hacer menos para hacer más

Singletasking: doing less to do more

En un abrir y cerrar de ojos, aquí estamos a mediados de año. ¿Aún recuerdas tus metas para el 2020?

Si la respuesta es sí, ¿son ya tantas las demandas diarias que se hizo difícil tener visibilidad de esas promesas? Si es así, ¿cómo sería si hubieras prometido menos?

Mientras escribo este artículo y noto que han pasado muchas cosas dentro y fuera de este año, recuerdo mi objetivo principal: lograr un mejor equilibrio entre el trabajo, el estudio, el ocio y no hacer nada.

Al mismo tiempo, pienso en todo lo que creo que debo hacer y en el hecho de que muchas de estas metas terminan generando muchas tareas pendientes que incluso pueden interponerse en el camino.

Quiero entregar proyectos que encanten a los clientes, convertirme en instructora de yoga, tomar lecciones de pintura con mi madre y proponer muchas pautas geniales para diferentes medios de comunicación.

También quiero tomar una cerveza con amigos, conocer a varios más, hacer una caminata en Vietnam y reunir a personas increíbles para jugar iniciativas en las que tal vez yo participe, tal vez no, y más.

En este mundo de intenciones, hay muchas tareas involucradas.

Cuando hablo de mis actividades, generalmente escucho la pregunta: ¿cómo puedes hacer tanto?

Me encanta lo que hago, pero confieso que aunque utilizo varios métodos (como Resolviendo las cosasdel instructor de productividad David Allen) y herramientas para organizarme (como Evernote y cuadernos), sufro mental y físicamente cuando trato de alternar entre tareas y anticiparme a las cosas.

Según la empresaria Arianna Huffington, quien fundó The Huffington Post y hoy se dedica al sitio de bienestar Thrive Global, es precisamente este movimiento para resolver una cosa aquí, otra allá, lo que nos lleva a una espiral de negatividad.

“[Doing many tasks simultaneously] es una de las cosas más ineficientes y estresantes que puede hacer. También te hace desperdiciar tu vida”, dice Arianna, quien a menudo recuerda sus días de múltiples tareas cuando ella ni siquiera podía dormir.

Esos eventos y factores inesperados que nos empeñamos en controlar son cosas que suceden en la vida. Aumentan ese afán por ocuparse de todo al mismo tiempo y potencian la decepción cuando simplemente no podemos.

Una cita del empresario estadounidense Gary Vaynerchuk, el Gary Vee, que actuó el año pasado en el RD Summit, tocó este punto y se quedó en mi mente: “Cuando haces malabarismos con varios proyectos, es inevitable y normal que se te caigan algunas pelotas”.

El (alto) costo de hacer todo al mismo tiempo

La verdad, que ya sabes, pero vale la pena recordar, es que no nacemos para realizar más de una tarea a la vez.

Lo mejor que podemos hacer es cambiar de una actividad a otra, pero nunca realizar todo junto con la misma calidad.

Cuando insistimos en realizar múltiples tareas, nuestro «hardware» siente el impacto. Incluso la estructura cerebral de quienes saltan entre actividades es diferente. La gama de daños es amplia, estamos mucho más cansadoy la memoria sufre.

lo peor es que esta rutina puede convertirse en una adicción.

Según el neurocientífico del MIT Earl Miller, cuando cambias de tarea, hay una pérdida cognitiva. “Recursos cerebrales preciosos, así como energía, se van por el desagüe”, señala.

Sucede en situaciones como cuando dejas de trabajar en un plan de negocios para responder a un mensaje de un antiguo colega en LinkedIn.

Hacer muchas cosas al mismo tiempo nos deja menos enfocados y la calidad de lo que hacemos también se resiente, ya sea un pastel o un informe. Es importante decir que el epicentro de tal multitarea, el teléfono inteligente, también pone vidas en riesgo.

El uso de teléfonos celulares mientras se conduce es la tercera causa principal de muertes en accidentes de tránsito en Brasil.

También está el aspecto del daño emocional de tratar de hacer frente a muchas cosas al mismo tiempo. Curiosamente, este es uno de los puntos más relevantes en el contexto corporativo.

Según Kleber Wedemann, director de marketing para América Latina de la empresa de software SAS, un efecto muy visible de esta práctica es el estrés crónico, que proviene de la normalización de esta práctica en el ámbito laboral.

“Las personas que buscan un nivel de productividad muy alto e irreal haciendo multitasking lo hacen para cumplir con las expectativas de los compañeros de trabajo o de los jefes, ya que creen que tienen esa capacidad de hacer todo al mismo tiempo”, dice. “Todo esto es una falacia porque la productividad no vive ahí”.

A medida que aumenta el enfoque en las competencias sociales y emocionales y los gerentes buscan mejores formas de mejorar su desempeño y el de sus equipos, Wedemann cree que los ejecutivos tendrán que dar un ejemplo diferente.

“Los líderes deberán dejar en claro a sus equipos que probar la multitarea causa daño. Todos los problemas emocionales que esto provoca generan altos niveles de improductividad y distracción”, advierte.

“[Multitasking fans] tienden a demostrar una pérdida importante de la capacidad de discernir lo que es realmente urgente”, añade. “En ese punto, cualquier modelo de eficiencia de gestión se desmorona”.

Wedemann cree que la contribución de la tecnología a la productividad, ilustrada en áreas como la automatización, la inteligencia artificial y las plataformas de difusión de contenidos, contribuye a mejorar el uso del tiempo por parte de personas altamente productivas.

Un buen ejemplo es la posibilidad de escuchar una clase o audiolibro durante los desplazamientos o la generación automática de informes. A pesar de ello, Wedemann ha buscado mantener un equilibrio en la ejecución de tareas.

“Todo ejecutivo de alto desempeño tiene que buscar el desarrollo personal, pero yo soy fanático de JOMO (Joy Of Missing Out), y no busco estar en el ojo del huracán de la multitarea”, dice.

El lujo de hacer menos

El avance tecnológico mencionado por Wedemann es también uno de los principales culpables de nuestro deseo de hacer todo al mismo tiempo. Pero después de nuestro encanto con las herramientas tecnológicas que insisten en enfatizar la multitarea, ahora estamos rompiendo esos paradigmas, según Daniela Dantas, directora para América Latina de la empresa británica de análisis de tendencias WGSN.

“El aumento del uso de Internet y de los smartphones, que viene en paralelo a un contexto de bombardeo informativo, ha creado una falsa sensación de urgencia para todo, que cada vez está más cuestionada”, señala.

Según Dantas, hay un gran movimiento hacia prácticas como el minimalismo digital como la reducción de la presencia en las plataformas digitales, el “detox” de estas redes sociales y el aumento del singletasking, que significa autoasignación de menos tareas y atención a una. cosa a la vez.

“Intentaremos usar más las habilidades que teníamos antes de Internet cuando ejercitábamos más el cerebro de diferentes maneras”, señala. “El predominio actual de la multitarea nos da la sensación de no poder terminar nada, y veremos muchas más preguntas, así como personas que toman actitudes al respecto”.

El “antídoto” al actual contexto de exceso de tecnología e información provocará ese mayor foco, dice Dantas, quien prevé un futuro próximo de intentos de reorganización del cerebro y la forma de realizar las actividades.

“La capacidad de desconectar y concentrarse en menos será sinónimo de lujo”, pronostica. “Esto es algo inverso a la multitarea, una práctica que surge por ese exceso y el deseo de hacer varias cosas a la vez, cuando en realidad no se hace nada”.

El singletasking no es algo utópico e inalcanzable, sino un movimiento cuya eficacia ya está avalada por expertos. El famoso psicólogo húngaro Mihaly Csikszentmihalyi llama a esto “estado de flujo”, que es un estado de fluidez, una zona de inmersión total y enfoque que conduce a la mayor satisfacción personal.

En la práctica, las cosas no son tan simples. Todo compite por nuestra atención y reduce nuestra capacidad para realizar muchas tareas, desde la enfermedad de un ser querido hasta las demandas constantes del jefe ansioso. Se siguen dando una serie de circunstancias: el accidente de tráfico, el colega que acudió a la empresa competidora, ser blanco de una demostración más de sexismo o racismo.

En este contexto ambiguo, la realización de una sola tarea se presenta como un cambio de comportamiento, así como una búsqueda de herramientas que funcionen para usted. Los bloques fundamentales son priorizar las tareas esenciales, seguido de un compromiso total con ellas.

Por supuesto, las interrupciones pueden ser inevitables, pero concentrarse en una sola tarea a la vez ayuda con la sensación de logro y aumenta la calidad del resultado.

Puede realizar algunos cambios en el formato de trabajo, como poner su teléfono en modo avión por un tiempo o usar el Bloc de notas en pantalla completa. Lo importante es intentar formas de facilitar este proceso.

También puede ser útil desarrollar la autoconciencia de los desencadenantes que hacen que la mente se aleje de esa tarea. Cuando llega esa sensación de entierro, también vale la pena dar un paseo rápido. Es importante prestar atención a la respiración, ya que es un poderoso recordatorio del momento presente. Tú también puedes no hacer nada por unos momentos.

Después de todo, como dice Gary Vee, una dosis de aceptación también es bienvenida. En este malabarismo para encargarnos de las distintas tareas de la vida, se nos van a caer algunas pelotas.

Quizás el objetivo sea tener visibilidad de las pocas bolas que realmente necesitan estar en el aire para que el espectáculo continúe.

Angélica Mari es periodista especializada en innovación desde hace 18 años y estudiante de psicología con interés en cambiar los estados mentales de las personas en el contexto del avance tecnológico. Colabora en inglés y portugués con publicaciones como FORBES (EE. UU. y Brasil), BBC, Quartz y otras.