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Llevar la nómina es un deber esencial de cualquier negocio con empleados. Muchos propietarios de nuevos negocios se sienten intimidados por los requisitos fiscales y las responsabilidades de cumplimiento asociadas con la nómina.
Pero eso no será un problema si está utilizando la solución de nómina adecuada, y esta guía le enseñará cómo hacerlo.
Hay una gran diferencia entre hacer la nómina y hacer la nómina de la manera correcta. Las ejecuciones de pago exitosas son más complejas que simplemente escribirle a su personal un cheque por su salario o las horas trabajadas. También deberá realizar un seguimiento de sus deducciones de nómina y sus propios impuestos sobre la nómina.
La precisión es otra parte clave de la ejecución de la nómina. Pagar de menos a los empleados o no pagar sus obligaciones tributarias requeridas puede dar lugar a graves problemas de cumplimiento y sanciones. Su negocio podría enfrentar multas del IRS, los departamentos de impuestos locales, las agencias de impuestos estatales y, potencialmente, estar sujeto a demandas por parte de sus empleados.
Otra razón por la que es tan importante aprender a procesar correctamente la nómina es ser lo más eficiente posible. Ejecutar ejecuciones de pago manuales en cada ciclo puede ser un proceso desalentador, incluso si solo tiene unos pocos empleados. Este proceso no solo está sujeto a errores humanos, sino que también requiere mucho tiempo.
El sistema de nómina correcto esencialmente puede poner su proceso en piloto automático. Todos los impuestos, retenciones y depósitos se manejan automáticamente.
Incluso puede configurar un proceso con herramientas de autoservicio para empleados. Esto libera su tiempo de responder preguntas sobre formularios I-9, W-2, talones de pago antiguos, información de depósito directo y más. Para que su personal de nómina y el departamento de recursos humanos puedan dedicar más tiempo a otras tareas.
Suponiendo que no está haciendo todo manualmente, necesitará un proveedor de servicios de nómina o una solución de nómina en línea para comenzar. El costo de estas soluciones varía. Algunos le cobran por empleado por ciclo de nómina. Otros cobran una tarifa mensual fija y una tarifa por empleado, pero le permiten procesar pagos ilimitados.
En cualquier situación, la cantidad de personas en su nómina afectará el costo. Entonces, si tiene 30 o 40 empleados, espere pagar más que alguien que tiene cinco o diez empleados. Solo tenga en cuenta que los costos de su nómina aumentarán a medida que aumente su personal.
En términos de calidad y valor general, Gusto es la mejor opción para la mayoría de las empresas. Cuenta con la confianza de más de 200 000 organizaciones y el precio comienza en solo $39 por mes más $6 por empleado.
Una vez que se registra, puede comenzar a incorporar empleados casi de inmediato. Se le pondrá automáticamente en un programa de pago de dos días. Algunas empresas incluso calificarán para las corridas de pago del día siguiente.
Además del costo de configurar su sistema de nómina, obviamente necesitará tener dinero en el banco para procesar la nómina. Así que asegúrese de pronosticar con precisión todos sus costos de mano de obra para garantizar que haya suficiente dinero en su cuenta para cubrir sus costos de nómina.
Cualquier empresa puede comenzar a ejecutar la nómina en solo siete pasos simples. Incluso si eres un principiante completo, podrás hacer la nómina si sigues este proceso:
Antes de poder ejecutar la nómina, debe obtener un EIN (número de identificación del empleador).
Piense en un EIN como un número de seguro social, pero para su empresa. Es utilizado por el IRS y otras agencias para identificar cualquier negocio que paga a los empleados.
Si ya ha formado una entidad comercial legal, entonces esto es algo que debería haber solicitado durante el proceso de formación. Pero si ha sido propietario único y aún no ha pagado a ningún empleado, entonces no se ha requerido un EIN hasta ahora. Puedes solicitar un EIN aquídirectamente desde el sitio web del IRS si no tiene uno.
Para aquellos de ustedes que perdieron su EIN o no pueden encontrarlo, no soliciten uno nuevo. Verifique cualquier declaración de impuestos, licencias locales o cuentas bancarias que haya utilizado para abrir una cuenta con ese número. Alternativamente, puede llamar a la línea de impuestos comerciales y especiales del IRS al 800-829-4933 para obtener ayuda para recuperarlo.
También necesitará una cuenta de cheques comercial que esté abierta y financiada para procesar la nómina. Aquí es donde se extraerá el dinero que finalmente se enviará a sus empleados.
Incluso si ya tiene una cuenta bancaria comercial, muchas organizaciones optan por abrir una cuenta separada que es estrictamente para la nómina. Esto elimina la confusión con otras actividades comerciales y enmascara su número de cuenta corriente principal, que de otro modo estaría impreso en los cheques de nómina.
A continuación, debe determinar exactamente cómo va a ejecutar la nómina. Puede hacer la nómina manualmente, subcontratar a un servicio profesional o usar un software de nómina.
Hacer la nómina manualmente requiere mucho tiempo, es difícil y es propenso a errores humanos. Si bien el costo inicial puede parecer más barato que pagar por el software, ese no es realmente el caso cuando se tiene en cuenta el tiempo que lleva calcular todo a mano.
Subcontratar su sistema de nómina a un proveedor de servicios profesional le quita la carga de encima. Pero es costoso y no siempre beneficia a sus empleados. Si tienen una pregunta o inquietud sobre su pago, es probable que no reciban una respuesta inmediata de una empresa de nómina subcontratada.
El software de nómina será la mejor opción para la gran mayoría de las empresas. Es asequible, fácil de implementar y le permite realizar la nómina desde cualquier lugar.
Consulte esta guía de los mejores servicios de nómina en línea para conocer nuestras principales recomendaciones. Es probable que Gusto sea la opción óptima para la mayoría de las empresas.
Eso es porque Gusto es una solución todo en uno para la nómina de servicios completos, beneficios para empleados, recursos humanos, seguimiento del tiempo y más.
El software maneja cálculos y declaraciones de impuestos automatizados en su nombre. Se integra con soluciones de contabilidad como QuickBooks, Xero, TSheets y otras herramientas populares. Puede usar Gusto para ejecutar nóminas ilimitadas, y los planes son realmente sencillos:
El paquete Core tiene todo lo que necesita para administrar la nómina y los beneficios. Si desea depósito directo al día siguiente, seguimiento del tiempo, administración de PTO y características de contratación, necesitará el paquete completo. Concierge viene con alertas de cumplimiento y asistencia profesional de recursos humanos certificada.
Una vez que haya seleccionado y registrado una solución de nómina, debe agregar su personal al sistema. Esta es otra razón por la que usar un servicio de nómina en línea te hace la vida mucho más fácil.
En lugar de ingresar manualmente la información de su personal en el sistema, puede configurar la incorporación automática con Gusto.
Todo lo que necesita hacer es ingresar el nombre del empleado, la dirección de correo electrónico y la clasificación del empleado. Luego, Gusto les enviará automáticamente un correo electrónico con instrucciones de auto-incorporación.
Su personal ingresará su dirección, información de depósito directo, número de seguro social y todo lo demás que se requiere para procesar la nómina.
Los nuevos empleados también pueden completar los formularios I-9 y W-4 aquí. Si está agregando contratistas independientes a su sistema de nómina, se les pedirá a esos usuarios que completen un formulario W-9 en su lugar. Al final del año, los formularios W-2 y 1099 se enviarán automáticamente a los empleados y contratistas en su nómina.
Estas funciones de autoservicio para empleados son ideales tanto para usted como para su personal. Si alguien se muda o quiere cambiar su cuenta bancaria de depósito directo, no es necesario que se comunique con Recursos Humanos o con la nómina. Simplemente pueden iniciar sesión en su cuenta de Gusto y realizar los cambios ellos mismos.
Su personal también tendrá acceso a talones de pago antiguos e información de nómina. Por lo tanto, rara vez es necesario que lo molesten a usted o a su personal de recursos humanos con preguntas relacionadas con la nómina.
No existen leyes federales vigentes que indiquen con qué frecuencia una empresa debe pagar a los empleados. La FLSA (Ley de Normas Laborales Justas) tampoco restringe a los empleadores cambiar los días en que pagan a los empleados.
Pero dicho esto, debe elegir un cronograma de pago y atenerse a él. Lo último que desea hacer es confundir a sus empleados o hacer que parezca que les está reteniendo dinero. Definitivamente no es una buena manera de levantar la moral en el lugar de trabajo.
Además, hay varias leyes de día de pago impuestas a nivel estatal. Por lo tanto, dependiendo de la ubicación de su negocio, es posible que deba seguir ciertos requisitos con respecto a los cronogramas de ejecución de pago.
Por ejemplo, los empleadores en Connecticut pueden pagar a los empleados una vez al mes siempre que lo apruebe el comisionado laboral. Los empleadores de Texas también pueden pagar al personal mensualmente, pero solo si esos empleados están exentos de las disposiciones de horas extras de la FLSA.
El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos tiene una recurso sobre los requisitos estatales para el día de pago que puede utilizar como referencia rápida. Pero siempre debe verificar estas leyes directamente con las pautas de su estado.
En la mayoría de los casos, es probable que ejecute la nómina semanal o quincenalmente. Dado que Gusto le permite procesar ejecuciones de pago ilimitadas, siempre puede pagar a su personal entre los ciclos regulares programados sin ningún problema.
Ahora es el momento de hacer algunos números.
Si está procesando la nómina manualmente, entonces puede esperar que esto le lleve mucho tiempo. Pero con los sistemas de nómina en línea como Gusto, todo se calculará automáticamente.
Debe tener en cuenta los impuestos federales sobre la nómina como FUTA y FICA. Luego están los impuestos sobre la nómina estatales, los impuestos sobre la nómina locales, los impuestos sobre la seguridad social, la compensación para trabajadores y otras retenciones a considerar.
Si está ofreciendo seguro médico y contribuciones 401(k) a sus empleados, también deberá retener estas cifras de los cheques de pago.
Algunos empleados pueden estar sujetos a una orden judicial por embargos salariales. Esto puede suceder si alguien debe dinero en impuestos atrasados, deudas, manutención infantil o una situación similar.
Afortunadamente, Gusto maneja todos los cálculos de nómina por ti. Por lo tanto, se envía el pago bruto correcto a sus empleados y todo lo demás se retiene en consecuencia.
Después de que se hayan calculado todos los salarios brutos, los impuestos y las retenciones, es el momento de pagar a su personal. Simplemente reste los impuestos y las retenciones del salario bruto para obtener el salario neto.
La forma en que se le paga a su personal variará según el sistema que esté utilizando. Algunos sistemas de nómina también les dan a sus empleados una preferencia sobre cómo se les paga.
Por lo general, el pago se puede emitir en forma de cheque vivo, depósito directo o tarjeta de pago de nómina.
Pero la gran mayoría de los empleadores y empleados prefieren el depósito directo. De esta manera, los fondos se envían directamente a la cuenta bancaria del empleado que tiene registrada.
Incluso con el depósito directo, es importante emitir un talón de pago digital que incluya toda la información de pago para ese ciclo de pago. Esto incluye cosas como la tasa de pago, las horas trabajadas, los impuestos, las retenciones y todo lo demás.
El software de nómina de Gusto facilita a los empleados el acceso a los talones de pago digitales y registros de nómina cuando lo deseen.
Después de que se haya pagado a su personal, debe presentar y reportar la información de su nómina a varias agencias. Esto incluye el IRS, los departamentos de impuestos estatales y, potencialmente, las agencias de impuestos locales.
La mayoría de estos números ya se calcularon (en el paso 5) y se retuvieron (en el paso 6) cuando ejecutó la nómina.
Esto incluye cosas como las presentaciones del Formulario 940, las presentaciones del Formulario 941, los depósitos de impuestos FUTA, las declaraciones de impuestos estatales, los depósitos de impuestos federales y más.
Si está utilizando Gusto, no tendrá que preocuparse por presentar o pagar estos impuestos sobre la nómina a mano. Además de calcular sus impuestos, presentarán todo ante la agencia tributaria correspondiente en cada ciclo de pago.
Ahora que comprende exactamente cómo hacer la nómina, es hora de asegurarse de contratar al mejor talento disponible. Consulte nuestra guía sobre el mejor software de reclutamiento para ayudarlo a encontrar y retener candidatos de alto nivel.
Si va a ofrecer beneficios a los empleados, debe incluir claramente la información relacionada con su paquete de beneficios en su manual del empleado. Tenemos una guía completa sobre manuales para empleados que lo guiará a través de este proceso y qué incluir.
