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La nómina es una de las partes más importantes de su empresa. Si no tiene un sistema establecido sobre cómo pagar a sus empleados, es posible que su empresa se derrumbe rápidamente. Nadie quiere trabajar gratis o que le paguen menos de lo que esperaba.
Sin embargo, cualquiera que haya hecho nómina alguna vez puede decirle que hay mucho más que simplemente pagar a los empleados. Mantener el cumplimiento es un trabajo de tiempo completo en sí mismo, y no hacerlo puede dar lugar a fuertes sanciones legales y financieras.
Si está buscando implementar o mejorar la nómina en el futuro, esta guía le resultará útil. Cubrimos por qué el cumplimiento de la nómina es importante, consejos rápidos que puede implementar hoy para mantener su nómina en cumplimiento y también algunas estrategias a largo plazo.
Es imperativo que pague a sus empleados de manera oportuna y que les pague las cantidades correctas. La forma de hacerlo es asegurándose de que su nómina cumpla con los requisitos.
Cumplir simplemente significa cumplir con los requisitos de las leyes estatales y federales que existen para proteger a los empleados.
Estas son algunas de las normas que debe cumplir:
Y si no cumple con su nómina, si no paga a sus empleados a tiempo o les paga incorrectamente, corre el riesgo de recibir multas importantes.
Además de eso, su reputación puede verse dañada. Los empleados descontentos tienden a hablar y si se corre la voz de que su nómina no cumple con los requisitos, es muy probable que otros empleados consideren buscar trabajo en otro lugar.
Para ayudar con el cumplimiento de la nómina, debe asegurarse de que sus empleados estén clasificados correctamente.
Algunas clasificaciones incluyen:
en un estudio de caso realizado sobre la nómina de una empresa de fabricación farmacéutica, se encontró que muchos de los empleados no estaban clasificados de una manera que los pusiera de acuerdo con las regulaciones establecidas por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Esta Ley se ocupa de los requisitos de salario mínimo y horas extraordinarias. En otras palabras, es muy importante.
La gerente de recursos humanos de la empresa de fabricación farmacéutica sabía que las multas en las que podrían incurrir por no cumplir con FLSA serían altas, pero sabía que no podía manejar el problema sola, ya que era la única profesional de recursos humanos de la empresa. Por lo tanto, contrató a una organización de empleadores profesionales (G&A Partners).
G&A realizó una auditoría para encontrar problemas de cumplimiento y descubrió que la cantidad de empleados mal clasificados era mucho más alta de lo esperado.
G&A Partners pudo ayudar a corregir esas clasificaciones erróneas y determinar cuánto se les debía el pago atrasado a esos empleados.
Aunque la cantidad de dinero que la empresa de fabricación farmacéutica tuvo que pagar en concepto de salarios atrasados fue bastante alta (50 000 dólares), esta cantidad fue inferior a la esperada y también permitió que se aclararan los errores de la empresa antes de que interviniera el Departamento de Trabajo de EE. UU., lo que podría haber resultado en multas. así como posibles litigios futuros.
El cumplimiento de la nómina no tiene por qué ser complicado.
Hay muchas opciones excelentes, pero una de nuestras favoritas es ADP.
Puede ser bastante fácil si sigue algunos de estos consejos rápidos.
Una de las mejores maneras de mejorar el cumplimiento de su nómina es no depender de un profesional de recursos humanos para que lo haga todo.
En su lugar, confíe en un servicio de nómina confiable para que haga gran parte del trabajo por usted.
Este servicio de nómina es mejor para las empresas emergentes que planean crecer rápidamente, pero también funciona bien para las pequeñas empresas, por lo que nos encanta esta opción.
Desde el principio, ADP utiliza la cantidad de empleados que tiene su empresa para adaptar su experiencia con el servicio específicamente a túpara que obtenga lo que necesita, ni más ni menos.
Además de la nómina, ADP también ofrece ayuda con:
Hay algunas opciones de paquetes diferentes que ofrece ADP que vienen con diferentes beneficios.
Básico. Lo mejor para empresas nuevas o establecidas que necesitan ayuda solo con lo básico de la nómina.
Mejorado. Este es el paquete más popular de ADP y ofrece nómina básica, así como ZipRecruiter, seguro estatal de desempleo y verificación de antecedentes.
Completo. Con este paquete, obtiene todo lo del paquete mejorado más soporte básico de recursos humanos.
profesional de recursos humanos Esto le brinda todo lo que hay en el paquete completo, así como soporte de recursos humanos mejorado y ventajas para usted y sus empleados.
Para conocer los detalles de los precios para las necesidades de su negocio, comuníquese con ADP.
Las listas de verificación pueden ser útiles para todo tipo de cosas, pero especialmente cuando se trata del cumplimiento de la nómina.
Estos son algunos ejemplos de listas de verificación que puede crear:
Cada lista de verificación debe describir los pasos que debe seguir para seguir cumpliendo. Para un nuevo empleado, esto puede incluir cosas como completar su I-9 y W-4, agregarlo al sistema de nómina, configurar el depósito directo y más.
Estas listas de verificación lo ayudarán a mantenerse al día, pero también ayudarán a proporcionar a su equipo de recursos humanos los recursos que pueden usar para hacer la nómina.
Esta tarea a menudo subestimada es muy importante. Si se hace correctamente, puede ahorrarse mucho tiempo y molestias.
Así que tómese unos minutos más y asegúrese de tener la información personal correcta para todos y cada uno de los empleados. Esto significa cuando los incorpora, pero también más adelante.
Los empleados a menudo se mudan, se casan, son ascendidos, etc., por lo que desea estar al tanto de cualquier cambio en la información personal y reflejar esos cambios en su sistema.
Evite lidiar con multas y posibles investigaciones enviando su información de nómina antes de las fechas límite.
Esto incluye:
Una buena manera de asegurarse de no llegar tarde a nada es hacer un calendario que resalte todas las fechas importantes de la nómina, incluso cuándo deben enviarse las hojas de horas trabajadas, cuándo se enviaron y pagaron las facturas y cuándo debe ejecutar los cheques de pago.
No todos los problemas con el cumplimiento de la nómina pueden ser una solución rápida o una implementación rápida. Parte de esto toma tiempo para acostumbrarse.
Para ayudarlo a comenzar, le brindamos algunas estrategias a largo plazo que puede comenzar a trabajar en su empresa hoy para evitar dolores de cabeza en el futuro.
Antes de sumergirse en la nómina, es importante que primero comprenda las regulaciones universales.
Retención de impuestos federales sobre la renta
Uno de los impuestos que debe retener de los cheques de pago de sus empleados es el impuesto federal sobre la renta. Esto se deduce de cada cheque de pago y el IRS determina el monto según el nivel de salario en el que se encuentran sus empleados o un porcentaje.
También debe tener en cuenta la exención que sus empleados reclamaron en su W-4 para completar esto.
Por lo general, el impuesto federal sobre la renta está entre el 10 % y el 37 % y se informa en el formulario W-2.
Retención de impuestos FICA y FUTA
La Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) tiene impuestos que son obligatorios para el cumplimiento tributario. Estos impuestos son Medicare y el Seguro Social, y es su responsabilidad retener estos impuestos de los cheques de pago de sus empleados.
No solo necesita retener estos impuestos, sino que debe depositarlos quincenal o mensualmente, según el tipo de negocio que posea.
Además de eso, también debe pagar los impuestos de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA). Este monto es del 6% y debe pagarse trimestralmente.
Retención de beneficios complementarios
Los beneficios complementarios son beneficios adicionales que recibe un empleado y que deben retenerse. Incluyen cosas como reembolsos de gastos de mudanza, ropa y más.
Estos beneficios están sujetos a impuestos y deben reflejarse en el cheque de pago del empleado, así como en sus W-2.
Requisitos estatales
Lo anterior tiene que ver con los requisitos de la ley federal, pero los requisitos de la ley estatal también son parte del proceso de nómina.
