7 sencillos pasos para configurar un sistema telefónico virtual

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Los sistemas telefónicos virtuales convierten la comunicación telefónica tradicional y rígida en una nueva y audaz forma de interacción y colaboración. El poder ilimitado de VoIP permite a los usuarios contribuir por igual a las actividades orientadas al cliente (como ventas o servicio) y al trabajo de proyectos internos desde cualquier parte del mundo.

Por qué vale la pena configurar un sistema telefónico virtual

Los sistemas de telefonía virtual están basados ​​en la nube, lo que permite a los usuarios realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar utilizando su computadora portátil o dispositivo móvil. Es más asequible que configurar un sistema de varios teléfonos cableado en una ubicación física.

Esto es especialmente importante para los propietarios de pequeñas empresas que no desean una infraestructura física costosa.

Además, es fácil cambiar de proveedor si encuentra uno con mejores tarifas o características. Ese tipo de flexibilidad no tiene precio.

Si tuviera una ubicación física, cambiar de proveedor le costaría mucho dinero.

Otra necesidad que puedes satisfacer es la compatibilidad con empleados remotos. Los sistemas telefónicos virtuales brindan accesibilidad fácilmente sin sacrificar las funciones principales que necesitará su equipo.

En general, configurar un sistema telefónico virtual le dará a su empresa una mejor capacidad y comunicación a costos más bajos de lo que podría imaginar.

La inversión necesaria para configurar un sistema telefónico virtual

Configurar un sistema telefónico virtual no tiene por qué ser costoso, pero implica algunos costos.

El mayor costo es la inversión inicial en software.

Con RingCentral, puede comenzar pagando solo $ 19.99 por usuario. El plan de nivel de entrada permite que lo usen hasta 20 empleados.

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Eso cuesta una buena parte del cambio, pero pagar solo por el servicio (y no tener que pagar por teléfonos nuevos, instalación profesional o equipo adicional) mantiene el gasto total relativamente bajo.

También puede haber algún hardware que deba considerar comprar. Tal vez sus representantes necesiten mejores computadoras u ofrezca un estipendio para que los agentes remotos paguen por auriculares de alta calidad.

Si ya tiene computadoras, accesorios y una conexión a Internet de alta velocidad, la inversión será mínima. Solo tendrás que pagar por el servicio.

En comparación con el costo del servicio telefónico tradicional, los sistemas telefónicos virtuales son una ganga. Cuando piensa en la rentabilidad, un sistema telefónico virtual es una obviedad.

Para una inmersión más profunda en los mejores servicios de telefonía VoIP empresarial, puede leer más sobre ellos aquí. Creemos que RingCentral es una opción fantástica, pero hay otras a considerar según sus necesidades particulares.

Ahora, echemos un vistazo a los pasos que debe seguir para configurar un sistema telefónico virtual en serio.

7 pasos simples para configurar un sistema telefónico virtual

Los días de esperar a que la compañía telefónica instale su sistema telefónico han terminado. Ahora puede tener su sistema en funcionamiento en cuestión de minutos con un sistema telefónico virtual. Juego, set, partido.

¿Qué se necesita? Es más fácil de lo que piensas.

Paso 1: tenga una conexión a Internet sólida

Dado que un sistema telefónico virtual depende de su infraestructura, Internet de alta velocidad es clave.

Con el servicio VoIP de RingCentral, puede realizar llamadas de voz y videollamadas en una sola plataforma. Pero, dado que está basado en la nube, debe hacer su parte para asegurarse de que puede usarlo satisfactoriamente.

La mayoría de los problemas que afectan la calidad de las llamadas se deben a una conexión a Internet poco fiable. Entonces, lo primero es asegurarse de que su configuración esté a la altura de la tarea.

Ejecute una prueba de velocidad de VoIP. Ringcentral tiene un prueba que puede usar antes de registrarse en su servicio.

Los resultados le darán una idea clara de si su conexión puede mantener sus llamadas nítidas y sin problemas.

Paso 2: Softphones vs. Hardware

Podría estar pensando: «¿Pensé que no necesitaba ningún hardware?» Y, en teoría, no lo haces.

Puedes usar algo llamado softphone. Esta es una aplicación que puede descargar a su teléfono inteligente o computadora que le permite realizar y recibir llamadas. RingCentral, por ejemplo, tiene una aplicación de escritorio y móvil para esto.

