La guía completa de manuales para empleados

La guía completa de manuales para empleados

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Si está cuestionando la importancia de un manual del empleado para su organización, piénselo de nuevo.

Un manual del empleado brinda a los empleados una descripción detallada de las políticas específicas de la empresa, los procedimientos clave, los beneficios y las pautas. Ayuda a establecer expectativas claras de lo que espera de sus empleados y define los derechos de los empleados al tiempo que establece sus obligaciones legales con ellos.

También brinda a los nuevos empleados una introducción crucial a su negocio, ayudándolos a comprender la misión y los valores fundamentales de su organización.

En esta guía de Webinpixels, cubriremos los detalles de un manual del empleado, ayudándolo a crear su primer documento o actualizar uno existente.

Por qué los manuales de empleados son tan importantes

Los manuales de empleados, o manuales de empleados, manuales de políticas y procedimientos, como quiera que los llame, son documentos «vivos» que ayudan a mejorar las prácticas comerciales y mantienen sus sistemas comerciales actualizados con los últimos mandatos legales.

Son necesarios tanto desde la perspectiva de los empleados como de los empleadores.

Si bien estos manuales generan consternación entre los empleados, ya que en su mayoría se concentran en una lista de cosas no hacer, también brindan acceso a una lista clara de cosas que pueden causar problemas a los empleados con la administración, así como instrucciones sobre las mejores prácticas específicas que deberán seguir para tener éxito en su empresa.

Desde la perspectiva del empleador, un manual es un documento bien escrito que ayudará a protegerlos de conflictos y posibles litigios. Además, estos manuales también hacen un excelente trabajo para mantener a los empleados bajo control y al día.

Los manuales de los empleados deben redactarse de manera que respalden el cumplimiento de los recursos humanos para ayudar a mitigar los riesgos que podrían conducir a acciones legales costosas en el futuro y, por lo tanto, proteger la reputación y los resultados de su empresa.

Aquí hay una lista de un vistazo de lo que un manual del empleado bien elaborado puede hacer por su negocio:

  • Detalle su declaración de visión y misión, así como sus valores fundamentales
  • Describir las políticas y expectativas de la empresa.
  • Reforzar las políticas de la empresa mediante la creación de un marco para guiar la gestión y el liderazgo
  • Establezca expectativas para el desempeño y la conducta de los empleados, e incluso aborde las expectativas de los empleados.
  • Minimizar riesgos y conflictos

Además, los manuales de empleados bien redactados pueden contribuir a una cultura empresarial positiva para ayudar a que su negocio prospere. Tener reglas y regulaciones establecidas creará un entorno en el que todos los empleados se sientan respetados, manteniéndolos comprometidos y motivados.

Consejos rápidos para mejorar los manuales de los empleados

Los manuales de empleados deben contener todo lo que un empleado necesita saber para trabajar en su organización. Es por eso que debe redactar el documento de una manera fácil de leer y digerible, independientemente de cualquier jerga necesaria, para que los empleados sepan exactamente lo que contiene.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a hacer que su manual del empleado sea más efectivo:

Mantenlo simple y atractivo

A menos que tenga antecedentes legales, los manuales de empleados pueden ser, a falta de una palabra mejor, aburridos.

Dado que un manual trata sobre la misión y la visión de su empresa, junto con varias reglas y regulaciones, es probable que sus empleados no superen las primeras líneas, especialmente las partes que detallan las leyes.

Esto anularía el propósito de tener un manual del empleado en primer lugar. Esta es la razón por la que debe cambiar un poco las cosas para aumentar la legibilidad, algo que se puede hacer manteniendo su manual simple y atractivo.

Trate de presentar el documento de una manera divertida e innovadora, sin usar jerga legal o un tono demasiado serio. Escriba en un lenguaje sencillo para que sus empleados puedan entender incluso los conceptos más complejos sin esfuerzo.

Hazlo visualmente atractivo

Sí, el atractivo visual es importante incluso para los documentos internos.

Su manual del empleado no necesita ser solo fragmentos de texto. Puede agregar imágenes para ilustrar conceptos complejos, así como usar fotos de su personal para sentirse más familiarizado.

Además de las imágenes, el formato es igualmente importante para aumentar el atractivo visual.

