Informes de CRM: la guía completa de Webinpixels

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Casi todos los CRM cuentan con herramientas de informes integradas de algún tipo.

No utilizar estas herramientas dificultará su capacidad para comprender los patrones de compra, de dónde provienen los clientes potenciales y más.

Afortunadamente, estos informes no son difíciles de usar una vez que se familiariza con ellos.

Esta guía le mostrará exactamente cómo aprovechar al máximo los informes de CRM.

Por qué los informes de CRM son tan importantes

La funcionalidad de generación de informes de CRM varía según el software, pero es justo decir que casi todos incluyen alguna forma para ayudarlo a comprender a sus clientes.

Es un área importante por bastantes razones. En primer lugar, los informes pueden detallar aspectos como patrones de compra, datos demográficos y embudos.

Esencialmente, los informes de CRM lo ayudan a vender de manera más inteligente, realizar un seguimiento de sus objetivos y mantenerse al tanto de cualquier problema que pueda surgir.

Medir el ROI y el rendimiento de la campaña es algo con lo que los especialistas en marketing pueden tener problemas, y los informes de CRM abordan precisamente eso. Ya sea en forma de informes estándar o personalizados, mirar sus datos puede brindarle información valiosa y permitir que las empresas planifiquen sus próximos movimientos con confianza.

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Los tableros de CRM son donde suele ocurrir la magia; confíe en nosotros, también se emocionará cuando descubra cuánto puede profundizar en los datos.

Los usuarios pueden personalizar los tableros de varias maneras, según el software. Por ejemplo, pueden optar por ver las fuentes de clientes potenciales, las ventas mensuales y el comportamiento de compra de los clientes de gran valor. A menudo, esto puede servir como una descripción general rápida, que se puede ampliar aún más una vez que comprenda todas las capacidades que se ofrecen.

Los beneficios de usar los informes de CRM hablan por sí solos, desde destilar datos para tomar decisiones comerciales estratégicas hasta realizar cambios tácticos cuando sea necesario.

Las previsiones de ventas son hasta un 40% más precisos cuando se trata de un CRM debido a la automatización de procesos, el acceso conveniente a los datos del cliente y la funcionalidad de gestión de proyectos.

Son estos tipos de informes los que pueden cambiar todo un negocio si se usan de manera inteligente, por lo que es vital adoptarlos.

Consejos rápidos para mejorar los informes de CRM hoy

Aquí algunos consejos rápidos para mejorar el uso de los informes de CRM en este momento.

Hacer uso de los informes de conversión de ventas

Los informes de conversión de ventas permiten a las empresas ver qué porcentaje de sus clientes potenciales se convierten en ventas. Estos pueden estar dentro de un rango de datos definido o tratos que han ganado.

Casi todos los CRM incluyen este tipo de informes y son fácilmente accesibles a través de paneles.

Los CRM tienden a dividir estos datos específicos en la fuente del cliente potencial. Un ejemplo de esto sería mostrar algo como ‘19% de los clientes potenciales de correo electrónico se convirtieron en una venta el mes pasado’. En otras palabras, un mes bastante bueno. Luego puede comparar estos datos con otra variable, por ejemplo, clientes potenciales de medios pagados, que quizás solo convirtieron el 9%.

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Es lo suficientemente valioso ver estos datos de forma simplificada, pero algunas plataformas van más allá. Por ejemplo, permiten a las empresas ver las primeras etapas de conversión con más detalle. Estos se conocen como MQL (clientes potenciales calificados de marketing) a SQL (clientes potenciales calificados de ventas) y SQL a SAL (clientes potenciales de ventas aceptados).

Esto puede dar forma al presupuesto de marketing en el futuro: una empresa gastaría una cantidad mayor en las áreas que generan un ROI más alto.

Quizás lo más importante de todo es que los informes de conversión de ventas le permiten ver dónde se perdieron las oportunidades. Conocer estos datos cruciales puede delinear una estrategia de marketing definitiva, ahorrando tiempo y dinero a largo plazo.

Comida para llevar: Utilice informes de conversión de ventas en un CRM. Puede definir datos por fechas y otras variables clave. Acceso a través de cuadros de mando.

Los informes de progreso de objetivos también son sus amigos

Los informes de conversión de ventas son importantes, sí, pero también lo son los informes de progreso de objetivos. Al igual que los primeros, se puede acceder a estos a través de la mayoría de los paneles de CRM.

Los informes de progreso de objetivos miden el rendimiento de las campañas en comparación con los objetivos preestablecidos. Estos objetivos pueden variar bastante en función de los diversos departamentos que pueda tener una empresa.

Por ejemplo, el departamento de marketing podría realizar un seguimiento de los MQL (clientes potenciales calificados de marketing) o los ingresos totales por cada fuente. Por el contrario, el departamento de ventas puede realizar un seguimiento de los acuerdos ganados o los ingresos totales del año.

