Cómo crear grandes experiencias en vivo

Everything you need to know about hybrid events in 2022

La pandemia de Covid-19 se ha interpuesto en el camino de muchas empresas.

Las empresas han tenido que adaptarse al distanciamiento social, crear formas de trabajo remoto y acelerar su Transformación Digital.

Si bien algunos de esos cambios ya han quedado atrás, otros estarán presentes por algún tiempo. Este es el caso de los eventos híbridos.

A medida que aprendemos a combatir el Covid-19, las restricciones impuestas por la pandemia, en algunos lugares, se están suavizando. Por lo tanto, muchos eventos se están celebrando en persona nuevamente, mientras que algunas personas aún desconfían de volver a la «normalidad».

Por esta razón, muchos eventos se planifican de forma híbrida., es decir, con características de eventos tanto online como presenciales. Pero, ¿será esta la realidad a partir de ahora? ¿Cómo nos preparamos para este tipo de eventos?

Estas son las preguntas que analizaremos en este artículo. Abordaremos los siguientes puntos:

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido combina características de eventos presenciales y virtuales.

Puede tener diferentes arreglos, pero, en la práctica, el principal modelo de evento híbrido se lleva a cabo en persona con transmisión simultánea e interacciones en línea.

Estos eventos pueden ser conciertos de música, representaciones teatrales, juegos deportivos, pero en este artículo nos referimos mayoritariamente a eventos empresariales, como conferencias, cursos, seminarios, congresos, ferias y congresos.

Tradicionalmente, este tipo de eventos siempre han sido presenciales. En ellos es posible asistir a charlas de especialistas, hacer networking, conocer socios y proveedores, y actualizarse en el mercado.

Gracias a la tecnología, hace unos años se transformaron en eventos online, con cursos virtuales y webinars, por ejemplo.

Durante la pandemia del Covid-19, muchas empresas migraron al ámbito online para hacer posible la realización de eventos empresariales y mantener su agenda en el contexto de la distancia social que impuso el coronavirus.

Cuando se reanudaron las actividades presenciales, las empresas comenzaron a adoptar un modelo híbrido de eventos, que contaba tanto con actividades presenciales como con la participación virtual del público.

Una vez más, gracias a la tecnología, es posible adoptar diferentes modelos para adaptarse a otras realidades.

Sin embargo, también es necesario comprender otras características de estos eventos. Algunas personas pueden pensar que es suficiente poner a disposición el contenido grabado después de las conferencias o hacer una transmisión en vivo. Pero esto no es del todo cierto.

Un evento híbrido debe ser bien planeado y confiar en la tecnología y el equipo.

La transmisión en línea y la experiencia remota deben tener la misma calidad que la experiencia en vivo para que todos los participantes puedan participar en el evento.

Verá consejos para crear un evento híbrido inolvidable más adelante en este artículo.

¿Por qué realizar eventos híbridos? Comprender 6 beneficios clave

Incluso fuera del contexto de la pandemia, los eventos híbridos tienen ventajas, lo que demuestra que pueden seguir adoptándose en los próximos años.

Estos son los beneficios para su empresa al realizar eventos híbridos:

1. Mayor alcance

Los eventos híbridos tienen el potencial de atraer a un mayor número de asistentes. Después de todo, no tienen límites cuando se trata de llegar a las personas.

Puedes atender a los que les gusta asistir a eventos presencialmente y a los que no están en la misma ciudadno puede viajar, se siente inseguro acerca de las multitudes o simplemente prefiere participar de forma remota.

2. Atractivo para los patrocinadores

La gama más amplia de asistentes hace que el evento sea más atractivo para socios, simpatizantes y patrocinadores.

Para ellos, también es valioso exponer su marca a más personas y conectarse con una mayor cantidad de clientes potenciales.

Además, los eventos híbridos pueden ofrecer formas más innovadoras y atractivas de patrocinio y la relación entre el público y los patrocinadores.

Esto va más allá de la mera exposición de la marca e integra las interacciones online en sus acciones.

3. Mejor aprovechamiento del contenido

Los eventos híbridos pueden hacer un mejor uso del contenido que los eventos presenciales.

Suponga que va a grabar todas las conferencias y presentaciones, por ejemplo. En ese caso, puedes ofrecer un paquete de acceso a la grabación después del evento y monetizar este contenido bajo demanda.

Además, ese contenido puede convertirse en publicaciones en redes sociales y materiales para compartir con su audiencia en canales digitales.

En otras palabras, se convierte contenido de calidad para nutrir clientes potenciales en su embudo de ventas.

Entonces, si bien los eventos en persona tienen un día y una hora para finalizar, la producción de híbridos aún puede expandirse mucho después.

4. Seguridad para la audiencia

Los eventos híbridos también ofrecen más seguridad para aquellos que no se sienten cómodos compartiendo espacios cerrados con otros asistentes.

En eventos presenciales, estas personas simplemente no participarían.

Los eventos híbridos les permiten disfrutar de todo el contenido sin exponerse a los riesgos del coronavirus y otras enfermedades.

5. Mejor retorno de la inversión

Los eventos híbridos ofrecen un mejor retorno de la inversión (ROI), principalmente por su mayor alcance y escalabilidad.

Puede llegar a más personas y ganar más de los patrocinadores sin invertir más.

Además, puedes reducir los costes de tus eventos presenciales trabajando con lugares más pequeños, ya que no necesitará recibir a todos los asistentes en persona.

6. Seguridad ante eventualidades

Nadie esperaba experimentar una pandemia en 2019. Pero esta fue solo una de las muchas eventualidades que podrían ocurrir y poner en peligro su agenda.

Los problemas con el transporte público, las tormentas o incluso otro virus de escala global pueden dificultar nuevamente la asistencia de su audiencia.

Por lo tanto, planificar un evento presencial sin la infraestructura de una transmisión en línea puede ser arriesgado.

Por otro lado, cuando planeas un evento híbrido, tienes la seguridad de que puede realizarse a través de internet si se presenta alguno de estos problemas.

¿Por qué los eventos híbridos serán una realidad en 2022?

En el contexto de la pandemia de Covid-19, especialmente cuando las actividades presenciales comienzan a ocurrir nuevamente, los eventos híbridos se han convertido en la solución para involucrar a la audiencia.

Dado que muchas personas se sienten inseguras de compartir espacios cerrados con otros participantes, la idea es ofrecerles la opción de seguir el evento sin salir de casa.

Pero, como hemos visto, es probable que este tipo de evento se utilice en el futuro, incluso si la pandemia ha terminado para siempre. Por ello, 2022 promete ser el año de los eventos híbridos.

De acuerdo a Informe sobre el futuro de los eventos en 2020, 3 de cada 4 encuestados (74 %) dijeron que tenían planeado un evento híbrido para los próximos 12 meses, un porcentaje más alto que los eventos solo presenciales (70 %).

Además, el 95% estuvo de acuerdo en que el enfoque híbrido se utilizará ampliamente en los próximos años.

Por lo tanto, la industria de eventos y las empresas que planean digitalizarse en esta área deben prepararse.

Si este mercado ya tuvo que reinventarse durante la pandemia del Covid-19, es probable que los eventos híbridos movilicen nuevas estrategias para ofrecer la mejor experiencia a los asistentes.

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¿Cómo realizar eventos híbridos?

Ya sea en entornos físicos o en línea, las personas buscan experiencias valiosas.

Con la vida cada vez más rápida, quieren asegurarse de enfocar su tiempo en algo digno.

El enfoque híbrido debe cumplir con estas expectativas y requisitos.

A pesar de esto, pocas empresas tienen experiencia con eventos híbridos. Por lo tanto, aún quedan muchos desafíos por superar para complacer a los asistentes y lograr buenos resultados.

En la siguiente sección, encontrará consejos sobre cómo lidiar con este tipo de eventos. ¡Échales un vistazo!

1. Planifica un evento que sea híbrido desde el principio

Algunas empresas caen en la trampa de planificar un evento presencial y solo incluyen una transmisión en vivo en los últimos momentos.

En general, esto genera problemas porque un evento híbrido requiere acciones de planificación más allá de las transmisiones en vivo y una serie de precauciones para su correcto desarrollo.

Sin esto, la experiencia de los participantes remotos tiende a verse comprometida.

Por lo tanto, piense en el enfoque híbrido desde el comienzo de la planificación del evento.

De esta manera, puedes diseñar un evento completamente enfocado en tu persona y considere todos los detalles para impresionar a los participantes.

2. Ofrece una experiencia valiosa

Uno de los principales problemas en la planificación de eventos híbridos es descuidar la experiencia de los asistentes remotos.

Las empresas aún se enfocan a menudo en el evento presencial, mientras que el evento en línea se reduce a una transmisión en vivo, a menudo con problemas de audio y conexión.

El informe Future of Events mostró que crear una experiencia física y digital igualmente buena para los asistentes es el mayor desafío para los eventos híbridos.

Si bien esta es una barrera importante, hará que su evento sea diferente y agradable.

Por lo tanto, piense en los asistentes de la misma manera, independientemente de cómo asistan a su evento. Deben sentirse bien atendidos, interesados ​​en el contenido e involucrados con las posibilidades de interacción.

De esta manera, todos se sienten comprometidos y valorados.

Las mayores barreras percibidas para el éxito de los eventos híbridos
Fuente: Gráficos de marketing

3. Crea experiencias de interacción online

Los asistentes remotos también deben sentirse integrados en el evento, no solo como una audiencia aislada. Por lo tanto, piense en formas para que la audiencia en línea interactúe con el evento.

Pero no deje de lado a los asistentes en persona. También quieren experiencias diferenciadas que vayan más allá de una audiencia pasiva.

Entonces, las interacciones en línea también pueden integrar a aquellos que están en vivo en el evento.

Puede ofrecer, por ejemplo, una plataforma de eventos o una aplicación que promueva preguntas, encuestas, cuestionarios, chats, gamificación y otro contenido interactivo.

Además, dado que la creación de redes es un elemento esencial de los eventos, piense en cómo integrar a los asistentes presenciales y remotos para que puedan interactuar.

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4. Ofrecer nuevas formas de patrocinio

Además de los asistentes, piensa en la experiencia de los patrocinadores.

También pueden aprovechar las nuevas posibilidades de patrocinio que generan exposición de marca y participación de la audiencia.

Por ejemplo, si usa una aplicación para el evento, puede ofrecer espacios de marca en estas plataformas.

Además, los eventos híbridos permiten a los patrocinadores promover interacciones con los asistentes y fomentar una relación con ellos después del evento.

5. Contar con una buena infraestructura de transmisión

La tecnología utilizada para transmitir el evento en línea debe ser eficiente. No confíes únicamente en tu celular para transmitir el evento de tu empresa.

Cámaras, micrófonos, un mezclador de sonido, iluminación y una conexión estable a Internet son esenciales para garantizar la calidad de la imagen, el sonido y la transmisión.

También necesitarás un transmisión en vivo plataforma. En algunos casos, esto se integra con una plataforma de eventos, o puede transmitir a través de YouTube o redes sociales si son relevantes para su estrategia.

Además, no creas que una sola persona puede hacer todo esto. Suele ser necesario contar con un equipo de producción de video profesional con experiencia en este tipo de eventos y el equipo.

6. Pruebe todos los equipos y herramientas

Antes de realizar el evento, asegúrese de que todo funciona correctamente. Probar el equipo de sonido y video, ver si la conexión está bien establecida y si las plataformas están integradas.

Por supuesto, pueden ocurrir imprevistos. Pero una buena revisión de todos los equipos y herramientas reduce las posibilidades de problemas.

En cualquier caso, procura tener siempre un Plan B para superar estos retos inesperados y no poner en peligro la experiencia de los participantes del evento.

Envolver

Adaptarse a los eventos híbridos es una necesidad para las empresas hoy en día.

La tecnología de la industria de eventos y live streaming ya permite crear experiencias valiosas con este tipo de eventos y cumplir con las expectativas cada vez más exigentes de los asistentes.

Pero para hacer esto, se deben adoptar nuevos enfoques en la entrega de eventos comerciales.

Si la pandemia del Covid-19 ha obligado a muchas empresas a acelerar su Transformación Digital, es hora de aprovechar las oportunidades que ofrece esta nueva realidad.

Ahora que ya sabe todo sobre los eventos híbridos, ¿qué le parece averiguarlo? cómo usar eventos en vivo en su estrategia ABM? ¡Mira nuestro artículo sobre este tema!