación. Un increíble truco de llamadas en conferencia es integrar RingCentral con herramientas como Google Calendar y Outlook.

Cuando envía por correo electrónico invitaciones a llamadas de conferencia y sus participantes están de acuerdo, se agrega automáticamente a su calendario en un momento que coincide con su zona horaria. Esto ayuda a los participantes de su conferencia a automatizar el proceso de programación, lo que resulta en menos llamadas perdidas.

#4 – Márcalo

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Es el día de la conferencia telefónica. Querrá marcar unos minutos antes de que esté configurado para comenzar si usted es el anfitrión para asegurarse de solucionar cualquier problema de última hora.

Aquí es donde debe usar su código de host para ingresar a la llamada de conferencia. Esto garantiza que obtenga acceso a las herramientas de host que lo ayudarán a manejar con éxito la llamada a medida que avanza.

El uso del código de host le da poder completo sobre la llamada. Puede elegir qué herramientas desea usar, a quién permite ingresar a la llamada, silenciar a personas específicas e iniciar y finalizar la llamada para todos.

#5 – Comience la reunión una vez que todos se hayan unido

¡Y voilá! Está todo listo para comenzar la reunión una vez que vea que todos los participantes se han unido y están listos para comenzar.

Cada participante podrá unirse con su código de acceso único, ya sea a través de una llamada o video. A continuación, veremos cómo puede configurar y ejecutar una llamada de conferencia directamente desde su teléfono.

#6 – Cómo ejecutar una llamada de conferencia a través de su teléfono

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La belleza de las llamadas en conferencia es que no necesita equipo especial o incluso una computadora de escritorio. Puede crear y alojar uno fácilmente a través de su teléfono. RingCentral lo hace fácil.

Primero, querrá descargar la aplicación móvil de RingCentral. Una vez que haya iniciado sesión, siga prácticamente los mismos pasos que toma al configurar su llamada de conferencia desde una computadora de escritorio.

Una vez que esté listo para compartir los detalles de su llamada de conferencia, puede enviarlos por correo electrónico o SMS. Cuando llegue el momento de la llamada, los usuarios pueden unirse a usted a través de sus propios dispositivos inteligentes, computadoras o teléfonos fijos.

Algunos consejos y trucos de mejores prácticas de llamadas en conferencia

Esta guía de llamadas en conferencia no podría estar completa si no incluyéramos algunas de las mejores prácticas de llamadas en conferencia. Si es la primera vez que configura una llamada de conferencia, probablemente querrá repasar algunos de los pros y contras de las llamadas de conferencia.

Una de las primeras cosas que debe recordar cuando organiza una conferencia telefónica es que tener un enfoque organizado de toda la situación dará mejores resultados que abordarla de manera no estructurada.

¿Todos los miembros de la llamada de conferencia se conocen? De lo contrario, podría valer la pena tomarse un tiempo al principio para que cada participante se presente.

Por supuesto, esto podría ser más difícil cuanto más grande sea su llamada de conferencia. Pero dar vueltas y hacer que todos se presenten puede ser valioso, especialmente para las personas que se sintonizan a través de una llamada de voz solo sin elementos visuales que les ayuden a agregar contexto a la situación.

A continuación, querrá hacer anuncios importantes, establecer reglas generales para la reunión e informar a los participantes sobre la agenda de la llamada. También desea ser transparente e informar a los participantes si esta reunión y todo lo que se diga en ella se grabará y para qué se utilizará esa grabación.

¿Cómo sabrán los participantes cuándo es apropiado intervenir y decir lo que piensan o hacer alguna sugerencia? Estos son los tipos de cosas en las que desea pensar antes de que se lleve a cabo la reunión, para que sepa que se acerca a la conferencia telefónica con expectativas y reglas claras que harán que la reunión sea lo más fructífera posible.

A partir de ahí, como anfitrión, usted es el responsable de establecer el rumbo de la reunión y asegurarse de que las personas no se desvíen del rumbo. ¿Hay una lista de verificación de temas para discutir? ¿Hay una agenda de temas y planes que necesitan ser finalizados?

Dirigir las reuniones de su conferencia de la manera que desea que se lleven a cabo es la mejor manera de asegurarse de que no está perdiendo el tiempo de nadie. Una vez que finalice la agenda de su conferencia y todos firmen, es una buena práctica enviar a todos los que asistieron (y tal vez incluso a aquellos que no pudieron asistir) un breve resumen de los puntos más importantes y una copia de la grabación (si planea hacerlo). compartirlo con ellos).

Como puede ver, la configuración técnica de una conferencia telefónica es solo la mitad de la batalla. Afortunadamente, un software como RingCentral facilita la administración.

La otra mitad de realizar con éxito llamadas de conferencia, especialmente con equipos grandes, es administrar la participación y garantizar que su reunión se mantenga en el buen camino.

Próximos pasos

Ahora conoce el proceso paso a paso para programar una reunión con una solución de llamadas confiable como RingCentral. Sin embargo, RingCentral podría no ser tu mejor opción. Lo entendemos.

Es por eso que hemos pasado horas comparando algunos de los mejores software de llamadas de conferencia para brindarle una lista detallada de las mejores opciones para usted, según sus necesidades específicas. Consulte nuestra lista completa de las mejores opciones aquí.

Aprender a crear y administrar conferencias telefónicas puede ser excelente. Pero eso no es todo lo que hay que saber. ¿Está buscando herramientas de gestión de proyectos que le ayuden a controlar todos los proyectos de su equipo? Lea nuestra guía de las mejores herramientas de gestión de proyectos.

Si desea obtener información sobre las opciones de servicio telefónico VoIP que existen, aquí es donde debe comenzar.

Y, por último, si tiene una empresa basada en servicios, querrá consultar nuestra guía detallada sobre el mejor software de programación de citas del mercado para automatizar sus esfuerzos de programación de citas y aumentar su tasa de asistencia a las citas.