Las aplicaciones de softphone eliminan la necesidad de teléfonos de escritorio, lo que minimizará los costos.

Pero si ya tienes teléfonos tradicionales, ¿deberías tirarlos a la basura? Diablos no.

Pero necesitará un adaptador de teléfono analógico (ATA) para transformar su hardware actual para que funcione con su sistema telefónico virtual.

Si le gusta moverse mientras habla o quiere evitar que sus empleados estén encadenados a sus escritorios, un auricular VoIP también puede ser una gran adición para aumentar la productividad de su equipo. Examine las necesidades de su equipo para un equipo como ese antes de comprometerse con la compra de un sistema telefónico virtual.

Paso 3: encuentre un proveedor con las funciones que necesita

No se supone que su negocio encaje con todos los proveedores que existen. Haga la investigación para el que sea adecuado para usted. Incluso podemos ayudar con nuestro artículo sobre los mejores proveedores de sistemas telefónicos virtuales.

Aquí hay algunas cosas para considerar.

Primero, ¿qué tan rápido puede crecer su negocio en un sistema telefónico virtual? ¿Recibe análisis de llamadas para aprender más de sus campañas o esfuerzos? ¿Se pueden añadir más empleados sin tener que cambiar de proveedor? ¿Tu proveedor tiene paquetes que se ajustan a tu presupuesto?

Luego, piense en cómo encaja con lo que ya usa y sus operaciones diarias. ¿Un proveedor se integra con otro software y sistemas que utiliza (como un CRM)? ¿Es esto algo que sus empleados pueden usar con un mínimo de capacitación e incorporación?

Del mismo modo, ¿con qué rapidez puede obtener ayuda si algo no funciona como debería? Es posible que un conjunto sólido de funciones no sea una buena opción si las funciones son tan complicadas que necesita llamar al soporte cada vez que quiera hacer algo.

No olvides lo básico. ¿Recibe el desvío de llamadas? ¿Funcionalidad de chat? ¿Recibe correo de voz a texto? ¿Qué características obtienes que te ayudarán a hacer las cosas mejor y más rápido?

Por último, considere siempre la confiabilidad. ¿Sus llamadas pasan sin problemas de redes celulares a Wi-Fi y viceversa sin interrupciones ni interferencias?

RingCentral proporciona un tiempo de actividad del 99,999 %. Eso es lo que desea para que nunca se pregunte si su sistema seguirá funcionando si experimenta un corte de Internet.

Para cada pregunta que enumeramos aquí, conocer las respuestas aumentará la probabilidad de implementar con éxito su sistema telefónico virtual en el primer intento.

Paso 4: configure su número de teléfono comercial

Ahora que encontró el proveedor que desea, es hora de que descubra el tipo de número de teléfono que necesita. Cualquier buen proveedor de VoIP ofrecerá al menos una opción para un número de teléfono personalizado para su empresa.

¿Eres un negocio local que presta servicios en tu área? Configure un número con un código de área que sus clientes reconocerán.

Algunos proveedores también le permiten adquirir números personalizados. Digamos que es una firma de branding con sede en Cincinnati. Podría intentar obtener 513-MY-BRAND, por ejemplo.

Estos pueden ser un gran beneficio, ya que son más fáciles de recordar para los clientes potenciales cuando ven su anuncio o escuchan el número por primera vez.

También hay números gratuitos. Si bien no están vinculados a una ubicación específica, pueden agregar un aire de profesionalismo y prestigio a su negocio.

De cualquier manera, estos números están vinculados a su sistema telefónico virtual y serán accesibles sin importar desde dónde intenten comunicarse con usted las personas que llaman o dónde esté trabajando su equipo. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet.

Si ya tiene un número comercial, la mayoría de los proveedores le permitirán transferirlo para que sus clientes no necesiten aprender uno nuevo. Por lo tanto, no se preocupe, no tendrá que crear todas las tarjetas de presentación nuevas solo porque tiene un nuevo sistema telefónico virtual.

Paso 5: configure su línea telefónica

Esto debería ser rápido, ya que lo más probable es que su proveedor lo guíe. Su configuración puede ser diferente según el proveedor y el equipo que tenga.

Un teléfono cableado que necesita un adaptador para funcionar con VoIP será muy diferente a configurar unos auriculares conectados a una computadora. O bien, configurar aplicaciones de softphone en todos los dispositivos de la empresa podría ser bastante fácil, pero su implementación lleva un tiempo.

Solo tenga en cuenta que, aunque es una configuración menos complicada que los sistemas telefónicos tradicionales, se dedicará cierto grado de tiempo a tener todo listo para funcionar.

Paso 6: prueba de la calidad y las funciones de las llamadas

Ahora es el momento de probar su equipo y las funciones que usará la mayor parte del tiempo. Esta es una parte importante de una transición exitosa a su sistema telefónico virtual.

Aquí es donde las ruedas encuentran el camino. Si ha hecho las cosas bien y su proveedor lo ha apoyado en el camino, debería estar listo.

Aquí hay algunas cosas concretas para probar:

  • retraso en la llamada ¿Hay demoras entre el momento en que usted habla y el momento en que la persona que llama lo escucha o viceversa? Si tiene retraso, esto pasará de moda rápidamente para sus empleados y clientes. Si sufre de esto, comuníquese con el equipo de soporte de su proveedor por teléfono lo antes posible.
  • Calidad de audio Similar al punto anterior, esto es enorme. ¿Hay crujidos o retroalimentación? ¿Están entrando y saliendo voces? Si no se puede escuchar a las personas que llaman o no pueden escucharlo a usted, la experiencia de su cliente se verá afectada.
  • Conexión estable ¿Están cayendo las llamadas? ¿Están tardando más en conectarse después de hacer una llamada a su número de teléfono? Ejecute una prueba de velocidad en su Internet y solucione los problemas de conectividad.
  • Características clave – ¿Las llamadas se desvían al correo de voz? ¿Funciona la función de voz a texto? Pruebe cada detalle de su servicio en el que confiará.

No podemos enfatizar las pruebas con suficiente antelación. Cuando vas en vivo, no quieres problemas.

Paso 7: capacite a su personal

Los sistemas telefónicos virtuales tienen toneladas de funciones para aprovechar. Asegurarse de que su personal esté debidamente capacitado para manejarlos es clave.

Puede configurar una videollamada, guiando a su personal a través de todas las funciones que desea que dominen. También puede enviar una encuesta preguntando quién está familiarizado con el funcionamiento de las plataformas de VoIP para averiguar quién podría ayudar a guiar a otros. empleados para sentirse cómodos.

Según nuestra experiencia, lo mejor es ser minucioso. Asegúrese de que su personal se sienta cómodo con todas las funciones que desea que conozcan. Obtén sus comentarios. Muchas personas pueden sentirse intimidadas al aprender un nuevo software, pero no hablarán cuando no entiendan cómo funciona algo.

Haga todo lo posible para asegurarse de que los empleados nuevos y actuales se sientan cómodos expresando sus preocupaciones. Muestre a su equipo cómo encontrar la base de conocimientos del proveedor si no tiene un equipo de soporte técnico.

Asegúrese de que todos hagan y reciban llamadas simuladas y realicen acciones en la plataforma utilizando funciones cruciales. Esta es una excelente manera de garantizar el éxito y la felicidad de su equipo cuando se cambia a un nuevo sistema telefónico virtual.

Próximos pasos

¡Felicitaciones, ha aprendido a configurar su propio sistema telefónico virtual!

Si ha realizado correctamente la selección de proveedores y la capacitación de los empleados, es prácticamente solo una cuestión de ejecutar su nuevo sistema desde aquí.

Pero, siempre existe la necesidad de vigilar cómo van las cosas a largo plazo.

¿Su sistema telefónico virtual sigue sincronizándose y funcionando bien con su CRM dentro de tres, seis o doce meses?

¿Está encontrando que hay funciones por las que está pagando pero que nunca usa?

¿Hay funciones que cree que sería bueno tener pero que no están en el plan actual de su proveedor de VoIP?

Es posible que deba hacer ajustes sobre la marcha. Un proveedor de VoIP como RingCentral facilita la actualización o el cambio de su plan si necesita más usuarios o ciertas funciones.

Por lo tanto, esté atento a cómo va todo con su sistema telefónico virtual durante al menos el primer año. Aparte de eso, simplemente disfrute de los beneficios de una mejor productividad y conectividad.

Si está buscando una manera de mejorar la comunicación dentro de su organización, brindar un mejor servicio al cliente, contratar más agentes de forma remota o aumentar su alcance de ventas a clientes potenciales en todo el mundo, configurar un sistema telefónico virtual puede ser la solución adecuada para usted.