Lo que requiere cada estado varía de un estado a otro, así que asegúrese de conocer las leyes de cumplimiento de nómina en el estado en el que opera su negocio.
Estas reglas suelen incluir cosas como:
Una de las mejores maneras de evitar cualquier problema de nómina es permitir que sus empleados compartan sus opiniones sobre cómo se realiza la nómina.
Esto le permite ver dónde puede haber algunos contratiempos en el proceso de nómina y qué puede hacer para solucionarlos. Además, les da a sus empleados una voz sobre cómo se hacen las cosas, lo cual es muy importante. Esto les permite saber que son parte de la empresa y no solo empleados de la misma.
Puede hacer algo tan simple como una encuesta por correo electrónico que envía a todos, o puede programar una reunión en la que las personas tengan tiempo para expresar sus inquietudes sobre los procesos de nómina.
Aunque Recursos Humanos debería estar haciendo la conciliación de la cuenta al final del trimestre o al final del mes, puede considerar tener su tiempo para conciliar las cuentas cada vez que ejecuta los cheques de pago.
Esto puede ayudar a detectar errores a medida que se cometen, en lugar de esperar a que se acumulen solo para tener que ordenar esa pila en la línea.
Puede tomar un poco de tiempo adicional cada ejecución de pago, pero le ahorrará tiempo a largo plazo y se asegurará de que esté encaminado en el cumplimiento de la nómina.
Los registros de auditoría pueden proteger a su empresa si alguna vez lo auditan.
Los registros de auditoría le permiten vincular cada transacción que realiza con información adicional, incluidas las facturas. Esto ayuda a hacer que cualquier pago cuestionable sea válido, así como a protegerlo contra el fraude.
ADP ofrece registros de auditoría con algunos de sus paquetes, por lo que si esto suena como algo que su empresa puede necesitar, asegúrese de obtener el paquete ADP correcto.
Dado que la legislación de nómina determina las leyes que rodean la nómina, debe mantenerse al día con los cambios que hayan realizado. Esta es una capa adicional de protección para evitar que no cumpla con las normas.
La mejor manera de mantenerse al día con los cambios en la legislación de nómina es asistir a seminarios y webinars. Estos eventos no solo cubren los cambios en la legislación, sino que a menudo también brindan asesoramiento sobre los procedimientos de nómina de los que puede beneficiarse mucho.
También puedes registrarte para recibir alertas que te informen cuando se produzcan cambios en la legislación en materia de nómina.
Si siente que las cosas con la nómina de su empresa se están complicando demasiado, deje que un experto lo guíe.
Los contadores tienen un gran conocimiento en lo que respecta al cumplimiento de la nómina y pueden ayudarlo con todas las regulaciones involucradas.
Sin mencionar que están allí para ayudar con la parte de los impuestos, incluida la presentación de su declaración y el mantenimiento de registros actualizados.
La nómina no tiene que ser demasiado complicada siempre y cuando cumpla con los requisitos. Es posible que deba tomar algunos pasos adicionales para asegurarse de que está en el camino correcto, pero confíe en nosotros: vale la pena su tiempo y esfuerzo y tiene el potencial de ahorrarle mucho dinero.
Dado que mantener registros precisos de sus empleados es una parte crucial del cumplimiento de la nómina, considere implementar un software de incorporación que pueda ayudarlo a realizar un seguimiento de toda la información de sus nuevas contrataciones. Aquí están nuestras mejores opciones para el software de incorporación.
Siempre desea pagar a sus empleados la cantidad correcta para mantenerlos felices (lo que a su vez mantiene feliz a la empresa), por lo que es posible que desee considerar invertir en un sistema de tiempo y asistencia. Esto puede ayudarlo con las hojas de horas, los registros de entrada, el seguimiento y el cumplimiento para que no tenga que hacer todo manualmente. Eche un vistazo a nuestra revisión de los mejores sistemas de tiempo y asistencia aquí.
