Todo Para Planear Tu Evento

A step-by-step on how to plan an event

Planifica un evento es una tarea desafiante y requiere semanas o meses de preparación. Las empresas pueden lograr grandes resultados, captura de pistasy generando ventassiempre y cuando sepan cómo llevar a cabo este proceso.

Un evento debe basarse en un objetivo. No siempre vender entradas es la posibilidad más emocionante, considerando que las marcas pueden fortalecer su imagen en un mercado si saben generar valor para los participantes.

A partir del objetivo principal, es hora de pensar en cómo dale vida a este evento. Con un presupuesto definido, vienen las etapas de crear un cronograma de promoción, hasta el gran día.

Crear todo este entorno perfecto requiere tiempo y dinero. Entonces, si tu empresa quiere producir un evento, es fundamental hacerlo de la manera correcta.

En este post, mostraremos, paso a paso, cómo planificar un evento, pasando por las principales etapas. Al final de la misma, puede descargue nuestra plantilla gratuita para las tareas principales.

¡Sigue leyendo y comprueba cómo funciona el proceso!

Establece los objetivos del evento.

El primer paso es el más importante: ¿cuál es el propósito de tu evento?

Existen varios formatos, entre presencial y virtual, siendo los principales:

  • seminarios;
  • Talleres de trabajo;
  • ferias;
  • conferencias;
  • exposiciones;
  • reuniones anuales;
  • premios;
  • sesiones de networking.

En cada uno de estos eventos, es posible ganar algo. Desde la venta de entradas hasta el cierre de acuerdos, sea cual sea el objetivo, debe ser relevante para la empresa.

Incluso antes de saber qué evento será la sede de la empresa, es fundamental entender lo que está destinado para esa ocasión.

Con los objetivos es posible definir el contenido

El objetivo principal también guiará la agenda del evento. Además de vender boletos, una empresa que quiere atraer prospectos para futuros negocios necesita tener invitados relevantes.

De esta forma, la programación debe involucrar al público, generando el deseo de participar en la gran jornada.

Defina su presupuesto

El costo de inversión en un evento puede ser alto, por lo que es fundamental considerar su posibilidades financieras de la empresa. Es necesario adaptar la idea al presupuesto disponible.

Establecer limitaciones financieras es uno de los pasos más importantes para planear un evento. El dinero disponible determinará cómo será la estructura, qué invitados estarán presentes y muchos otros detalles esenciales.

A la hora de definir este presupuesto, es necesario definir cuál será el costos principales además de saber cuánto tiene la empresa a su disposición. Algunos de los más comunes son:

  • elegir el lugar;
  • cheque de pago para profesores;
  • abastecimiento;
  • infraestructura de video y audio;
  • compra de materiales;
  • pago a proveedores de diversa índole.

Conocer los costos ayuda a planificar un presupuesto estricto

Al definir cada uno de los gastos, se podrá establecer el costo total de la organización del evento.

Si la vista previa inicial está por encima del presupuesto, el equipo de organización debe buscar proveedores más baratos y alquiler de espacios.

construir un equipo

Planear un evento requiere dedicación, y mucho tiempo invertido en definir cada uno de los temas importantes en este trabajo. Por lo tanto, es fundamental crear un equipo enfocado solo en eso.

Para tener buenos resultados, es importante construir un equipo de expertos en varias áreastales como Marketing Digital, ventas, eventos, financiero, entre otros departamentos.

Desde el objetivo de la empresa, el rol de este equipo es asegurar la desarrollo de una idea para el evento y luego continuar con el proceso de organización.

Este equipo también debe ser responsable de contratar servicios y concretar detalles con proveedores.

El equipo puede medir los resultados.

Otra parte importante del trabajo es medir el compromiso del público objetivo con el evento. Esto ayudará a optimizar la estrategia de promoción siempre para lograr mejores resultados.

El personal involucrado se dedicará a la planificación del evento y su ejecución el día de su celebración.

Pon una fecha

No basta con elegir un día al azar en el calendario, en función del tiempo necesario para planificar el evento.

Hay que tener un buen margen de tiempo hasta la fecha, pero también hay que pensar en el público. Deben evitarse algunos períodos, ya que pueden resultar molestos para los participantes.

Siempre evitar los días festivos legales y religiosos y los períodos de vacaciones escolares. Los participantes pueden tener viajes programados o incluso sus vacaciones para estas ocasiones.

Las fechas deben establecerse de acuerdo con la disponibilidad del proveedor.

La fecha también debe establecerse de acuerdo con disponibilidad del proveedor. No siempre podrán ofrecer los servicios en el día previsto inicialmente.

Además de pensar en el tiempo suficiente para la preparación, es fundamental fijar una fecha acorde con proporcionando todos los servicios necesarios y la disponibilidad del lugar elegido.

Crea una marca para tu evento

Tu evento no debe ser un evento único, sino una marca.

Después de todo, para despertar el interés del público, es esencial Posiciona tu evento como una oportunidad única para aprender y hacer conexiones comerciales.

El branding te ayudará a crear una idea concreta sobre lo que quieres presentar en el evento. A partir de esto, también es más fácil promocionar la ocasión con una estrategia consistente.

Al crear la marca del evento, su equipo de planificación y ejecución debe pensar en los puntos principales, tales como:

  • El nombre del evento;
  • la identidad visual;
  • el tono de voz de la marca del evento;
  • el concepto, que debe basarse en el tipo de evento.

El branding de eventos genera mayor engagement

Un evento con su marca está mejor calificado para tener una continuidad, con futuras ediciones, alcanzando reconocimiento entre el público objetivo.

La creación de esta marca hará que la promoción más poderosaespecialmente en las redes sociales.

