La guía completa del impuesto sobre la nómina

La guía completa del impuesto sobre la nómina

Divulgación: este contenido es compatible con lectores, lo que significa que si hace clic en algunos de nuestros enlaces, podemos ganar una comisión.

Los impuestos sobre la nómina son un término general que incluye todos los impuestos pagados sobre los salarios de los empleados, desde la Ley Federal de Contribución al Seguro (FICA) hasta los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Tan pronto como contrate a su primer empleado, será responsable de deducir parte de su salario para pagar impuestos específicos en su nombre.

Pero los impuestos sobre la nómina pueden ser confusos.

Muchos dueños de negocios no tienen idea de cómo funciona el impuesto sobre la nómina, lo que resulta en incumplimiento y fuertes sanciones. El cumplimiento es extremadamente importante, por lo que hemos creado esta guía para ayudarlo a comprender los impuestos sobre la nómina: qué son, cómo funcionan y cómo presentarlos.

Por qué los impuestos sobre la nómina son tan importantes

En primer lugar, los impuestos sobre la nómina son impuestos por los gobiernos federal, estatal y local y representan 23.05% de sus ingresos totales.

Esto la convierte en la segunda mayor fuente de ingresos del gobierno y, por lo tanto, en un componente crítico del sistema tributario de los Estados Unidos. El gobierno utiliza el dinero de los impuestos para financiar diversas actividades y garantizar el bienestar de los ciudadanos.

Por ejemplo, la parte de los impuestos FICA que se dedican al Seguro Social se utiliza para financiar el programa de Seguro de Vejez y Sobrevivencia y Seguro de Invalidez (OASDI). En virtud de este, los jubilados, las personas con discapacidad y sus familias reciben un ingreso mensual para mantenerse. Por contexto, los impuestos sobre la nómina son la principal fuente de financiamiento para estos programas, y representan el 88 % de todas las entradas a los fondos en 2019.

Además, el dinero de los impuestos sobre la nómina ayuda a mantener a flote los programas de seguro social como el Seguro Social y Medicare, asegurando que estos programas continúen brindando beneficios a quienes los necesitan.

Consejos rápidos para mejorar los impuestos sobre la nómina hoy

A continuación, analizaremos algunos consejos fáciles para ayudarlo a pagar con éxito los impuestos sobre la nómina. Vamos a ver.

Comprenda lo que funciona mejor para usted

Puede administrar los impuestos sobre la nómina de los empleados y garantizar el cumplimiento de muchas maneras: usted mismo, contratando a un profesional de impuestos, obteniendo un servicio de nómina. Tienes que averiguar qué método funciona mejor. para ti.

  • Haga sus impuestos usted mismo. Usted mismo asume la responsabilidad de completar los impuestos de sus empleados. Debe revisar manualmente el formulario de impuestos W-4 de cada empleado y calcular las asignaciones. Luego, consultará las tablas de ingresos y hará algunos cálculos básicos para calcular la cantidad correcta de dinero de los impuestos después de considerar las retenciones de impuestos sobre la nómina estatales y federales. Si tiene tres empleados o menos, esto podría funcionar y no tomar demasiado tiempo.
  • Contratar los servicios de un profesional de impuestos. Los profesionales de impuestos tienen lo que muchos dueños de negocios no tienen: pericia y experiencia. Pueden guiarlo a través de cada paso para calcular y presentar sus impuestos sobre la nómina. Esto no solo puede ser más conveniente para usted, sino que también reduce la posibilidad de errores. Sin embargo, contratar a un profesional de impuestos es más costoso que hacer sus propios impuestos.
  • Obtenga un servicio de nómina. Los servicios de nómina son empresas de procesamiento de nómina de terceros que se encargan por completo del procesamiento de la nómina y el cumplimiento tributario. Registrarse en un servicio de nómina automatizará un proceso manual de cálculo y declaración de impuestos. Discutiremos esto con más detalle en nuestro próximo punto.

Automatice los impuestos de nómina

Calcular el impuesto sobre la nómina manualmente puede ser engorroso y propenso a errores.

Además, si calcula, paga y declara incorrectamente sus impuestos sobre la nómina, puede meterse en muchos problemas. El IRS o las agencias estatales pueden imponer fuertes multas o sanciones si lo encuentran culpable de pagar menos impuestos. O puede tener problemas con el cumplimiento laboral si toma demasiado dinero de los cheques de pago de los empleados para impuestos.

Afortunadamente, puede usar una solución de nómina en línea para calcular automáticamente sus impuestos sobre la nómina en su nombre.

Si bien hay muchas opciones en el mercado, recomendamos Gusto. Puede calcular automáticamente y presentar sus impuestos sobre la nómina con las agencias necesarias.

