9 sencillos pasos para crear un presupuesto de nómina

9 sencillos pasos para crear un presupuesto de nómina

Divulgación: este contenido es compatible con lectores, lo que significa que si hace clic en algunos de nuestros enlaces, podemos ganar una comisión.

Las empresas utilizan los presupuestos de nómina para pronosticar los gastos salariales para el próximo año. Estos presupuestos también incluyen gastos relacionados, como impuestos federales sobre la nómina, beneficios para empleados y gastos de horas extra.

Como tal, un presupuesto de nómina detallado y preciso ayudará a una empresa a administrar los gastos y tomar decisiones comerciales importantes.

Pero el proceso de establecer este presupuesto puede llevar mucho tiempo y ser complejo. Hay mucho que considerar al crear un presupuesto de nómina, por lo que lo dividiremos en pasos fáciles y manejables para usted.

Por qué vale la pena crear un presupuesto de nómina

Echemos un vistazo a los beneficios de crear un presupuesto de nómina:

La nómina es un gasto significativo

La nómina generalmente asciende al 20-30% de los ingresos brutos de la empresa. Constituye una parte importante del presupuesto general. Por lo tanto, es importante que administre minuciosamente el presupuesto de nómina.

Tanto el gasto excesivo como el gasto insuficiente en la nómina pueden causar problemas. Gastar en exceso reduce sus márgenes de beneficio, mientras que gastar menos de lo debido puede significar que no está fomentando el crecimiento. Después de todo, su presupuesto de nómina debería aumentar a medida que el negocio se expande.

Un presupuesto lo ayuda a mantenerse encaminado

Un presupuesto de nómina lo ayuda a mantener la salud financiera del negocio. En particular, tener un presupuesto que desglose adecuadamente cada gasto asociado con la nómina te ayudará a mantenerte dentro de tus límites.

Cuando se trata de decisiones clave, como si podrá hacer una nueva contratación o darle un aumento a alguien, sabrá exactamente si la empresa puede pagarlo o no.

Además, si necesita reducir gastos, tendrá una idea de dónde hacer recortes y/o cómo administrar los gastos de nómina de manera más eficiente.

Cumplirá con los requisitos legales

Proyectar los impuestos sobre la nómina y los beneficios de los empleados es una parte clave de la creación de un presupuesto de nómina, por lo que tendrá una comprensión sólida de los pagos obligatorios que debe realizar por adelantado.

Esto significa que puede asegurarse de tener los fondos disponibles para cumplir con estos requisitos legales. No hacerlo puede resultar en sanciones innecesarias. Por ejemplo, si presenta formularios trimestrales de impuestos federales sobre la nómina tarde, podría enfrentar una multa de hasta el 15% del impuesto no pagado.

La inversión necesaria para crear un presupuesto de nómina

Crear un presupuesto de nómina puede llevar mucho tiempo según su enfoque y el tamaño de la empresa. Hay mucha información para obtener, es decir, datos de empleados y registros de nómina.

La buena noticia es que puede acelerar este proceso utilizando un software de nómina, como Gusto.

9 sencillos pasos para crear un presupuesto de nomina
9 sencillos pasos para crear un presupuesto de nómina 2

Gusto ejecuta y realiza un seguimiento de la nómina automáticamente y ofrece otras funciones útiles, como la declaración de impuestos en su nombre. Puede acceder y descargar informes con toda la información que necesita para crear un presupuesto de nómina, como información de ganancias para cada empleado y totales de beneficios.

El software de nómina, por supuesto, requiere una inversión financiera. El paquete Core de Gusto cuesta un precio base de $39 por mes más $6 por mes por empleado.

Sin embargo, puede encontrar que vale la pena la inversión, ya que el software de nómina puede aumentar drásticamente la eficiencia. Esto es importante considerando el hecho de que muchos de los procesos involucrados en la nómina requieren mucha mano de obra si se llevan a cabo manualmente.

9 pasos para crear un presupuesto de nómina

Para crear un presupuesto de nómina, debe recopilar los datos correctos y realizar varias proyecciones significativas.

La verdad es que hay muchas variables que puede necesitar tener en cuenta. Pero una vez que sepa todos los elementos que necesita incluir en el presupuesto de nómina, estará seguro de hacerlo bien.

#1 – Lista de todos los empleados

Primero, haga una lista de todas las personas a las que paga la empresa. Esto incluye todos los diferentes tipos de puestos, incluidos los puestos remotos y temporales, así como los que trabajan en el sitio.

No olvides incluirte en la lista. Además, tenga en cuenta que es posible que desee mantener separados a los trabajadores contratados, ya que sus cálculos para estos trabajadores serán diferentes dado que no pagará impuestos ni beneficios por ellos.

A menos que sea una startup, es poco probable que tenga que hacer esta lista desde cero. Con suerte, tiene registros detallados de empleados disponibles y solo es cuestión de cotejar la información.

Muchas herramientas de recursos humanos almacenan registros de empleados. Algunos incluso le ahorrarán tiempo al ofrecer sistemas de autoservicio. En otras palabras, los empleados ingresan ellos mismos la información más actualizada en la base de datos.

#2 – Enumere los salarios base de los empleados

A continuación, deberá anotar la tasa de pago de cada miembro del personal y la cantidad de horas que trabajan cada mes. Use estas cifras para calcular sus ingresos mensuales y anuales proyectados. Si ya usa un software de nómina, puede optimizar el proceso extrayendo datos históricos.

Al calcular los salarios base, hay algunos aspectos adicionales a tener en cuenta para garantizar que sus estimaciones sean precisas para el próximo año:

  • Aumentos o aumentos de sueldo
  • Aumentos salariales obligatorios, por ejemplo, un salario mínimo más alto
  • Terminaciones previsibles, por ejemplo, empleados que se jubilan
  • Nuevas contrataciones o personal adicional que pueda ser necesario
  • Cambios en el horario del personal existente debido a cambios operativos

#3 – Calcular los gastos de horas extras

Considere cuidadosamente el número de horas extras para ser lo más preciso posible.

Algunas posiciones pueden requerir más tiempo extra que otras. También deberá tener en cuenta las fluctuaciones estacionales, así como los eventos que aumentarán las horas extra en el próximo año. Por ejemplo, podría haber un lanzamiento de un nuevo producto que requiera más horas de personal.

Cuando se trata de números, hay algunas cosas más que debe tener en cuenta. Según la ley federal, si un trabajador hace más de 40 horas en una semana, tiene derecho a un pago de 1.5x en sus horas extras.

También tendrá que buscar en los requisitos del estado. Algunos estados tienen un poco diferentes reglas de horas extras. Por ejemplo, en California, si los empleados trabajan más de 12 horas en un día o más de ocho horas en el séptimo día consecutivo, entonces tienen derecho al pago de doble jornada.

Además, puede haber políticas de la empresa con respecto al pago de horas extra o el pago de primas, es decir, tarifas más altas cuando los empleados trabajan horas o días no deseados.

#4 – Estimar Bonos y Comisiones si corresponde

Hay diferentes tipos de bonificaciones que puede necesitar tener en cuenta según la política de la empresa.

Las bonificaciones o comisiones basadas en el rendimiento, por ejemplo, para el personal de ventas, son difíciles de estimar ya que no están garantizadas. Lo mejor que puede hacer aquí es crear un promedio basado en el desempeño de un empleado en años anteriores, o lo que han logrado los empleados en un rol particular en años anteriores.

Otros tipos de bonos pueden ser bonos de vacaciones o anuales. Pueden basarse en la antigüedad. O en función de la cantidad de años que un empleado ha servido. Tendrás que mejorar las diferentes bonificaciones que ofrece tu empresa para asegurarte de no perderte nada del presupuesto.

#5 – Beneficios para empleados del proyecto

Es probable que haya beneficios obligatorios que deba incluir en el presupuesto. En el mayoría de estados, los empleadores deben cubrir el seguro de compensación para trabajadores. También existen otros requisitos en ciertos estados o incluso ciudades o condados, como el seguro de discapacidad o la licencia parental pagada.

Asegúrese de verificar las regulaciones estatales para cumplir con las normas. Y esté atento a cualquier nueva legislación.

También hay una serie de beneficios voluntarios que puede necesitar considerar dependiendo de la compañía. Estos pueden ser:

  • Un plan 401k
  • Seguro de vida
  • Seguro médico, dental y de la vista
  • Un Programa de Asistencia al Empleado (EAP)
  • Una cuenta de gastos flexibles (FSA)
  • Un Acuerdo de Reembolso de Salud (HRA)

#6 – Calcular los impuestos sobre la nómina

Todo empleador debe pagar impuestos federales sobre la nómina. Tenga en cuenta que también se pueden aplicar otros impuestos sobre la nómina estatales o locales.

Los pagos de impuestos sobre la renta, seguro médico y seguro social deben retenerse del salario del empleado cada mes y pagarse a las autoridades pertinentes.

Los empleadores también deben pagar su parte de los impuestos sobre la nómina (que no provienen de los salarios de los empleados), incluidas las contribuciones al seguro social, medicare, desempleo federal y desempleo estatal.

Las tasas de impuestos están sujetas a cambios, así que asegúrese de mantenerse actualizado.

Cuando se trata de presentar estos impuestos, si no quiere la molestia o le preocupa cometer errores, muchas herramientas de nómina, como Gusto, pueden calcular y presentar automáticamente los impuestos sobre la nómina en su nombre.

#7 – Totalice su presupuesto de nómina

Es posible que tenga una determinada forma de mostrar sus totales. Por ejemplo, puede estar utilizando una herramienta de presupuesto o un software de nómina o una combinación de los dos que harán los cálculos por usted y proporcionarán un informe. O tal vez esté usando una hoja de cálculo, tal vez basada en una plantilla.

De cualquier manera, necesita ver un desglose de los diferentes totales de gastos para que las personas adecuadas puedan utilizar la información para tomar decisiones comerciales inteligentes. Además del total general, incluya los totales de salarios brutos, horas extra, beneficios, bonificaciones e impuestos.

Cuando tenga los totales, es posible que desee agregar un porcentaje para gastos inesperados. Por ejemplo, puede haber una terminación inesperada o, como hemos visto recientemente, una interrupción debido a eventos globales.

#8 – Revise su presupuesto de nómina

El punto de referencia para los gastos de nómina es generalmente del 20 al 30% de los ingresos brutos de la empresa. Sin embargo, algunas industrias, como las industrias de servicios y hospitalidad, pueden tener un presupuesto de nómina del 50% que no disminuye las ganancias. Busque el presupuesto de nómina estándar para su industria para ver cómo se acumula su presupuesto.

Existen otras razones por las que es una buena idea comparar el presupuesto de nómina con las ganancias proyectadas. En primer lugar, podrá averiguar si puede permitirse nuevas contrataciones. Si hay espacio en el presupuesto para esto, es una gran ventaja, ya que las nuevas contrataciones pueden ayudar al crecimiento del negocio.

O, si el presupuesto de nómina proyectado es demasiado alto, tiene la capacidad de realizar cambios que tendrán un impacto durante el año fiscal. Por ejemplo, es posible que desee crear programas de incentivos para aumentar la productividad de los empleados o reevaluar las horas extra.

#9 – Seguimiento de los gastos de nómina

Debe realizar un seguimiento de sus gastos de nómina reales durante todo el año y compararlos con sus proyecciones. Ayudará a la empresa a mantenerse dentro de sus límites al considerar bonos, horas extra, etc.

Naturalmente, hay muchas otras razones para monitorear y mantener registros de la nómina. Por ejemplo, si es necesario que haya una auditoría. Y, por supuesto, sus registros lo ayudarán a crear el presupuesto de nómina para el próximo año.

La forma más fácil de mantener registros de nómina es usar una herramienta de nómina como Gusto. Realiza un seguimiento de las horas, el tiempo libre y los salarios de cada individuo, y mantiene automáticamente todos los registros para usted en un solo lugar.

Consejos finales para crear un presupuesto de nómina

Si desea crear y administrar el presupuesto de nómina como un profesional, estas son las últimas cosas que debe saber:

  • ¿Usar una agencia temporal para trabajadores temporales? No olvide incluir en el presupuesto sus salarios más los costos administrativos relacionados con el uso de la agencia.
  • Es posible que desee crear una estrategia de nómina documentada basada en el presupuesto. Por ejemplo, establezca una meta financiera (un aumento o disminución) para el presupuesto del próximo año.
  • Asegúrese de que cualquier cambio en los gastos de nómina sea sostenible y no tenga un efecto perjudicial en otros lugares. Por ejemplo, eliminar un bono de vacaciones anual al que están acostumbrados los empleados podría afectar gravemente la moral.
  • Deje a los trabajadores independientes y contratistas fuera del presupuesto de nómina. No tienen los mismos requisitos financieros que el resto del personal asalariado.

Próximos pasos

Una vez que haya creado y revisado su presupuesto de nómina, el siguiente paso es reunirse con las personas relevantes y pedirles que también lo revisen. Estos pueden ser el nivel C, el equipo de recursos humanos, la contabilidad y/o los jefes de departamento.

De esta manera, puede discutir e implementar cualquier cambio necesario. Luego, por supuesto, debe continuar manteniendo buenos registros y tratar de ceñirse a su presupuesto como se mencionó anteriormente.

Como estamos seguros de que sabe, los profesionales de recursos humanos ocupados tienen muchas tareas que realizar además de la administración de la nómina. Entonces, si desea simplificar aún más los procesos de recursos humanos, entonces puede estar interesado en nuestra guía del mejor software de recursos humanos. Le brindaremos información detallada sobre las herramientas que lo ayudarán a optimizar el reclutamiento, la gestión de recursos humanos, el PTO, la nómina, los informes y más.