Será posible utilizar elementos de identidad visual para captar la atención, generar interés y atraer.

Crea un buyer persona para tu evento

La creación de marca considera las características de la empresa de la organización y el concepto del evento.

Sin embargo, la forma en que se llevará a cabo la marca depende de la audiencia objetivo.

Creando un personalidad del comprador ayuda a definir un perfil medio de personas interesadas en el evento. Los esfuerzos de promoción y comunicación deben ir dirigidos a estas personas.

Un buyer persona ayuda a cumplir expectativas

Cuando hay un buyer persona bien definido, el equipo de marketing conoce las expectativas, los deseos y los puntos débiles del público.

A partir de este detalle del perfil del potencial participante, resultan más adecuadas las acciones de promoción y la programación del evento.

Las posibilidades de compromiso tienden a crecer significativamente.

Crear un sitio web y páginas de redes sociales.

Planificar un evento es también pensar en la promoción. La mejor manera de llegar a una audiencia, además de atraer a personas interesadas, es tener un lugar especial en la web.

Para una buena estrategia de Marketing Digital, es fundamental contar con canales relevantes a tu disposición. Estamos hablando de los conceptos básicos para la promoción y la marca: páginas de redes sociales y un sitio web.

Instagram, Facebook y Twitter son las tres principales plataformas sociales para esto.

En ellos puedes mantener publicaciones frecuentes para crear expectativas y generar engagement con la audiencia interesada.

Ofrecer contenido previo también ayuda a aumentar el interés del público. Una estrategia de Marketing de Contenidos será de gran ayuda en esta fase.

Un sitio web también es esencial

Finalmente, el sitio web debe ser el canal principal donde el público encontrará todo lo que necesita. Allí, es fundamental ponerlo a disposición:

  • información sobre la fecha, hora y lugar del evento;
  • programación de eventos;
  • lista de invitados y disertantes;
  • indicaciones para llegar al evento;
  • actualizaciones sobre información importante;
  • enlaces a las redes sociales del evento;
  • información sobre la venta de entradas.

Crear un horario de trabajo

Contacta con proveedores, crea la marca del evento, reserva el lugar. Estas y muchas otras tareas están involucradas en la planificación de un proceso de evento.

Es necesario tener tiempo y organización para lograrlo todo. Por lo tanto, un horario de trabajo ayuda a distribuir todas estas tareas en un período ideal antes del evento.

Por ejemplo, supongamos que el equipo de la organización ha definido un período de preparación de cuatro meses hasta el gran día. En ese caso, es necesario planificar en cuántas semanas se debe definir cada tema importante.

Es importante fijar los plazos

Un calendario ayuda a crear plazos de acuerdo con el tiempo hasta el evento. Por lo tanto, hay tiempo suficiente para establecer todos los problemas, incluso con eventos inesperados.

No importa cuánto optimismo se necesite, siempre es importante considerar problemas potenciales. Mucho de lo que sucede no es culpa de la organización.

Por lo tanto, cuanto más tiempo extra, mejor para reajustar y encontrar soluciones si algo no sale según lo planeado.

Es necesario que un supervisor, o gerente, vigile estos plazos. Su función debe ser la de seguir el progreso de las tareas, observando siempre el tiempo restante para completar cada una de ellas.

Encuentra un lugar adecuado

Parte de la planificación de un evento es encontrar un lugar adecuado para la ocasión. No solo estamos hablando de espacio sino también de infraestructura disponible.

Si tu evento es una premiación o seminario, necesitarás un escenario y espacio para montarlo. Si uno de los invitados no estará en persona en el lugar, siendo presentado a través de una transmisión en vivo, se necesita una pantalla grande para que todos puedan ver a esa persona.

Además de estas cuestiones, también es importante pensar en la ubicación. Un área del centro es de fácil acceso para la mayoría de los participantes.

Anticipa la elección y define un lugar espacioso

La elección del lugar puede ser larga, principalmente porque depende de las visitas. Por lo tanto, establezca el lugar como una prioridad y cierre el trato lo antes posible.

Finalmente, asegúrese de predecir cuántas personas habrá en el evento. Es fundamental colocar a todos cómodamente. Un lugar con el tamaño adecuado también debe estar entre los principales problemas en la planificación del evento.

Selecciona tu infraestructura tecnológica

Necesitará tecnología para que todo salga como se esperaba. Por lo tanto, al planificar un evento, es necesario definir una lista de equipos esenciales, tales como:

  • ordenadores;
  • enrutadores;
  • pantallas gigantes;
  • proyectores;
  • micrófonos;
  • sistema de sonido;
  • cámaras

Su evento puede realizar una transmisión en vivo

parte de esto la infraestructura tecnológica es indispensable por la calidad del evento.

El equipo permite que el sonido llegue a todos los asistentes al evento y se pueden proyectar diapositivas e imágenes en la pantalla, por ejemplo.

Además, si el evento también se transmite en línea, es importante tener computadoras, cámaras y una buena conexión a Internet disponibles.

La tecnología también puede ayudar con la asistencia. El uso de pantallas digitales puede ayudar a las personas a obtener direcciones e información sobre el cronograma del evento.

Pensar en cada uno de estos elementos cuando planificas un evento es un trabajo para quienes ya tienen experiencia en la tarea.

Las obligaciones son muchas, y es necesario respetar los plazos y cumplir un cronograma. Por ello, es fundamental contar con un equipo cualificado en la organización del evento.

El equipo de organización puede gestionar mejor todos estos elementos con una herramienta de control adecuada. ¡Descargue nuestra lista de verificación de planificación de eventos y no se olvide de nada importante!