La evolución de la tecnología hace posible que te reúnas virtualmente con personas que tal vez ni siquiera estén en el mismo país que tú.
Reuniones virtuales son cada día más populares y, a través de este tipo de eventos, puedes resolver diferentes problemas: presentar un producto a un cliente, trazar el plan de marketing de tu empresa con los miembros del equipo o incluso realizar un webinar para terceros.
Pero no creas que solo por ser un evento virtual, no tienes que planificarlo antes. Es importante pensar en cuánto tiempo llevará la reunión, la mejor plataforma para llevarla a cabo y más.
Si está buscando consejos sobre cómo planificar y organizar una reunión virtual, está en el lugar correcto. En este artículo, discutiremos:
¡Sigue leyendo!
Primero, debe comprender qué es este formato. En la práctica, una reunión virtual representa una reunión entre personas en diferentes lugares — oficinas, ciudades o incluso países — a través de video, audio y texto.
Todo ello en tiempo real, sin que nadie tenga que estar físicamente en el mismo lugar. De esta manera, es posible compartir información y datos rápidamente.
Un gerente también puede tener una reunión virtual para hacer planes y establecer metas con su equipo. Con el software más apropiado, la conversación puede fluir tan bien como si todos se reunieran en persona.
Por lo tanto, las reuniones virtuales pueden ser útiles en diferentes situaciones y propósitos. Sin embargo, lo más importante es saber usar la tecnología de la manera correcta.
Después de todo, las reuniones a distancia pueden obstaculizar un factor relevante: el compromiso. Por lo tanto, es fundamental adoptar algunas prácticas para aprovechar este formato.
Hablaremos de eso, pero primero, veamos los beneficios de las reuniones virtuales.
¿Cuáles son los beneficios de invertir en reuniones virtuales para tratar con sus clientes, socios o equipo? ¡Mira los principales!
Para empezar a enumerar los beneficios de las reuniones virtuales, el principal es optimizar el tiempo de trabajo de todos los involucrados.
Imagínese cuántas horas se pueden perder desplazándose dentro de la ciudad, o incluso a otro estado o país. Con la tecnología, puedes resolver este problema de manera eficiente.
Sin desplazamientos y trámites muchas veces innecesarios, una reunión virtual fomenta un proceso más productivo.
El tiempo de conversación se dedica exclusivamente al contenido de interés, sin perder tiempo en desplazamientos.
De este modo, todo tu equipo tiende a ganar en productividad durante un día de trabajo.
Puede que con una rutina ocupada no sea tan sencillo desplazarse dentro de tu ciudad o recibir a un cliente en tu oficina.
Por lo tanto, una reunión virtual puede crear una posibilidad en un horario abarrotado. De esta forma, puede surgir una oportunidad de negocio para su empresa.
Las herramientas gratuitas integradas en el software con otros fines facilitan estas reuniones.
En otras palabras, no es necesario tener una estructura compleja para llevarlos a cabo.
Ahora que sabe qué es una reunión virtual y sus beneficios, ¿qué tal si da el siguiente paso y descubre cómo planificar y organizar una reunión virtual? ¡Mira nuestros consejos!
Por implícito que parezca, no todos los participantes de las reuniones virtuales usan la función de video mientras participan.
Aunque no es obligatorio, se disfruta mucho más cuando todos los presentes en la conferencia están retransmitiendo sus imágenes en ese momento.
Esa es una forma de generar mejores compromiso durante la presentación.
Por ejemplo, para una reunión con un cliente, el video le permite obtener comentarios en tiempo real sobre lo que están pensando acerca de su presentación.
Por lo tanto, se debe alentar el uso de video para mejorar el desempeño durante la reunión.
Aunque el vídeo es muy relevante, tampoco se puede dejar de lado el audio.
Después de todo, una ventaja significativa de una reunión virtual es precisamente la practicidad, ¿verdad? En algunos casos, el servicio de audio puede ser muy conveniente.