Después de la configuración inicial, puede poner la nómina en piloto automático, lo que le quitará la responsabilidad de calcular y declarar impuestos. Además, Gusto también es muy seguro, fácil de usar y puede ejecutar su nómina en unos minutos.

La guia completa del impuesto sobre la nomina
La guía completa del impuesto sobre la nómina 2

Gusto tiene cuatro opciones de precios:

  • Solo contratista: $0 por mes + $6 por contratista por mes
  • Básico: $39 por mes + $6 por empleado por mes
  • Completo: $39 por mes + $12 por empleado por mes
  • Conserje: $149 por mes + $12 por empleado por mes

Si no ha contratado empleados permanentes de tiempo completo, es posible que solo necesite el plan de Contratista. El plan Core incluye las opciones de nómina de servicio completo, administración de beneficios de salud, autoservicio para empleados, integraciones y beneficios. Complete tiene todo eso, además de depósito directo al día siguiente, seguimiento de tiempo y proyectos, administración de tiempo libre pagado, herramientas de contratación e incorporación, y más. Como su plan de más alto nivel, Concierge tiene todas las funciones de los otros planes e incluye profesionales de recursos humanos certificados para ayudarlo, un centro de recursos de recursos humanos, alertas de cumplimiento y soporte de primer nivel.

Gusto es un competidor principal en la industria de la nómina y encabeza nuestra lista del mejor software de nómina. Otros contendientes principales incluyen OnPay y ADP. Consulte nuestra guía de compra y las revisiones de las siete mejores opciones de nómina para encontrar la que mejor se adapte a su empresa. Si solo desea opciones de nómina en línea, ¡también lo tenemos cubierto!

Manténgase actualizado con las últimas tasas de impuestos sobre la nómina

Debe conocer las tasas de impuestos sobre la nómina más recientes, independientemente de si hace sus impuestos usted mismo, contrata a un profesional de impuestos o utiliza una solución de nómina en línea.

La mejor manera de conocer la tasa actual de impuestos sobre la nómina es la del IRS. Publicación 15 (Circular E) – La Guía Tributaria del Empleador. Esta guía se actualiza anualmente, por lo que siempre tendrá acceso a las últimas tablas de retención y tasas impositivas para calcular su impuesto federal sobre la renta, FUTA y FICA.

Estas son las tarifas para el año fiscal en curso:

  • El empleador y el trabajador aportan cada uno el 6,2% a la Seguridad Social. Por lo tanto, el total es 12.4% a un monto máximo de ganancias imponibles de $137,700.
  • El empleador y el empleado aportan cada uno un 1,45 % para Medicare, lo que hace un total del 2,9 %. Sin embargo, hay algunas reglas: los empleados que ganan más de $200.000 tienen que pagar un 0,9% adicional. Los patrones no serán responsables de aportar ninguna cantidad extra para dichos empleados.
  • FUTA se establece en 6%, con ganancias imponibles máximas de $7,000. Pero si un empleado paga su impuesto SUTA a tiempo, puede recibir hasta un 5.4% de reducción. Esto reduce drásticamente la tasa de impuestos FUTA a 0.6%.
  • Los impuestos locales también son aplicables. Como estos impuestos son exclusivos de cada localidad, deberá determinar cuánto impuesto debe pagar poniéndose en contacto con las autoridades locales.
  • El impuesto estatal sobre la renta y las tasas SUTA son específicas del estado.

Si esto parece abrumador, no se preocupe.

El IRS y otras autoridades fiscales le darán declaraciones que muestran qué tasas se aplican a su empresa y qué calendarios de pago e informes debe seguir al registrar su empresa.

Conozca sus plazos de pago de impuestos sobre la nómina

Dependiendo de su negocio, deberá depositar los pagos de impuestos al IRS mensual o quincenalmente. También es posible que deba presentar declaraciones de impuestos trimestrales y otra documentación requerida según los plazos del IRS.

Aunque los plazos de pago de impuestos estatales suelen seguir el cronograma del IRS, aún debe verificar con las autoridades de su estado para estar seguro. Realmente no querrás perder ningún plazo en este caso.

Si está haciendo sus propios cálculos de impuestos, asegúrese de poner un recordatorio en su calendario para las fechas límite. Si contrata a profesionales de impuestos, ellos se encargarán de cumplir con los plazos. Y si está utilizando un software de nómina, normalmente tendrá recordatorios configurados para usted o lo hará automáticamente.

Evite errores comunes de impuestos sobre la nómina

La declaración de impuestos es un trabajo serio y no hay lugar para errores. Es por eso que debe tener cuidado y verificar dos veces para evitar cometer errores comunes al calcular y presentar sus impuestos. Aquí hay dos problemas con los que puede encontrarse:

  • Clasificando erróneamente a sus empleados. Puede tener empleados de tiempo completo o de medio tiempo, así como contratistas y autónomos. Pero cuando se trata de impuestos, los empleados reciben un trato diferente que los contratistas y trabajadores independientes. Si los clasifica incorrectamente, corre el riesgo de ser responsable de todos los impuestos atrasados.
  • Error en su EIN. EIN significa Número de identificación de empleado y es un número de nueve dígitos emitido por el IRS para identificar su empresa a efectos fiscales. Incluso un pequeño error tipográfico en su EIN puede ser desastroso. Los EIN son temporales cuando se emiten durante el proceso de solicitud. Esto puede ser un problema si está declarando impuestos en un estado que requiere un EIN permanente. ¿Querer aprender más? Consulte nuestro artículo 3 sencillos pasos para obtener un EIN para saber cómo solicitar un EIN.

Estrategias a largo plazo para el impuesto sobre la nómina

La mejor manera de evitar cometer errores al calcular y presentar los impuestos sobre la nómina es comprender cómo funciona el proceso, sus responsabilidades y enseñar a sus empleados qué esperar. Aquí hay una mirada más profunda a esas estrategias a largo plazo para ayudarlo a tener éxito:

Comprenda cómo funcionan los impuestos sobre la nómina

Los empleados y los empleadores pagan impuestos sobre la nómina en el Sueldo bruto cada empleado recibe. Entonces, si un empleado recibe $ 1000 y el impuesto sobre la nómina es del 10%, su ingreso neto se reducirá a $ 900 después de deducir el impuesto.

Cada empleado puede ver sus deducciones de nómina individuales en sus talones de pago, que también les muestra la cantidad de horas trabajadas y la tarifa por hora. Los talones de pago de los empleados también deben cubrir otra información crítica con respecto a cada deducción, incluidos el Seguro Social, Medicare y los impuestos sobre la renta federales, estatales y locales.

Luego, el empleador deduce elementos no tributarios del cheque de pago de cada empleado. Esto puede incluir seguro médico, contribuciones 401(k) y otros beneficios para empleados.

Finalmente, después de hacer todas las deducciones necesarias, el empleado recibe su cheque de pago que contiene el importe neto.

Nota: El gobierno generalmente basa los impuestos sobre la nómina en la cantidad bruta ganada por un empleado. Pero la mayoría de los impuestos sobre la nómina no hacen ningún ajuste por deducciones. Los impuestos sobre la nómina del empleador tampoco aparecen en los cheques de pago de los empleados, según el tamaño del cheque de pago del empleado.

Conozca sus responsabilidades de nómina

Como empleador, tendrá varias responsabilidades de nómina. Éstos incluyen:

  • Conocer su retención de IRPF y otros impuestos laborales.
  • Depositar todos los impuestos sobre la nómina según un programa de depósito fijo. Sin embargo, hay una excepción para los empleadores muy pequeños.
  • Preparar informes trimestrales sobre sus impuestos laborales que cubren la retención del impuesto sobre la renta y FICA.
  • Envío de informes anuales sobre el pago de impuestos de los empleados a los empleados y la Administración del Seguro Social.
  • Mantenerse al tanto de sus informes FUTA anuales y de los informes a nivel estatal.

También es posible que deba retener montos de los cheques de pago de sus empleados, como embargos para cubrir la manutención de los hijos o montos de aplazamiento de salario electivo. Recuerde, estas deducciones hacer no entrar en los impuestos sobre el empleo.

Eduque a sus empleados sobre los impuestos sobre la nómina

Los empleados a menudo se sorprenden al ver un cheque de pago más bajo de lo que esperaban, especialmente los empleados primerizos.

Es posible que los nuevos en la fuerza laboral no sepan que su salario neto siempre será más bajo que su salario por hora o salario. Si bien los empleados deben completar un Certificado de retención del empleado del Formulario W-4, la terminología del formulario puede resultarles confusa.

Como empleador, es su trabajo educarlos sobre cómo funcionan los impuestos sobre la nómina para evitar cuellos de botella y eliminar la confusión.

Cree un documento simple que explique los impuestos sobre la nómina, incluida la cantidad de impuestos que retendrá de cada cheque de pago. Asegúrese de que la información complementaria que proporcione a los empleados esté en un inglés sencillo y sea fácil de entender.

La idea aquí es responder a todas las preguntas que puedan tener con respecto a sus cheques de pago.

Próximos pasos

Después de la nómina viene la garantía del cumplimiento.

Como se mencionó, le recomendamos encarecidamente que obtenga una solución moderna de nómina en línea para automatizar sus impuestos sobre la nómina y cumplir con todas las leyes, normas y reglamentos aplicables. Gusto es nuestra recomendación número 1, pero también puede considerar otras opciones consultando nuestra mejor guía de software de nómina.

También puede consultar nuestros otros artículos relacionados con la nómina aquí: