La guía completa de las políticas de PTO

La guía completa de las políticas de PTO

Divulgación: este contenido es compatible con lectores, lo que significa que si hace clic en algunos de nuestros enlaces, podemos ganar una comisión.

Sus empleados necesitan tiempo libre. Ya sea debido a una enfermedad, una emergencia en el hogar o unas vacaciones muy atrasadas para evitar el agotamiento, no importa.

Al mismo tiempo, no querrás que empiecen a aprovechar estas hojas. La disciplina todavía necesita ser mantenida.

Tener políticas razonables de tiempo libre remunerado (PTO) lo ayudará a lograr el equilibrio adecuado.

A continuación, hemos reunido una guía completa de las políticas de PTO para ayudarlo a comprender el tiempo libre pagado y cómo hacer que funcione para que todos ganen.

Por qué las políticas de PTO son tan importantes

PTO significa tiempo libre pagado, y las políticas de PTO son diferentes de una política de licencia tradicional. No es una regulación obligatoria, como FMLA (Ley de licencia médica y familiar). La ley de los Estados Unidos no requiere que los empleadores proporcionen tiempo libre remunerado a sus empleados. Sin embargo, la mayoría de las empresas ofrecen al menos PTO a los empleados de tiempo completo, y es una expectativa razonable de los empleados potenciales.

PTO es un programa de licencia pagada que agrupa todo el tiempo fuera del trabajo en lugar de tener categorías separadas para enfermedad, vacaciones y otras necesidades personales. Piense en ello como establecer reglas y expectativas con respecto a las vacaciones pagadas, los días de enfermedad y el tiempo personal de todos sus empleados en un año calendario.

¿Debería tomarse el esfuerzo de redactar políticas de PTO para su negocio? Absolutamente.

A continuación se presentan algunas formas en que las empresas se benefician al crear políticas de PTO.

Mejores relaciones empleador-empleado

Tener tiempo libre hace que los empleados sean más felices y saludables y, por lo tanto, más productivos. Les da la autonomía para usar su tiempo como mejor les parezca, sin tener que pedir permiso, ni el suyo ni el de nadie más.

Básicamente, se trata de su empresa diciéndoles a los empleados que confía en ellos para que se tomen el tiempo libre que necesiten sin comprometer la calidad del trabajo.

El hecho de que los empleados no tengan que dar explicaciones también ayuda a generar confianza mutua entre usted y el empleado. No los encontrará mintiendo solo para tomarse un día libre adicional.

Absentismo Reducido

Probablemente la ventaja más significativa de una política de PTO es la reducción del ausentismo.

Todos hemos visto casos en los que los empleados se han ido al día siguiente después de que terminaron sus vacaciones porque estaban «enfermos».

El problema con estos «días de enfermedad» es que los empleados terminan utilizando un día de enfermedad que no ha sido aprobado por adelantado, lo que resulta en ausencias no programadas. Según la investigación, estas ausencias no programadas pueden costarle a una empresa un promedio de $2666 por empleado de tiempo completo por año. ¡Ay!

Afortunadamente, las políticas de PTO pueden ejercer control sobre este tipo de comportamiento y reducir el ausentismo. La investigación realizada por el Instituto Alexander Hamilton encontró que El 54 % de las empresas que cambiaron a un programa PTO combinado vieron una caída del 10 % en las ausencias no programadas.

Ahorra tiempo de recursos humanos

Los equipos de recursos humanos de las pequeñas empresas tienen toneladas de cosas en su plato. Son responsables de reclutar y contratar, mantener las relaciones con los empleados, garantizar el cumplimiento y mantener el negocio en funcionamiento en todo momento.

El seguimiento de las vacaciones pagadas tradicionales es otro elemento en su lista de tareas pendientes que puede llevar mucho tiempo. Imagínese perseguir a los empleados tratando de averiguar si usaron un día personal o si estaban enfermos el día anterior.

Esto no será un problema si decide implementar PTO. Estas políticas categorizan todos los tipos de permisos como uno solo, lo que simplifica considerablemente el trabajo de un gerente de recursos humanos.

Atrae Empleados

Una buena política de PTO puede ser un punto de venta masivo al contratar nuevos empleados o retener a los actuales.

Los beneficios juegan un papel importante en el paquete de compensación total de un empleado. Cuando brinda a los empleados la flexibilidad de un banco PTO, obtiene una ventaja en sus esfuerzos de contratación. Más empleados estarán interesados ​​en trabajar con usted.

Otros beneficios para el empleador incluyen una mayor rentabilidad y una mejor moral de los empleados.

Consejos rápidos para mejorar las políticas de PTO hoy

Aquí hay algunos consejos excelentes que puede implementar ahora para ayudarlo a crear una buena política de PTO pronto.

Piense desde la perspectiva del empleado

La fuerza laboral actual está compuesta principalmente por millennials y Gen-Z, que son conocidos por ser exigentes cuando se trata de trabajos.

Precisamente por eso debes tener en cuenta su punto de vista a la hora de crear una buena política de PTO, especialmente si quieres atraer talento de primer nivel. Si hay algo que les atrae a ambos es la flexibilidad laboral.

Los millennials permanecen más tiempo en trabajos que ofrecen más flexibilidad y mejores beneficios para los empleados. Trate de asegurarse de que su póliza cumpla con estas expectativas agrupando todos los diferentes tipos de PTO. Luego puede dar a los empleados la oportunidad de seleccionar el tipo de política de licencia que prefieren.

Una política de PTO flexible debe adaptarse a una fuerza laboral diversa al hacer provisiones para varios días festivos religiosos y nacionales y un día libre alternativo para, por ejemplo, una cita con el médico o un día de salud mental.

Asegure la claridad y la digestibilidad

Sus políticas de PTO deben estar claramente definidas y ser comprensibles. Los empleados no deben tener preguntas sobre lo que está permitido y lo que no después de pasar por ello.

Asegurarse de esto no solo lo protegerá de meterse en problemas, sino que también hará que los empleados estén más informados. Esto, a su vez, les ayudará a tomar mejores decisiones a la hora de tomarse un tiempo libre.

Escriba claramente su política de PTO y hágala detallada y accesible para todos los empleados de su empresa. Asegúrese de cubrir todos los tipos de empleados (a tiempo completo, a tiempo parcial) que tenga en la póliza.

Use el software de recursos humanos para administrar el PTO

Si tiene una pequeña empresa con un puñado de empleados, puede asumir el trabajo de realizar un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre. Pero cuando tiene 50 o más empleados en la mezcla, ser autosuficiente es un riesgo que no quiere correr.

Además, ¿por qué complicar las cosas innecesariamente?

Hoy tenemos a nuestra disposición un excelente software de recursos humanos y herramientas de seguimiento del tiempo que pueden calcular automáticamente el PTO obtenido y realizar un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre de sus empleados.

El software como BambooHR y Gusto siempre mantendrá a su personal informado, haciéndoles saber exactamente cuánto tiempo pueden descansar. Estas herramientas también pueden gestionar las solicitudes de los clientes en línea sin la participación del departamento de recursos humanos. Un excelente software de recursos humanos puede resolver muchos problemas y optimizar los procesos para los departamentos de recursos humanos de cualquier tamaño.

La guia completa de las politicas de PTO
La guía completa de las políticas de PTO 2

Póngase en contacto con sus empleados

Ya hemos establecido la importancia de ofrecer a los empleados tiempo libre remunerado.

Pero cuando se trata de redactar una política de PTO efectiva, debe tener una buena comprensión de su industria, sus empleados y, por supuesto, su empresa o cultura empresarial. Es la única manera de determinar qué estilo de política funcionará mejor para usted y sus empleados. No quieres algo genérico; lo ideal es que desee una política que tenga en cuenta las necesidades reales de su empleado.

Otra gran táctica al crear políticas de PTO es enviar una encuesta anónima a los empleados para pedirles su opinión. Las encuestas anónimas permiten comentarios honestos sin temor a represalias o ser señalado.

Esto lo ayudará a comprender cómo los empleados ven la cultura del tiempo libre en su organización y le brindará comentarios sobre lo que les gustaría ver en una política. Además, incorporar sus comentarios hará que los empleados se sientan valorados, lo que, a su vez, aumenta la moral y la motivación.

Estrategias a largo plazo para maximizar los resultados de las políticas de PTO

Ya sea que planee redactar un plan de PTO desde cero para una empresa nueva o desee actualizar una política existente para un negocio establecido, aquí hay algunas estrategias a largo plazo que lo ayudarán a mantenerse encaminado y garantizar mejores resultados.

Resuma la política en su manual del empleado

Suponga que ya tiene una política de PTO detallada y directa. ¿De qué sirve si sus empleados no lo leen?

Exactamente.

Dado que leer las políticas de la empresa no está exactamente en la lista de tareas pendientes de todos, debe pensar en formas de comunicar la política de licencia pagada de su empresa de manera efectiva. ¿La mejor forma de hacer eso? ¡Tu manual de empleado!

Diferentes empleados tienen diferentes mentalidades. Mientras que algunos quieren profundizar y comprender los aspectos técnicos de cómo funciona la política, otros solo están interesados ​​​​en cuánto tiempo pueden dejar de trabajar sin dejar de recibir su pago.

Es por eso que debe resumir la política de PTO en un párrafo digerible, de modo que cubra todos los puntos principales para mantener contentas a ambas partes. Siempre puede elaborar los detalles a continuación, permitiendo que los empleados decidan si quieren aprender más sobre un tema específico o no.

Asegúrese de utilizar términos sencillos y sencillos y evite la jerga tanto como sea posible. Aún mejor si puede compartir la política de su empresa sobre los pagos de PTO no utilizados en detalle para evitar confusiones.

Nota: Algunos estados requieren que los dueños de negocios compensen a los empleados por el tiempo de vacaciones no utilizado, pero no por el tiempo de enfermedad. Tenga esto en cuenta al redactar su política de PTO y asegúrese de revisar los requisitos de su estado.

Publicitar la Política para Atraer Candidatos

Como se mencionó anteriormente, tener una política de PTO puede ayudar a atraer empleados de alto rendimiento.

Los buscadores de empleo, especialmente los millennials, valoran el tiempo libre y aprecian las empresas que aseguran un buen equilibrio entre el trabajo y la vida. Es por eso que prefieren trabajar para empresas con una política de PTO amigable para los empleados.

Una vez que desarrolle su PTO, asegúrese de incluirlo cuando escriba las descripciones de trabajo en la sección Beneficios para empleados y muéstrelo con orgullo en la página de Carreras de su sitio web. Una política atractiva de PTO es parte de un paquete de compensación general.

Anime a los empleados a aprovechar al máximo el PTO

La mayoría de los empleados no están dispuestos a tomar vacaciones. Ya sea que quieran parecer dedicados a la alta dirección o que no puedan darse el lujo de tomarse un tiempo libre debido a una gran carga de trabajo, siguen trabajando las 24 horas del día sin temor a agotarse. Algunos empleados piensan que tomarse días de vacaciones los hace parecer menos productivos, poco confiables o incluso desleales.

Desafortunadamente, esta actitud solo hace que estén sobrecargados de trabajo, estresados ​​​​y sin vacaciones, lo que, a su vez, significa un desastre para su negocio.

Además, hay pruebas sólidas de que los estados que se toman tiempo libre del trabajo son realmente buenos para los empleados y la organización. Por ejemplo, un informe de 2017 publicado por la Asociación de Viajes de EE. UU. encontró que los empleados que toman vacaciones tienen más probabilidades de ser promovidos. Tomarse un tiempo libre también ayuda a disminuir el agotamiento y aumenta el bienestar mental.

La otra razón por la que los empleados pueden evitar tomarse un tiempo libre es la cultura laboral.

Piénselo: ¿Trabajar por la noche y los fines de semana es la norma en su empresa, y los empleados rara vez se toman tiempo libre? ¿Su gerente tampoco alienta a los miembros del equipo a tomar su tiempo libre pagado acumulado?

En caso afirmativo, es natural que sus empleados se sientan estigmatizados cuando se trata de cobrar su PTO.

Como propietario de un negocio, debe alentar a todos sus empleados a tomar su PTO. Anímelos a recargar sus baterías, refrescarse y rejuvenecer, y regresar al trabajo con renovado vigor para superar sus cuotas y cumplir con sus plazos. También debe alentar individualmente a los gerentes a tomar sus propias vacaciones y hacerles saber a sus equipos que definitivamente deberían usar el tiempo libre que ganan.

Una vez que haga esto, verá un cambio evidente en la cultura de su empresa y, con suerte, menos empleados estresados.

Invitar a la resolución de problemas de PTO

Si alguna vez se encuentra atrapado en una situación en la que demasiados empleados solicitan días libres al mismo tiempo, no entre en pánico.

Tienes unas cuantas opciones. En primer lugar, en lugar de decidir por sus empleados, puede alentarlos a llegar a una conclusión entre ellos. Por ejemplo, podrían tener una reunión rápida para determinar sus días libres y tener una superposición mínima.

Sin embargo, una mejor opción puede ser hacerles saber a sus empleados que la aprobación del tiempo libre se otorga por orden de llegada. Lo que elija, solo asegúrese de que esté incluido en su política escrita de PTO.

También es importante asegurarse de que está considerando cualquier circunstancia atenuante. Si un empleado tiene fiebre y necesita el día libre de repente, eso claramente no va a encajar en una política de orden de llegada.

Próximos pasos

En esta etapa, sabe todo acerca de las políticas de PTO: cómo funcionan, cómo mejorar las suyas y cómo obtener los mejores resultados de sus empleados.

Es hora de crear su propia política de PTO ahora o actualizar su política existente si ya tiene una. Asegúrese de fomentar el diálogo abierto y crear calendarios departamentales para evitar malentendidos y fomentar la retroalimentación mientras trabaja en su primer borrador.

¿Busca maximizar los niveles de productividad de su empresa? Consulte estas guías de Webinpixels donde reunimos el mejor software para agilizar los procesos del día a día: