Divulgación: este contenido es compatible con lectores, lo que significa que si hace clic en algunos de nuestros enlaces, podemos ganar una comisión.
Las empresas de todo el mundo, de todos los tamaños e industrias, tienen una cosa en común: el papeleo. Hay docenas de formularios, registros, documentos fiscales y otros registros corporativos que deben organizarse y mantenerse durante años.
Esta guía detallada le explicará todo lo que necesita saber sobre el mantenimiento de registros corporativos.
La mayoría de los registros corporativos contienen información crucial sobre su empresa y sus operaciones. Esto comienza durante el proceso de formación con sus artículos de incorporación y continúa con declaraciones de impuestos, estatutos corporativos, actas de reuniones, libros de contabilidad y mucho más.
Las corporaciones están obligadas por ley a mantener registros corporativos detallados. El incumplimiento de estas leyes puede generar importantes repercusiones legales, multas, sanciones y otros problemas de cumplimiento.
Aparte de su obligación legal de mantener registros corporativos, un buen mantenimiento de registros corporativos ofrece un valor práctico para cualquier operación. Por ejemplo, los registros corporativos pueden ayudarlo a rastrear y monitorear la trayectoria de su negocio año tras año. Puede consultar las declaraciones de impuestos del pasado para ayudarlo con las declaraciones de impuestos en el futuro.
El mantenimiento de registros corporativos también mantiene el “velo corporativo”. Este término se utiliza para describir la separación de activos entre la corporación y sus miembros.
Otra razón por la cual es importante mantener un buen registro corporativo es para probar el cumplimiento de varias regulaciones por parte de su empresa. Los registros precisos y organizados pueden protegerlo a usted y a su corporación en caso de una auditoría o una demanda.
Si planea vender su negocio, emitir nuevas acciones o recaudar capital de inversionistas externos, los compradores e inversionistas también querrán revisar sus registros. En última instancia, esto puede ayudarlo a aumentar el valor de su negocio a través de una lente de terceros.
Hay muchos otros ejemplos específicos de operaciones en los que podría necesitar mostrar sus registros corporativos, que incluyen:
La lista sigue y sigue, y los registros varían para cada uno. Por ejemplo, un prestamista o proveedor puede querer ver los registros relacionados con su historial de ventas, mientras que un mediador que maneja una disputa de accionistas necesitaría estatutos corporativos y actas de reuniones.
Cuando surgen este tipo de eventos, no desea estar luchando para encontrar un formulario o documento específico; todo debe estar organizado y ser de fácil acceso.
Esto es especialmente cierto si el documento que necesita encontrar es de hace varios años.
Aquí hay un sencillo caso de estudio que muestra la importancia de un buen mantenimiento de registros corporativos. El ejemplo involucra a una empresa llamada «Clever Cloud», que se incorporó en 2010. Después de la incorporación, la empresa registró un dominio y una marca registrada en el mismo año.
Estos registros resultaron útiles una década más tarde, cuando la empresa se vio envuelta en un juicio y necesitaba defender su marca comercial y dominio de una empresa que operaba en otro país.
Si estos registros corporativos no se hubieran mantenido durante más de diez años, el resultado podría no haber sido tan favorable para Clever Cloud.
El mantenimiento de registros corporativos puede parecer desafiante o intimidante, especialmente con tantas cosas de las que hacer un seguimiento. Pero esto es mucho menos abrumador cuando sigue los consejos a continuación.
Todas estas tareas rápidas son fáciles de implementar, por lo que puede comenzar con un buen mantenimiento de registros corporativos de inmediato.
No debería ser un juego de adivinanzas cuando se trata de lo que se debe guardar y lo que se puede tirar. Así que comience por crear una lista de todos los registros que necesita mantener y cuánto tiempo debe mantenerlos.
Los requisitos exactos variarán de una corporación a otra, pero aquí hay una lista general para comenzar:
Una vez más, esta no es una lista completa. Es posible que su corporación necesite mantener algunos registros adicionales en función de situaciones específicas. En otros casos, es posible que su corporación no necesite mantener todo lo mencionado anteriormente.
En caso de duda, aquí hay una forma sencilla de decidir si un documento debe conservarse o no. Pregúntese si el registro se solicitaría en una auditoría o juicio. Si la respuesta es sí, manténgalo.
En términos de cuánto tiempo deben conservarse sus registros, el IRS generalmente recomienda conservar las cosas de tres a siete años. Pero es mejor estar seguro y guardar las cosas por más tiempo solo para estar seguro.
Mantener registros corporativos físicos puede ser un desafío, especialmente a gran escala. La organización y el archivo manual simplemente no son eficientes, y es difícil encontrar lo que busca cuando llega el momento.
Esto es cada vez más difícil para las corporaciones que están dispersas en múltiples ubicaciones. ¿Qué pasa si un documento que necesita está en otro estado? Ir allí usted mismo o pedirle a alguien que localice el archivo por usted no es muy práctico.
Es más probable que las cosas se extravíen o se pierdan si mantiene registros manuales. Las copias impresas también son vulnerables a incendios, inundaciones, robos y otros desastres fuera de su control.
