3 sencillos pasos para obtener un EIN

3 sencillos pasos para obtener un EIN

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Es vital que obtenga un número de identificación de empleador (EIN) sin importar el tipo de entidad comercial que elija. Un EIN es necesario si espera contratar empleados y abrir una cuenta bancaria comercial. También ofrece protección al ayudarlo a separar sus finanzas personales y comerciales.

Pero al igual que con cualquier documentación legal que debe presentar una empresa, debe comprender el formulario que debe completar y completarlo de manera completa y precisa. Entonces, aquí, lo guiaremos a través del proceso.

Por qué vale la pena obtener un EIN

Las corporaciones, las LLC de varios miembros, las organizaciones sin fines de lucro y las sociedades deben obtener un EIN. Sin embargo, algunas entidades comerciales, como las empresas unipersonales y las LLC de un solo miembro, no están obligadas por ley a obtener un EIN.

Sin embargo, obtener un EIN tiene ventajas para cada tipo de entidad comercial, como está a punto de ver.

Como su nombre lo indica, debe tener un EIN para poder contratar empleados. Debe proporcionar su EIN cuando se registre para los impuestos del empleador dentro de su estado. Además, si su empresa es una LLC, debe proporcionar su EIN para configurar la nómina, y el IRS usa el número para realizar un seguimiento de los impuestos sobre la nómina.

Necesitará un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial con la mayoría de los bancos. Y es un hecho que querrá abrir una cuenta bancaria comercial para separar las finanzas de su negocio de sus finanzas personales. También, para acceder a beneficios como préstamos comerciales o líneas de crédito, tal vez.

Mantener su empresa y sus finanzas personales separadas de esta manera también ayuda a prevenir el robo de identidad. Puede proporcionar su EIN a clientes y proveedores en lugar de su número de Seguro Social (SSN).

Naturalmente, distribuir su SSN por todos lados es mucho más riesgoso. Además, en este caso, un EIN agrega un nivel de profesionalismo y credibilidad a su negocio.

Finalmente, un EIN proporciona un velo corporativo para las LLC. En otras palabras, lo protege de la responsabilidad personal si la empresa incurre en deudas.

Otros casos que requieren un EIN

Es posible que no se haya dado cuenta, pero hay algunos otros casos en los que la ley le exigirá que obtenga un EIN, incluso si no tiene la intención de contratar empleados.

Si alguno de los siguientes se aplica a su negocio, entonces debe obtener un EIN:

  • La empresa presenta los impuestos especiales necesarios para determinados productos, como el alcohol, el tabaco y el combustible.
  • La empresa retiene impuestos sobre los ingresos distintos de los salarios de un no residente.
  • La empresa tiene un plan establecido de pensión, jubilación o participación en las ganancias.
  • La empresa es una LLC de un solo miembro que ha elegido pagar impuestos como una corporación S o una corporación C.
  • Las regulaciones de su agencia gubernamental estatal o local requieren que obtenga un EIN.
  • La empresa tiene una de las siguientes estructuras organizacionales:
    • cooperativa de agricultores
    • Bienes
    • Confianza (aunque hay algunas excepciones)
    • Conducto de inversión hipotecaria inmobiliaria
    • Administrador de planes.

La inversión necesaria para obtener un EIN

Obtener un EIN es gratis. Lo cual es, por supuesto, una gran noticia.

Pero hay muchos detalles que debe incluir en su solicitud. Por lo tanto, es posible que le preocupe hacerlo bien. O tal vez no tenga tiempo para ocuparse de las tareas administrativas.

En estos casos, es posible que desee invertir en un servicio legal en línea que pueda encargarse de tales trámites por usted. IncFile, por ejemplo, obtendrá un EIN para usted como parte de su servicio de incorporación de paquetes de oro y platino.

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Como parte del servicio, la empresa también presenta artículos de organización, crea un acuerdo operativo y toma una serie de pasos adicionales necesarios para incorporar un negocio.