Debe usar muchos títulos, subtítulos, viñetas y saltos de párrafo para que el contenido sea más digerible. A los empleados les resultará más fácil leer las diferentes secciones, además, si desean buscar una sección específica en el manual más adelante, podrán encontrarla en un santiamén.

Recomendamos encarecidamente incorporar humor. Eso sí, no lo fuerces. Solo inclúyelo si encaja de forma natural.

Que sea breve

¿Disfrutas leyendo páginas y páginas de un documento interminable?

Exactamente. Sus empleados sienten lo mismo acerca del manual.

En esencia, el manual del empleado tenía la intención de transmitir información crucial a los empleados. ¡Así que es importante que un empleado realmente lo lea! Pero como la mayoría de las cosas, cuanto más largo sea el manual, menores serán las posibilidades de que un empleado realmente lo complete.

Las políticas que agregue al manual deben ser solo instantáneas o resúmenes de las políticas más largas. Manténgalo breve y al punto. Además, no incluya políticas que no correspondan. ¿Cuál es el punto, verdad?

Verá, los manuales de los empleados no son un documento único para todos. Tienes que averiguar si las leyes específicas se aplican a tu negocio. Si no es así, la ley no debe incluirse en su manual.

Por ejemplo, la Ley de licencia médica y familiar (FMLA) menciona que si un empleado solo tiene una ubicación y menos de 50 empleados, el empleador no está cubierto por la FMLA (salvo algunas circunstancias especiales). Por lo tanto, no es necesario incluir una política FMLA en su manual del empleado si solo tiene 32 empleados.

Aprovéchelo como una herramienta de comunicación

Un manual puede ser un gran medio para comunicarse con sus empleados.

Sin embargo, para hacer esto, debe explicar lo que espera de sus empleados en lugar de llenarlo con términos legales y declaraciones de misión y visión de su empresa. También debe cubrir lo que los empleados pueden esperar de usted. Debe sentirse como una conversación sin esfuerzo entre el empleado y el empleador.

La mejor manera de asegurar esto es evitar un tono autoritario. Trate a sus empleados como adultos que son socios en el éxito de su empresa. También debe asegurarles que la gerencia siempre está ahí para ayudarlos cuando sea necesario.

También debe alentar a los empleados a que se acerquen a usted directamente si tienen alguna pregunta o desean aclaraciones, incluso si tienen el manual. La idea es hacer que se sientan bienvenidos, no alienados.

Hacer actualizaciones periódicas

Como se mencionó anteriormente, los manuales de los empleados son documentos vivos. Por lo tanto, puede cambiarlos según sea necesario para mantenerse al tanto de las tendencias y los tiempos.

Recomendamos hablar con sus empleados actuales, personal de recursos humanos, compañeros y abogados que estarán aquí para realizar actualizaciones periódicas. Una buena regla general es revisar el documento al menos una vez al año.

Estrategias a largo plazo para escribir manuales para empleados

En esta sección, discutiremos estrategias a largo plazo para ayudarlo a escribir un buen manual del empleado para su organización.

Desarrolle una visión clara para su manual

Antes de comenzar a trabajar en su manual, debe tener una visión clara de lo que debe decir el documento, cómo lo dirá y qué temas incluirá.

Para esto, necesitará respuestas a algunas preguntas importantes que pueden ayudar a definir y encontrar la política y la cultura de la empresa. Aquí hay una lista de preguntas perspicaces para comenzar:

  • ¿Cuántas horas debe trabajar un empleado para ser considerado tiempo completo? ¿Desea agregar empleados a tiempo parcial a su fuerza laboral?
  • ¿Cómo será el ciclo de pago de su organización? ¿Con qué frecuencia se les pagará a sus empleados?
  • ¿Desea ofrecer métodos de pago mediante depósito directo o pago con cheque?
  • ¿Qué beneficios obtendrán sus empleados?
  • ¿Quiere que sus empleados firmen un NDA? En caso afirmativo, ¿por qué es necesario?
  • ¿Cuál es el código de vestimenta oficial de su empresa?
  • ¿Quieres implementar una política de redes sociales?
  • ¿Cómo será su política de tiempo libre pagado?
  • ¿Cuáles son los pros y los contras más importantes que deben conocer los empleados?

Aunque responder preguntas como estas llevará tiempo, lo ayudará a prepararse (y a su empresa) para el éxito.

Esbozar un borrador del manual

Su manual del empleado debe incluir la declaración de la misión de su empresa, el descargo de responsabilidad contractual, la declaración de igualdad de oportunidades de empleo y la declaración de empleo a voluntad (cuando sea necesario). También es importante mencionar el propósito del manual del empleado y proporcionar información general sobre la empresa.

Además de lo anterior, tiene derecho a decidir qué temas adicionales incluir. En general, es mejor considerar los mandatos legales de las leyes federales y estatales que afectan a los empleados, como las leyes antidiscriminatorias COBRA, FMLA, ADA y EEOC.

No comunicar los mandatos legales puede generar confusión e incumplimiento de las leyes, algo que desea evitar a toda costa.

Detalla claramente las horas de trabajo, la compensación y los beneficios

Dado que un manual del empleado está hecho para los empleados, debe asegurarse de incluir todo lo que necesitan saber para ser productivos en su empresa. Esto incluye detallar la compensación y los beneficios, las horas de trabajo y las licencias.

También debe ser lo más claro posible. Por ejemplo, si a sus empleados se les paga por hora, asegúrese de mencionar cómo registrará sus horas. Recomendamos encarecidamente utilizar un software de incorporación confiable que ofrezca funciones de seguimiento de tiempo, entre una serie de otras características.

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El software de seguimiento de tiempo de ADP Workforce Now es una herramienta fácil de usar para programar y administrar el tiempo y la asistencia, características que seguramente ayudarán a su organización a ahorrar dinero y mejorar la productividad.

Cuanto más específico sea sobre estas cosas en su manual, mejor será para sus empleados.

Resalte la cultura de su empresa y mencione cómo los empleados pueden mantenerla

La cultura de la empresa se refiere a un «conjunto de valores, objetivos, actitudes y prácticas compartidos que caracterizan a una organización», según la definición de Builtin.

Y sí, es tan importante como parece. De hecho, no encajar en la cultura de la empresa es uno de los motivos más comunes para despedir empleados.

Es por eso que no debe hacer que sus empleados adivinen cuál es la cultura de su empresa. En su lugar, debe ser explícitamente claro al mencionar los valores fundamentales de su empresa y el espíritu compartido que impulsa todas las acciones en el lugar de trabajo.

Además, explicar la cultura de la empresa en el manual también facilita el proceso de incorporación. Los nuevos empleados sabrán qué esperar cuando se unan a su empresa y cómo pueden encajar en ella. Incluso los empleados existentes recordarán los valores fundamentales al leer declaraciones explícitas sobre la cultura de su empresa.

También debe incluir sugerencias para ayudar a los empleados a mantener la cultura de la empresa.

Resuelva todas las preocupaciones legales

Una vez que complete su manual del empleado, debe contratar a un abogado para que revise el lenguaje y aclare cualquier inquietud legal. Hacer esto salvará a su empresa de demandas y, por lo tanto, le ahorrará mucho dinero.

Un abogado también se asegurará de que el manual incluya todas las políticas legalmente requeridas, como las políticas locales, estatales y federales.

Es particularmente importante cumplir con las disposiciones de la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA), que fueron diseñadas para proteger a los empleados. Su manual del empleado debe cumplir con toda su compilación de normas legales e ilegales.

Solicite comentarios de los empleados

Una vez que redactó el manual del empleado, páselo a algunos de sus empleados de confianza para recibir comentarios.

Esto tiene sentido ya que sus empleados están en mejores condiciones para decirle si su manual es fácil de entender y explica conceptos complejos en términos sencillos.

Pida a los empleados que le den su opinión sobre el contenido del manual. También debe alentarlos a señalar las preocupaciones comunes de los empleados que pueden haberse omitido. Obtener retroalimentación es la mejor manera de identificar las áreas que necesitan mejoras para que su manual sea aún más efectivo.

Con base en los comentarios que recibe de los empleados, puede determinar si su manual finalmente está listo para implementarse.

Próximos pasos

Una vez que redacte y publique su manual del empleado, asegúrese de que todos en su organización obtengan sus copias.

Pídales que revisen todo el documento detenidamente y anímelos a acudir a usted, oa los gerentes, si tienen alguna duda o desean aclaraciones. Hágales sentir que la gerencia siempre está ahí para ayudarlos.

¿Quiere administrar a sus empleados de manera efectiva para acelerar sus niveles de productividad? Aquí hay algunas guías de Webinpixels que pueden ayudar: