8 sencillos pasos para escribir una carta de oferta de trabajo

8 sencillos pasos para escribir una carta de oferta de trabajo

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Las cartas de oferta de trabajo son una forma formal de decirles a sus candidatos que han sido seleccionados para un empleo. Si nunca ha hecho esto antes o ha tenido problemas con las cartas de oferta de trabajo en el pasado, no se preocupe: esta guía le explicará todo lo que necesita saber para escribir la carta de oferta de trabajo perfecta.

Por qué vale la pena escribir una carta de oferta de trabajo

Contratar empleados no es fácil. Después de semanas o potencialmente meses de clasificar currículos y realizar entrevistas, finalmente ha decidido a quién quiere contratar. Pero es probable que los candidatos de alto nivel se presenten a otras empresas y presenten múltiples ofertas. Si desea asegurar el mejor talento y hacer que su oferta se destaque, debe enviar una carta formal.

Escribir una carta de oferta de trabajo muestra a los candidatos que se toma en serio la contratación de ellos. La oportunidad es real y está emocionado de que se unan a su equipo. Si solo les dice «usted tiene el trabajo» por teléfono y otras organizaciones le envían una carta formal, es probable que tenga dificultades con la contratación.

Las cartas de oferta de trabajo también confirman todos los detalles de empleo que se discutieron inicialmente durante el proceso de contratación. Los candidatos pueden ver exactamente lo que ofrece, incluido su salario, beneficios, descripción del trabajo y más. Cuando está escrita correctamente, su carta de oferta de trabajo puede incluso usarse como una herramienta de reclutamiento para destacarse de las ofertas de la competencia.

Estas ofertas formales también establecen claridad entre el empleador y el posible empleado. Con todo por escrito, asegura que todos estén en la misma página en términos de lo que se espera para el trabajo.

Establecer estas expectativas con anticipación puede ayudar a aumentar las posibilidades de que sus nuevos empleados permanezcan en la empresa a largo plazo. La contratación y el reclutamiento son caros. Las cartas de oferta de trabajo pueden, en última instancia, ayudar a reducir las tasas de rotación de empleados.

La inversión necesaria para escribir una carta de oferta de trabajo

Más allá de su tiempo, se requiere poca o ninguna inversión para escribir una carta de oferta de trabajo. Podría salirse con la suya gastando $0 en esta tarea si tiene un presupuesto ajustado.

Si está siguiendo una plantilla gratuita, es probable que escriba su primera carta de oferta de trabajo en menos de una hora. Una vez que escribas uno, los demás serán mucho más rápidos. Esto se debe a que puede reutilizar toda la información repetitiva de la empresa en cada carta. Solo tendrá que personalizar cosas como los detalles del trabajo y el pago de cada empleado.

Escribir una carta de oferta de trabajo es mucho más fácil si usa un software de reclutamiento. Estas soluciones ayudan a administrar todo el proceso de contratación y muchas ofrecen planes gratuitos si no tiene necesidades de contratación complejas. Las soluciones pagas suelen oscilar entre $ 25 y $ 400 por mes, según su volumen de contratación.

Independientemente del tamaño de su empresa, Workable es una excelente solución para escribir cartas de oferta de trabajo. El plan Paygo de Workable comienza en solo $ 99 por trabajo por mes, lo que es ideal para empresas con necesidades de contratación poco frecuentes. Incluso este plan de nivel de entrada viene con la capacidad de publicar puestos vacantes en más de 200 bolsas de trabajo, cartas de oferta y firma electrónica.

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Más allá de las herramientas y plantillas básicas de cartas de oferta de trabajo, Workable ofrece todo lo que necesita para mejorar su flujo de trabajo de contratación. Ofrecen una página de carreras de marca, herramientas de autoprogramación, encuestas de candidatos, canalizaciones personalizadas, aprobaciones de cartas de oferta y más. Pruébelo gratis durante 15 días y podrá comenzar a escribir cartas de oferta de trabajo de inmediato.

8 pasos para escribir una carta de oferta de trabajo

Escribir una carta de oferta de trabajo es fácil si divides el proceso en pasos simples. Simplemente siga el proceso a continuación y terminará de escribir su carta en poco tiempo.

#1 – Elija un formato y método de entrega

Lo primero que debe hacer es determinar qué tipo de carta de oferta de trabajo va a enviar. Luego tendrás que decidir cómo vas a enviarlo. Estas dos decisiones a menudo van de la mano.

En términos generales, las cartas de oferta de trabajo generalmente se clasifican en una de dos categorías: formal e informal.

Una oferta formal incluye información detallada sobre el trabajo, la empresa, la compensación y más. Por lo general, se entregan electrónicamente y parecen documentos formales. No confundas “formal” con “contrato”. En realidad, le conviene evitar cierto lenguaje contractual en su carta de oferta.

Las ofertas de trabajo informales se pueden expresar por correo electrónico o por teléfono. Estos son mensajes simples que le dicen al candidato que el trabajo es suyo. Las ofertas informales están bien en algunas circunstancias, pero definitivamente no son la mejor opción para asegurar talento de alto nivel. Los mejores candidatos en la fuerza laboral esperan recibir una carta de oferta formal.

#2 – Seleccione una plantilla de carta de oferta de trabajo

Ya sea que envíe un documento formal o escriba un correo electrónico informal, siempre es una buena idea comenzar con una plantilla. Las plantillas te facilitan la vida y reducen drásticamente la cantidad de tiempo que llevará escribir la carta de oferta.

Todo el idioma común y los términos básicos de empleo ya estarán incluidos en la plantilla. Luego, solo necesita intercambiar cualquier marcador de posición con la información sobre el candidato específico, el puesto, la compensación, etc.

Esta es otra razón por la que le conviene utilizar una solución de reclutamiento como Workable.

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El software viene con plantillas de cartas de oferta integradas. Incluso tendrá acceso a algunos recursos gratuitos de cartas de oferta sin registrarse en un plan pago.

En última instancia, la plantilla que seleccione se basará en el trabajo que está ofreciendo. Ejemplos incluyen:

  • Plantillas de ofertas de trabajo formales
  • Plantillas de ofertas de trabajo informales
  • Plantillas de ofertas de trabajo de empleo a tiempo parcial
  • Plantillas de ofertas de trabajo de empleo a tiempo completo
  • Plantillas de ofertas de trabajo internas
  • Plantillas de ofertas de trabajo remotas

Incluso hay plantillas específicas del trabajo que puede usar. Por ejemplo, una plantilla de trabajo de ventas puede incluir detalles sobre comisiones que no estarían en una oferta para otro puesto.

La otra gran parte de soluciones como Workable es que siempre puedes reutilizar plantillas del pasado. Siguiendo con el ejemplo del trabajo de ventas, si su estructura de comisiones no cambia para cada nueva contratación, puede duplicar fácilmente la información de una plantilla anterior cada vez que contrate a un nuevo miembro de su equipo de ventas.

#3 – Agrega información básica sobre tu empresa

La elaboración de una carta de oferta llamativa realmente puede ayudar a su empresa a destacarse de las ofertas de la competencia enviadas por otras organizaciones. Usar el logotipo de su empresa, los colores y la información de contacto de la empresa en su membrete es un buen punto de partida.

Más allá de los logotipos, asegúrese de escribir el nombre completo de su empresa en la carta de oferta. La dirección de la empresa, el número de teléfono y la fecha de la oferta también deben estar aquí.

Si bien una carta de oferta de trabajo no es lo mismo que un contrato de trabajo o un acuerdo de empleo, estos pequeños detalles pueden ser muy útiles para el candidato. Les demuestra que usted es serio acerca de contratarlos, y la carta no fue hecha al azar.

Además de la información específica de la empresa, también debe haber una firma e información de contacto del remitente de la carta. Este suele ser un gerente de contratación o un representante de recursos humanos.

No se limite a incluir una firma genérica del director general o propietario de la empresa. El candidato debe poder hacer un seguimiento con un punto de contacto directo si tiene alguna pregunta sobre la oferta.

#4 – Incluya la descripción del trabajo y las expectativas

Una vez más, la carta de oferta no es un contrato de trabajo. Pero aún debe incluir información básica sobre el trabajo para establecer expectativas para el candidato.

Workable tiene más de 700 plantillas de descripción de puestos. Si bien muchas organizaciones confían en estas plantillas para las ofertas de trabajo abiertas, puede usar esas mismas descripciones en la carta de oferta.

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También querrá incluir información en la carta como:

  • Título completo del trabajo
  • Departamento
  • Breve descripción del rol.
  • Clasificación laboral (contrato, jornada completa, jornada parcial, etc.)
  • Tasa de pago (por hora, salario, comisión, etc.)
  • Dirección del sitio u oficina a la que se reportarán
  • Código de vestimenta

Mucha de esta información probablemente fue discutida durante la entrevista. Pero sigue siendo una buena idea incluir esos detalles en una carta de oferta formal. Esto ayuda a establecer expectativas claras para el candidato.

#5 – Agregue detalles de compensación e información de beneficios para empleados

Esta parte de la carta de oferta de trabajo realmente puede ayudarlo a destacarse de las ofertas de la competencia. Esta no solo es una forma de decirles a los posibles empleados cómo se les paga, sino que también es una forma de comercializar el negocio.

Al igual que en la sección anterior, mucho de esto puede ser un poco repetitivo en comparación con lo que incluyó en la lista inicial de trabajos abiertos. Pero recuerde, es probable que los candidatos se hayan postulado para varias otras empresas. Por lo tanto, es posible que sus detalles exactos no estén frescos en sus mentes.

Proporcione información relacionada con sus pólizas de PTO, seguro médico, seguro dental y de la vista, pólizas de licencia por enfermedad, bonificaciones, opciones sobre acciones, comisiones, seguro de vida, igualación de 401(k) y cualquier otro beneficio relacionado con el trabajo.

Si ofrece oportunidades de trabajo remoto u opciones de programación flexible, también puede incluir esa información en esta sección de la carta de oferta.

No necesita explicar los detalles granulares de todo en la carta de oferta. Esto eventualmente se formalizará con un contrato de trabajo o manual del empleado. Pero al menos debería mencionar la compensación y los beneficios en la carta.

Como mínimo, incluya la tasa de pago y los detalles del salario. Esta será probablemente la parte más importante de la carta para los candidatos.

#6 – Agregar términos de empleo

Es importante incluir una declaración repetitiva sobre el empleo a voluntad. Esto asegura que la carta de oferta no se malinterprete como un contrato de trabajo a largo plazo. Estos términos también lo ayudan con un escenario en el que puede finalizar una relación con el nuevo empleado en cualquier momento.

También debe mencionar que la oferta se basa en el cumplimiento de ciertas condiciones.

Por ejemplo, es posible que los candidatos aún deban someterse a verificaciones de antecedentes, exámenes de detección de drogas, NDA, acuerdos de no competencia y más.

#7 – Establezca una fecha límite

Cada carta de oferta de trabajo debe incluir la fecha en que se escribió y la fecha de vencimiento. Sin establecer una fecha límite, podría encontrarse con una situación complicada en la que el candidato responde un mes después de que el puesto ya se haya cubierto.

Obviamente, desea ocupar el puesto lo antes posible. Pero también debe comprender que el candidato puede tener otras obligaciones que cumplir antes de comprometerse.

Por ejemplo, es posible que estén trabajando en otro trabajo que requiera que den un aviso de dos semanas antes de irse. No querrás que sientan que los estás poniendo en una posición para dejar otra organización en malos términos.

Establezca la fecha de vencimiento al menos una semana o dos desde que se envió la carta. El candidato no necesariamente necesita comenzar a trabajar antes de esa fecha de vencimiento. Solo necesitan firmar y aceptar la oferta. La fecha de inicio siempre se puede retrasar para acomodar el horario del candidato, siempre que esté dentro de lo razonable.

#8 – Recopile una firma e inicie el proceso de incorporación

Después de enviar la carta de oferta, no moleste al candidato. Dales tiempo para revisar todo y tomar su decisión.

No se asuste si no ha recibido una respuesta dentro de unos días. La fecha de caducidad ya está en la carta. Si pasa esa fecha, puede comunicarse con un mensaje de seguimiento diciéndoles que le ofrecerá el puesto a otra persona si no responde.

Workable tiene capacidades de firma electrónica incorporadas, lo cual es ideal para cartas de oferta. El candidato puede firmar documentos y se le notificará sin tener que imprimir, escanear, enviar por fax o enviar nada por correo. Tampoco necesitará utilizar un software de firma de documentos de terceros.

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Puede iniciar fácilmente el proceso de incorporación directamente dentro de Workable después de que se haya firmado la carta de oferta. Continúe enviando al candidato otros documentos que deben firmarse, como formularios I-9 o formularios de autorización de verificación de antecedentes.

Próximos pasos

Ahora que ha enviado una carta de oferta de trabajo, debe tener paciencia. El paso final de esta guía no siempre ocurrirá de la noche a la mañana.

Pero una vez que el candidato se comprometa con el trabajo, deberá tomar algunas medidas adicionales para prepararlo para el éxito con su empresa. Asegúrese de incorporarlos a su sistema de recursos humanos. También deberá agregar nuevas contrataciones a su software de nómina.

Envíeles un manual del empleado tan pronto como sea posible. Incluso puede hacer esto antes de su primer día de trabajo. Si no tiene un manual o necesita ayuda para mejorar el que ya tiene, consulte nuestra guía completa de manuales para empleados.