3 pasos para obtener un EIN

La solicitud de EIN consta de un solo formulario, que puede enviar en línea, por fax o por correo postal. Sin embargo, el formulario requiere mucha información sobre la entidad comercial, que describiremos aquí, junto con algunos conocimientos adicionales sobre el proceso de solicitud.

1. Asegúrese de ser elegible

Solo hay un par de criterios que debe cumplir para ser elegible para un EIN.

Su negocio principal, también conocido como la ubicación física donde lleva a cabo actividades comerciales, debe estar ubicado en los EE. UU. o territorios de los EE. UU. Además, el solicitante debe tener una identificación de contribuyente válida, por ejemplo, un SSN.

Vale la pena señalar que es elegible incluso si hace negocios en el extranjero, siempre que sus actividades comerciales principales se realicen en los EE. UU. o en un territorio de los EE. UU.

Además, el solicitante no necesita ser el dueño del negocio. De acuerdo con los requisitos del IRS, cualquier parte responsable puede presentar una solicitud. Esto incluye a cualquier persona que administre las finanzas de la empresa y un funcionario o socio de la empresa.

2. Complete el formulario SS-4

El formulario SS-4 es el formulario de solicitud que debe presentar ante el IRS para recibir un EIN. En este punto, es posible que desee obtener la ayuda de un servicio legal en línea para asegurarse de completar el formulario de forma completa y correcta.

Esta es la información que deberá incluir en el formulario SS-4:

  • El nombre legal completo de la entidad comercial. – Si el nombre contiene caracteres especiales que no sean un guión o un ampersand, puede deletrear el carácter. Por ejemplo, Tiles.com se convierte en Tiles Dot Com. Puede reemplazar una barra oblicua hacia adelante o hacia atrás con un guión. O puede omitir el carácter por completo, por ejemplo, eliminar un apóstrofo.
  • El nombre comercial de la empresa – Aunque el EIN se otorga al nombre formal de la empresa, debe incluir cualquier nombre comercial. Por ejemplo, es posible que haya formado su negocio como Sarah Smith Catering, pero opera bajo el nombre de Sarah’s Sandwiches.
  • La dirección postal de la empresa. – La dirección de la calle de la empresa si es diferente de la dirección postal.
  • El nombre y cédula del contribuyente del responsable – Como se explicó anteriormente, esta es la persona que solicita el EIN, que puede ser o no el propietario de la empresa. La identificación del contribuyente puede ser un SSN, EIN o Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN). Este último es el número que el IRS les da a aquellos que no son elegibles para un SSN.
  • El tipo de entidad comercial. – Indique si la empresa es una LLC, una corporación, una empresa unipersonal o una sociedad, por ejemplo. Si la empresa es una LLC, debe incluir la cantidad de miembros y si se formó dentro de los EE. UU. Si es una corporación, incluya el estado de EE. UU. o el país extranjero en el que se formó.
  • La razón principal para solicitar un EIN – Hay varias opciones para elegir, como Nuevo negocio iniciado, Empleados contratados, Propósito bancario y Tipo de organización cambiado.
  • Fechas comerciales clave – Estos incluyen cuando se formó o adquirió el negocio, más el último mes del año fiscal de la empresa.
  • Información del empleado – Indique el número y tipo de empleados que espera tener en los próximos 12 meses. Si los salarios totales de los empleados ascienden a menos de $ 5000, puede usar el formulario para optar por presentar declaraciones de impuestos anuales en lugar de declaraciones trimestrales. Además, debe incluir la primera fecha en que se les pagará a los empleados o la primera fecha en que pagó a los empleados si se hizo anteriormente.
  • La industria y actividad principal del negocio. – Esto incluye una descripción de los bienes o servicios que proporciona.
  • Si la empresa solicitó previamente un EIN – Incluir la fecha de la solicitud anterior si corresponde.

3. Firme y envíe la solicitud de EIN

Para completar la solicitud, el solicitante debe, por supuesto, firmar y fechar el formulario. El solicitante también debe incluir su información personal, es decir, dirección, teléfono y números de fax.

Puede enviar una solicitud en línea, por fax o por correo. Aquellos que tengan la intención de mudarse a los EE. UU. y comenzar un negocio también pueden completar la solicitud por teléfono.

La mejor manera de solicitar un EIN es en línea usando Asistente EIN del IRS.

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La página web del Asistente de EIN describe información vital que necesita saber antes de completar el formulario en línea. Por ejemplo, si está inactivo durante 15 minutos, la sesión expirará. Asegúrese de leer esta información cuidadosamente.

Lo mejor de hacer la solicitud en línea es que recibirá un EIN inmediatamente una vez que complete la solicitud. Por el contrario, las solicitudes enviadas por fax demoran alrededor de cuatro días y las solicitudes enviadas por correo hasta cuatro semanas.

Preguntas frecuentes sobre EIN

Estas son las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre los EIN:

¿Puedo cambiar mi EIN?

Puede llegar un momento en que necesite un nuevo EIN. Por ejemplo, si cambia el dueño o la estructura del negocio. Digamos que anteriormente era propietario único y decide incorporarse.

Todo lo que necesita hacer es solicitar un nuevo EIN completando el formulario SS-4 siguiendo las instrucciones anteriores. Asegúrese de ingresar los nuevos detalles y marque las casillas correspondientes. Por ejemplo, cuando le pregunte por qué está solicitando un EIN, puede seleccionar «Cambió el tipo de organización».

Tenga en cuenta que no necesita un nuevo EIN si cambia el nombre o la ubicación de la empresa.

¿Dónde puedo encontrar mi EIN?

Si pierde la pista de su EIN, no se preocupe, ya que hay muchas maneras de localizar el número.

Primero, mire cualquier correspondencia que haya recibido del IRS. Por lo general, podrá encontrar su EIN en una carta o correo electrónico. También puede consultar una declaración de impuestos presentada anteriormente.

Otra opción es ponerse en contacto con su banco, ya que es posible que puedan proporcionarle su número si lo utilizó para abrir una cuenta bancaria comercial. De manera similar, puede comunicarse con una autoridad local para recuperar su EIN si lo utilizó para adquirir una licencia o permiso.

Si todo lo demás falla, puede comunicarse con el IRS para solicitar su EIN. Puede comunicarse con ellos de lunes a viernes, de 7 am a 7 pm al 800-829-4933.

¿Necesito obtener un EIN antes o después de formar una LLC?

Deberá formar su LLC antes de intentar obtener un EIN. La razón es que el IRS solicita información sobre la formación de su empresa en el formulario de solicitud de EIN. Tendrá que proporcionar el nombre legal de su empresa y la fecha en que se formó.

¿Por qué fue denegada mi solicitud de EIN?

Hay varias razones por las que se le puede negar un EIN. La primera es que el nombre de la entidad que proporcionó no es único. Esto se conoce como un «error de referencia 101».

Sin embargo, esto no debería ser un problema si forma el negocio y registra su nombre en el estado antes de solicitar un EIN.

Otra posibilidad es que haya proporcionado información incorrecta. Digamos, por ejemplo, que incluye solo la dirección postal y no coincide con la ubicación en la que formó el negocio. Del mismo modo, si su solicitud está incompleta, será denegada.

Además, si el solicitante ya está designado como la parte responsable de otro EIN, la solicitud no se aprobará.

¿Puedo tener varios EIN?

Los propietarios únicos solo pueden tener un EIN.

Si administra un solo negocio con diferentes divisiones, no necesita un EIN separado para cada división. Puede usar un EIN en toda la entidad comercial.

Sin embargo, si administra varias empresas, es decir, entidades comerciales separadas, cada una requerirá su propio EIN único. No hay un límite en la cantidad de EIN que puede obtener una persona.

Próximos pasos

Si no ha formado el negocio legalmente y registrado su nombre con el estado, este es su próximo paso. Si ya lo ha hecho, puede continuar e iniciar la solicitud de EIN.

¿Está formando una LLC? Además de registrar el negocio y obtener un EIN, hay varios pasos clave más que debe llevar a cabo para fortalecer su LLC y garantizar que se mantenga en buen estado. Nuestra guía completa para mantener su LLC tiene todos estos pasos cubiertos si desea echar un vistazo.

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