8 sencillos pasos para crear un organigrama

8 sencillos pasos para crear un organigrama

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Un organigrama es un documento necesario para casi cualquier empresa u organización. Tiene muchos beneficios, desde ayudar al personal a comprender mejor cómo funciona una empresa hasta ser esencial al solicitar fondos o subvenciones. Si bien un organigrama es una representación visual de la estructura de una empresa, no necesariamente necesita experiencia en diseño para crear su propio organigrama. El uso de una plataforma como Microsoft Word puede simplificar el proceso, por lo que obtendrá un gráfico de aspecto profesional incluso si nunca antes ha hecho uno.

Por qué vale la pena crear un organigrama

Crear un organigrama requerirá algo de tiempo, esfuerzo y pensamiento, pero vale la pena la inversión. En su forma más básica, un organigrama facilita que cualquier persona sepa de un vistazo cómo está estructurada su empresa. Esto es particularmente valioso para ayudar a los nuevos empleados a orientarse y ayudar al personal de organizaciones más grandes a realizar un seguimiento de todas las funciones del personal. Un organigrama también hace muy evidentes los roles individuales y quién informa a quién.

Pero los organigramas hacen mucho más que eso. También pueden ayudar a aclarar las responsabilidades de los miembros del personal, lo cual es valioso para ayudar al personal a comprender a quién contactar sobre problemas particulares. También es importante que los supervisores y líderes entiendan y evalúen mejor la estructura empresarial con miras a los cambios, la racionalización y las mejoras.

El personal puede beneficiarse de los organigramas de múltiples formas. Si crea sus organigramas para incluir información de contacto del personal, estos organigramas pueden convertirse en valiosos recursos de acceso dentro y entre departamentos y equipos. Los organigramas también pueden ayudar al personal a comprender mejor la estructura empresarial y proporcionar una representación visual útil de las rutas y el potencial de avance y promoción. Un organigrama bien diseñado puede servir para inspirar a los empleados y alentarlos a buscar empleo a largo plazo y oportunidades de ascenso dentro de su empresa.

Los detalles proporcionados por un organigrama pueden ayudar con la toma de decisiones críticas. El personal de administración puede querer revisar un organigrama para comprender los flujos de trabajo y las cargas de trabajo. Los detalles de un organigrama pueden ayudar con importantes decisiones de asignación de activos y son beneficiosos en tiempos de expansión o despidos. Cuando la gerencia comprenda completamente cómo se estructura y opera una empresa, estará mejor preparada para tomar decisiones apropiadas y rentables.

Los organigramas también sirven para propósitos prácticos esenciales. Si dirige una organización sin fines de lucro y solicita subvenciones, la mayoría de los donantes requieren un organigrama como parte de una solicitud estándar. Tener un organigrama preparado también es importante al solicitar un préstamo comercial, ya que demuestra que su negocio está bien organizado y es administrado profesionalmente.

Ya sea que esté iniciando una pequeña empresa o dirigiendo una corporación compleja, vale la pena dedicar tiempo a crear (y mantener) un organigrama. Una vez que haya creado un organigrama, es bastante fácil de actualizar y su negocio seguramente se beneficiará de ellos de muchas maneras.

La inversión necesaria para crear un organigrama

Definitivamente es posible crear un organigrama con una inversión financiera mínima o nula, pero requerirá una inversión de tiempo. Si tiene una pequeña empresa nueva u otra pequeña empresa con una estructura establecida, la tarea de crear un organigrama será más sencilla que para una empresa más grande o una empresa cuyos roles y estructura están en constante cambio.

Al crear un organigrama, el compromiso de tiempo más importante se encuentra en la planificación y los detalles de la información del organigrama. En algunos casos, esto puede implicar recopilar nombres e información del personal, analizar las jerarquías del personal e incluso determinar los flujos de trabajo si está reestructurando o trabajando con un nuevo negocio. Tener estos detalles correctos aumentará significativamente su capacidad para crear un organigrama que refleje con precisión la organización.

Una vez que haya establecido la información que se incluirá en el organigrama, deberá usar habilidades básicas de diseño y organización. Muchos programas pueden manejar la mayor parte del diseño para que usted obtenga un gráfico de aspecto profesional sin antecedentes de diseño. Finalizar los detalles requerirá algo de tiempo y paciencia, pero trabajar con un programa de calidad puede minimizar el tiempo que necesita dedicar al diseño del gráfico.

Dependiendo de su negocio, es posible que necesite múltiples organigramas para delinear mejor la estructura y las posiciones. La creación de un gráfico general será la parte más desafiante y que consumirá más tiempo de esta tarea, y es posible que deba involucrar a varios miembros del personal de liderazgo para ayudar a definir roles y jerarquías. Crear un organigrama puede ser un esfuerzo de colaboración para operaciones más extensas, pero la inversión de tiempo valdrá la pena.

Para crear su organigrama, puede usar varios programas diferentes, como Microsoft Powerpoint y Canva. Esta guía se centrará en cómo puede usar Microsoft Word para crear un organigrama. La mayoría de las empresas ya tienen una suscripción a Word, lo que significa que no tendrá que pagar ningún costo adicional.

8 pasos para crear un organigrama

Estos pasos lo guiarán a través del proceso de creación de un organigrama con Microsoft Word.

#1 – Planifica tu organigrama

Antes de comenzar a usar el software para crear un organigrama, deberá prepararse un poco para garantizar su éxito. Comience imaginando el tipo de gráfico que desea hacer. Puede organizar los gráficos por una jerarquía de arriba hacia abajo que comienza con su CEO en la parte superior y luego muestra las posiciones debajo. Como alternativa, puede crear un gráfico divisional que se centre en las divisiones y líneas comerciales, como sus departamentos financiero y de recursos humanos.

El tipo de gráfico que cree dependerá de sus objetivos y de cómo planee utilizar el gráfico. Puede que le resulte útil crear varias versiones diferentes de su organigrama para ayudar a los nuevos empleados, los responsables de la toma de decisiones, las solicitudes de financiación y más.

Mientras planifica, también es importante comenzar a planificar la información que desea incluir. Este es el momento de decidir si solo tendrá títulos de personal o si también desea incluir nombres, información de contacto e incluso fotos. Es posible que deba recopilar materiales adicionales, como la información de contacto y las imágenes, y hablar con los líderes de equipo para asegurarse de comprender las relaciones entre los diferentes puestos dentro de sus equipos y departamentos.

Puede ser útil redactar todo el gráfico en papel antes de usar un programa de diseño. Paper le permite diseñar a mano alzada y experimentar con diferentes diseños hasta que determine qué opción funciona mejor para la información que necesita incluir. Cada empresa tiene una estructura diferente, por lo que invertir más tiempo en visualizar y planificar su organigrama facilita la creación del organigrama.

#2 – Abra un nuevo documento y elija SmartArt

Comience abriendo un nuevo documento de Microsoft Word. Haga clic en el Insertar pestañay luego haga clic en Arte inteligente.

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#3 – Elija su plantilla de organigrama

Haga clic en el Jerarquía opción en la columna del menú de la izquierda. Esto muestra las plantillas de organigramas que Word tiene disponibles.

Haga clic en la plantilla de su elección, luego haga clic en OK para seleccionar esa plantilla.

Al elegir la plantilla, piense en lo que decidió en la etapa de planificación y cómo desea que se vea el producto terminado. Si necesita ayuda, haga clic en cada opción y lea el resumen que se muestra en la columna de la derecha.

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#4 – Ingrese su texto

Una vez que se cargue la plantilla, comience a ingresar el texto que desea que contenga su gráfico. Según el diseño del gráfico que haya elegido, este texto puede ser nombres de personal, títulos de puestos u otra información.

Ingrese su texto haciendo clic en el campo correspondiente en la ventana del editor de texto que aparece a la izquierda. El editor lo guiará por el organigrama en un orden lógico.

A medida que ingresa su texto, es posible que deba cambiar o cambiar el tamaño del texto. Puede hacerlo resaltando el texto y usando el tamaño de fuente y los menús desplegables de opciones en la pestaña Inicio, tal como lo haría en un documento de Word tradicional. También puede hacer clic en la esquina de cualquier forma y arrastrarla para cambiar el tamaño según sea necesario.

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#5 – Agrega formas

Cada plantilla incluye algunas formas cuando la abre inicialmente, pero es probable que necesite más espacios para su negocio que los que incluye la plantilla inicial.

A medida que completa el organigrama, puede usar el Agregar forma en la esquina superior izquierda para crear más. Simplemente haga click Agregar formay se agregará otro al organigrama.

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#6 – Cambia la posición de tus formas

A medida que agrega formas, también deberá asegurarse de que estén en la posición correcta. Puede hacer clic y arrastrar las formas a diferentes posiciones, pero esto puede ser complicado si necesita moverlas verticalmente en la jerarquía. En cambio, usar las funciones de movimiento de forma puede ser más fácil y preciso.

Para cambiar la posición de sus formas, puede utilizar el Promover, De derecha a izquierday Mover hacia abajo funciones en el menú superior. En lugar de arrastrar y soltar manualmente, estas funciones mantienen un aspecto limpio y profesional y garantizan que las formas tengan el tamaño y la posición correctos en relación con el resto del gráfico.

Si bien estas funciones son útiles al diseñar inicialmente su organigrama, también lo son a medida que reestructura o mapea posibles planes de reestructuración. Puede mover fácilmente al personal para fines de visualización y planificación.

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#7 – Personaliza tus colores

Para completar su organigrama, puede cambiar y personalizar los colores con el Cambiar colores opción en el menú superior bajo el Pestaña de diseño. Cuando haces clic en el Cambiar colores opción, verá una variedad de esquemas de color prediseñados. Esto le ayuda a crear un gráfico de aspecto profesional, incluso si no tiene experiencia en diseño.

Si desea tener más control sobre los colores de su gráfico, puede hacer clic con el botón derecho en cada forma para seleccionar un color, estilo y fuente personalizados. Cambiar estos pequeños detalles puede tener un efecto significativo en el organigrama terminado. Considere usar los colores de la marca de su empresa u otros esquemas de colores significativos para un organigrama que represente visualmente su empresa y se ajuste a sus otros materiales de marca.

Además de personalizar el organigrama con colores, también puede optar por agregar otros elementos, como fotos del personal. Un gráfico con fotos del personal puede ser útil para que el personal nuevo aprenda sobre la empresa y sus empleados.

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#8 – Guarde su documento

¡No olvides guardar tu documento una vez que hayas terminado! También es una buena idea guardar el documento con frecuencia mientras trabaja en el organigrama.

Si planea crear varias versiones de su organigrama, ya sea ahora o en el futuro, piense detenidamente en el proceso de denominación de archivos. Puede ser útil nombrar las versiones usando fechas u otras frases descriptivas. Esto lo ayudará a mantenerse organizado, especialmente cuando haga referencia a diferentes versiones del gráfico en el futuro.

No se olvide de actualizar su organigrama a medida que cambie la dotación de personal o la estructura empresarial. Puede que le resulte más fácil asignar esta responsabilidad a una persona dentro de la empresa, lo que puede ayudar a garantizar que el inicio de su organización se mantenga preciso.

Cuando comparta el gráfico en toda su empresa o con las partes interesadas, recuerde compartirlo en formato PDF. Esto evita que alguien realice ediciones no aprobadas y garantiza que su versión original siga siendo correcta.

Próximos pasos

Microsoft Word ayuda a simplificar el proceso de creación de un organigrama, lo que garantiza que obtenga resultados de aspecto profesional y que el organigrama sea fácil de editar. Si está listo para crear un organigrama para una empresa, puede usar Microsoft Word o elegir entre otros programas como Canva. Muchas plataformas de software de recursos humanos también ofrecen la capacidad de crear organigramas, y es posible que su empresa ya utilice una de esas plataformas. Asegúrese de consultar nuestra revisión del mejor software de recursos humanos para obtener más información.