Estos pueden parecer complicados, pero no tienen por qué serlo: pueden servir como una forma rápida y fácil de comprender cada campaña y cuán efectiva ha sido. Esto puede ser sin la necesidad de sumergirse en un montón de métricas diferentes.

Estos informes a menudo se pueden incrustar en un tablero y, por lo tanto, pueden servir como un recordatorio útil para todo un equipo sobre dónde se encuentra la empresa en relación con sus objetivos. También ayudan a que esas grandes decisiones sean más fáciles al actuar como un punto de referencia confiable.

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El CRM de HubSpot, por ejemplo, permite a los gerentes crear objetivos específicos de usuario para sus equipos. Pueden asignar estos objetivos a nivel de tubería, a nivel de equipo o por usuario. La medida que rastreas es personalizable en HubSpot, junto con el período y el tipo de objetivo.

Es posible que incluso desee realizar un seguimiento del tiempo promedio de respuesta del ticket o la cantidad de llamadas realizadas; el punto es que no está limitado aquí. Los informes de progreso de objetivos pueden ser una gran táctica para mantener las cosas en curso.

Comida para llevar: Los informes de progreso de objetivos pueden medir el rendimiento de las campañas con respecto a los objetivos establecidos. Se pueden incrustar en tableros para una visualización rápida. El CRM de HubSpot es excelente para esto.

Investigue las capacidades de generación de informes de CRM

Toma esto por un segundo: El 59% de los clientes dicen que las empresas saben más sobre ellos a partir de interacciones pasadas. mejorado la experiencia general de sus clientes. Eso no es algo para ignorar. Pero, ¿por dónde empezar cuando se trata de CRM?

Bueno, como la mayoría de las cosas, con investigar. Es posible que aún no haya decidido qué software desea usar, por lo que es una buena idea comenzar a investigar las capacidades de generación de informes de cada uno.

Revisar las reseñas de los clientes, los foros de la comunidad y realizar otras investigaciones puede aumentar significativamente las posibilidades de obtener lo mejor de los informes de CRM. Si bien esto puede requerir un poco de esfuerzo, dedicar el tiempo ahora lo beneficiará en el futuro.

Imagina que te decides por una pieza de software pero descubres que una de las características críticas que pensabas que ofrecía no estaba disponible, pero no lo verificaste. Es como tener un contratiempo incluso antes de haber comenzado.

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El segundo escenario es que usted hizo la investigación requerida y no se vio atrapado pagando por algo que no ayudará a que su negocio crezca. Te pones manos a la obra directamente sumergiéndote en los informes y empiezas a tomar decisiones estratégicas en cuestión de semanas.

Todo el mundo quiere lo último.

Para ayudarlo a comenzar, hemos enumerado las tres principales plataformas de CRM y el tipo de funciones de informes que ofrecen:

1. HubSpot: presenta informes de previsión de acuerdos, informes de embudo, informes de actividad de ventas, informes personalizados e informes de historial de acuerdos.

2. Salesflare: presenta canalizaciones de ventas, ingresos y tableros de equipos, genera informes por canalización de ventas, por representante de ventas, por tiempo específico. Integración de Zapier incluida.

3. Insightly: presenta paneles e informes personalizados, visualizaciones de datos, uso compartido de informes y funcionalidad de arrastrar y soltar. Integración de informes telefónicos y por correo electrónico.

Estos tres CRM ofrecen informes convincentes y flexibles: no se equivocará mucho con ellos.

Comida para llevar: Investigue si aún no lo ha hecho. Revisa reseñas, foros y sitios web. Asegúrese de saber qué características está pagando antes de comprometerse.

Estrategias a largo plazo para informes de CRM

Estas son algunas estrategias a largo plazo para usar los informes de CRM.

Personaliza tu panel

Si bien casi todos los CRM cuentan con un tablero central estándar, la mejor manera de utilizar los informes es personalizarlos.

Configurar un tablero a su gusto puede mejorar la productividad y la facilidad de uso, por lo que vale la pena hacerlo de inmediato. Dicho esto, tomará algún tiempo obtener las cosas exactamente como desea, por lo que es mejor monitorear y modificar el diseño a medida que avanza.

Por ejemplo, con HubSpot, puedes agregar informes a tu tablero. Una vez hecho esto, los encontrará archivados en la ‘biblioteca de informes’, donde podrá buscarlos o buscarlos rápida y fácilmente. Puede filtrar los datos a un rango de datos específico a través de equipos, propietarios o canalizaciones para obtener más análisis.

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Otra característica notable de HubSpot es cambiar el tamaño y la posición de los informes en su tablero. Todo el proceso se simplifica debido a su sencilla funcionalidad de arrastrar y soltar. Cambiar el tamaño de un informe es tan sencillo como hacer clic en la esquina inferior derecha del mismo y aumentarlo o disminuirlo según lo desee.

Incluso existe la opción de permitir que miembros específicos del equipo vean ciertos informes como un punto en el que centrarse mientras les da a otros miembros algo diferente.

Vale la pena jugar con la configuración de su CRM. El acceso a los informes debe ser tan accesible como lo necesite.

Comida para llevar: Consulte las opciones de configuración de su tablero en su software de CRM y ajústelo hasta que esté satisfecho. Esto difiere según el CRM, pero la mayoría permite una forma de personalización, así que asegúrese de usarlo.

Usar informes de actividad

Los informes de actividad son donde puede integrar su sistema CRM con su cuenta de correo electrónico, calendario y sistema telefónico.

La ventaja de esto es que puede ver y rastrear cada interacción realizada por su equipo de ventas contra otros registros en el software de CRM.

El beneficio clave es claro: puede ver toda la correspondencia crítica con un líder y en qué etapa se encuentra y hacer movimientos tácticos desde allí.

Por ejemplo, puede verificar cuántas llamadas, reuniones y correos electrónicos se envían desde su equipo.

Puede usar esto para compararlo con los informes de pronóstico para ver cuántos ingresos genera cada miembro del equipo de ventas. Es desde aquí que puede mejorar la dirección general de las ventas porque tiene la perspectiva para tomar esas decisiones.

Un gerente de ventas puede establecer metas y cuotas y ver cuándo se cumplen. Incluso podrían administrar programas de incentivos para recompensar a quienes alcanzan sus objetivos del mes.

Esto tampoco tiene que ser invasivo, y algunos empleados han notado su mejora debido a los valiosos comentarios de los gerentes de ventas. Es esencial que el equipo sepa que los informes de actividad se utilizan en última instancia para mejorar la salud de la empresa.

Nutshell es un buen ejemplo de un CRM que brinda acceso a informes de actividad. Ofrecen un modo de comparación en el que puede ver el esfuerzo de la actividad en comparación con un período de tiempo anterior. Salesforce también proporciona informes de actividad donde puede ver actividades completadas, eventos de varias personas y más.

Comida para llevar: Piense en utilizar informes de actividad. Estas son una excelente manera de ayudar al equipo a alcanzar los objetivos y mostrar dónde es necesario modificar las cosas. Salesforce ofrece completos informes de actividad.

Automatice los informes de ventas

Hemos hablado de bastantes tipos diferentes de informes para CRM, pero ¿qué pasa con los informes automatizados? También pueden ser una parte importante de su estrategia.

Si bien las herramientas como Google Sheets son adecuadas para almacenar datos, un CRM puede generar automáticamente un informe de ventas al instante, ya que el sistema que utiliza ya rastreará todas las ventas en tiempo real.

La compilación manual de informes sigue siendo válida, pero puede consumir mucho tiempo que podría emplearse en otros lugares.

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La mejor parte es que los informes automatizados a menudo pueden verse y sentirse tan detallados como los creados manualmente, de hecho, son útiles.

Por ejemplo, es posible que necesite un informe rápido que realice un seguimiento de las ventas trimestrales. Esto podría usarse para ver en qué etapa se encuentra el equipo al alcanzar sus objetivos. El problema es que hacerlo manualmente llevaría mucho tiempo y no tienes tiempo para hacerlo.

Bueno, la mayoría de los CRM podrán generar ese informe con unos pocos clics. Tan simple como eso.

Por supuesto, la funcionalidad específica de cada CRM puede diferir, pero la mayoría ofrece informes automatizados. Buenos ejemplos aquí incluyen Freshworks, Nimble y Zoho.

El CRM de Zoho incluso permite que estos informes se entreguen automáticamente y se programen para determinados momentos.

Por ejemplo, podría enviar un informe de ingresos semanal a personas específicas de una empresa y adaptar una estrategia basada en la información que proporcionan.

Comida para llevar: Los informes de ventas automatizados pueden ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo. La mayoría de los CRM ofrecen esto, al menos de forma básica. Puede programar la entrega de informes y eliminar la necesidad de entrada manual.

Resumen

Ya sea que haya elegido un CRM o esté en la etapa anterior a comprometerse, tienen mucho que ofrecer.

Sus capacidades de informes por sí solas son esenciales y pueden ayudar a las empresas de todos los tamaños a llegar a nuevos clientes y alcanzar sus objetivos.

Recomendamos HubSpot y Salesflare si está buscando un software que sea práctico, asequible y que tenga acceso a informes potentes.

Independientemente de lo que decida, planifique con anticipación para aumentar sus posibilidades de una implementación exitosa de CRM.