Imagina que necesitas pasar el feedback de un cliente a tu equipo para continuar con un proyecto, pero estás en el aeropuerto de regreso a tu ciudad.
Es esencial transmitir esa información lo antes posible, y puede usar la función de audio para hablar con todos los participantes.
Cuanto más importante sea la reunión, más cuidado debe tener antes de organizarla. Después de todo, un contacto para hablar con su equipo ofrece espacio para un posible problema de conexión.
Una presentación de negocios para un cliente, a su vez, requiere mucho más cuidado con la calidad del encuentro. Por lo tanto, es fundamental realizar algunas pruebas antes de su presentación.
Asegúrese de que la computadora funcione bien, verifique qué documentos presentará y verifique la conexión a Internet. Por último, reducir al máximo las posibilidades de errores durante la reunión.
Además de esas pruebas más técnicas, es fundamental tener cuidado con el lugar donde se realizará la transmisión. Después de todo, la luz puede afectar la calidad de la reunión.
Busque un lugar luminoso con una buena conexión a Internet y, si es posible, lo suficientemente silencioso para que no lo molesten.
Otro factor crítico que debe considerar es la duración de la reunión virtual.
Este punto es fundamental. Sin embargo, no es tan fácil captar la atención de los participantes como en una reunión cara a cara. Por lo tanto, la reunión debe ser más corta que la convencional.
Cuanto más directo seas, mejor será el resultado. Eso ayuda a reducir las distracciones y asegura que solo se cubrirán los temas más importantes.
Además de contribuir a la productividad de todos los involucrados en el proyecto, es una forma de evitar que una reunión crucial se vuelva aburrida.
Por lo general, tenemos cuidado al escribir correos electrónicos o enviar mensajes. Cuando estamos hablando con alguien a quien no estamos acostumbrados, ese cuidado es mucho más relevante.
Sin embargo, en una reunión virtual es fundamental mantener la misma postura que tendrías en una reunión presencial.
Después de todo, propones reemplazar una reunión cara a cara con algo que gane mucho más que los correos electrónicos, ¿verdad?
Por lo tanto, es necesario tener la misma postura y garantizar que incluso los temas más delicados y controvertidos se planteen durante la conversación.
De esta manera, asegura más eficiencia y productividad para la reunión.
Sin contacto cara a cara, es esencial recordar a los participantes sobre la reunión. Después de todo, las personas pueden olvidarse de revisar su agenda y terminar perdiéndose el evento.
Por lo tanto, depende del organizador de la reunión virtual evitar que esto suceda envío de comunicaciones sobre el tema.
Además del recordatorio, puedes enviar información complementaria, como los temas de la agenda, el objetivo de la reunión e incluso la lista de participantes.
Así, todo el equipo estará al corriente de todo lo que vais a comentar. De esta forma, podrán prepararse adecuadamente para aprovechar al máximo el tiempo en contacto.
Otro factor fundamental para una reunión virtual de calidad es el uso de herramientas adecuadas.
Que implica una plataforma que valora la seguridad de la información y ofrece facilidad de uso para optimizar la experiencia de todos los participantes.
Existen muchas plataformas y software para realizar reuniones online. Los principales son:
Elija uno que se ajuste a las necesidades de su equipo y facilite el trabajo de todos los involucrados en el proyecto. También es posible utilizar soluciones de pago que ofrecen una experiencia mucho más completa.
Con estos consejos, ejecutar un reunión virtual se convierte en una tarea mucho más fácil. Así, su equipo podrá disfrutar de los beneficios que ofrece la tecnología.
De lo contrario, no es tan simple garantizar el compromiso durante una reunión remota. Siguiendo estas prácticas, puede optimizar su rutina de trabajo.
Además de las reuniones virtuales, puede realizar otros formatos de eventos de forma virtual. ¿Te gustaría leer sobre ellos? ¡Descubra cómo llevar a cabo una mesa redonda en línea exitosa con su equipo!