Rubex de eFileCabinet es una de las mejores soluciones a considerar en esta categoría.
Rubex resuelve la gran mayoría de los puntos débiles para el mantenimiento de registros corporativos porque es versátil en muchas categorías. Puede usarlo para administrar registros de contabilidad, recursos humanos, seguros, legal y más.
Es un sistema de gestión de documentos todo en uno que es seguro y fácil de buscar archivos específicos. Lo mejor de todo es que puede acceder a sus registros corporativos desde cualquier lugar.
En última instancia, puede utilizar otras herramientas digitales para mantener registros específicos. Por ejemplo, puede mantener registros de contabilidad e información fiscal almacenados en su software de contabilidad. Los registros de empleados y de nómina se pueden almacenar en su software de recursos humanos.
Pero para documentos misceláneos y registros corporativos, Rubex hace el trabajo.
Más allá del IRS, la gran mayoría de los requisitos de mantenimiento de registros corporativos se rigen a nivel estatal. Estas regulaciones varían de un estado a otro, por lo que es importante que comprenda exactamente lo que se requiere en su ubicación.
Por ejemplo, muchos estados exigen que los registros se mantengan en una dirección comercial principal. Es posible que su agente registrado deba mantener algunos de sus documentos de incorporación.
La mayoría de los registros corporativos no necesitan ser archivados. Pero algunos estados pueden exigirle que presente un informe anual o semestral. Cosas como las actas de las reuniones no necesariamente tendrán que archivarse, pero aun así deben mantenerse con sus registros corporativos.
Más allá de los requisitos específicos de su estado, debe buscar en otros estados donde opera su negocio o planea expandirse. Esto le ayudará a seguir cumpliendo a largo plazo.
La responsabilidad principal de alguien debe ser mantener buenos registros.
El secretario de una organización suele ser el responsable de las actas de las reuniones, el seguimiento de la asistencia a las reuniones, las acciones de las reuniones y las resoluciones corporativas. Luego pueden distribuir los archivos a un abogado, miembros importantes y accionistas.
Este es otro escenario en el que Rubex de eFileCabinet le hace la vida mucho más fácil.
El software tiene herramientas integradas para compartir documentos de manera simple y segura. De modo que puede enviar fácilmente registros a otras personas y controlar los permisos de cada usuario para lo que pueden hacer con el documento.
Otros registros serán mantenidos por jefes de departamento o roles específicos. Por ejemplo, su director financiero puede supervisar todos los registros contables y el director de recursos humanos puede asegurarse de que todos los registros de los empleados se mantengan correctamente.
Las buenas prácticas de mantenimiento de registros corporativos deben implementarse de inmediato. Así que posponer las cosas hasta el próximo mes o el próximo año no debería ser una opción.
Si espera a implementar estas prácticas, podría terminar perdiendo o archivando incorrectamente registros importantes que deben mantenerse. Esto puede conducir a problemas de cumplimiento o sanciones legales.
Además, esperar solo aumenta la cantidad de trabajo y esfuerzo requerido una vez que decide pasarse a lo digital. Supongamos que planea tomar todos sus registros impresos y cargarlos en una solución de administración de documentos. El valor de los archivos de otro año podría ser días u horas de trabajo adicional.
Si bien no necesita cambiar todos los aspectos de su mantenimiento de registros corporativos de la noche a la mañana, debe tomar medidas para implementar las mejores prácticas lo antes posible. Con la ayuda de software moderno, esto es bastante fácil de hacer.
Además de los consejos rápidos enumerados anteriormente, hay un par de estrategias a largo plazo para el mantenimiento de registros corporativos que deben tenerse en cuenta. Estas estrategias toman un poco más de tiempo y esfuerzo para ver resultados, pero a largo plazo, estarás agradecido de haberlas puesto en práctica temprano.
Esto puede parecer un poco extremo, pero es bueno tener esta mentalidad cuando implementa una política de mantenimiento de registros corporativos.
En realidad, lo “peor” puede que ni siquiera sea algo tan malo. Pero sería frustrante que le negaran un préstamo o algo así solo porque no pudo presentar los registros solicitados por un prestamista.
Con suerte, nunca estarás en el peor de los casos. Pero si surge una situación desfavorable como una auditoría o una demanda, lo último que desea es estar mal preparado.
Si tiene dudas sobre algo que debe conservarse, consérvelo de todos modos. Si el IRS recomienda conservar un documento fiscal durante tres años, no lo destruya el día después de que finalice ese tercer año. Siempre errar por el lado de la precaución.
Este es el tipo de mentalidad que necesita implementar en toda la empresa, lo que puede llevar un poco de tiempo.
Por ejemplo, cosas como recibos e informes de gastos no siempre vienen a la mente cuando se habla de mantenimiento de registros corporativos. Pero si se cuestiona un documento fiscal de hace años durante una auditoría, esto conducirá a sus estados financieros y, en última instancia, es posible que deba respaldar algo con un recibo o estado de cuenta de la tarjeta de crédito.
Si acaba de iniciar una corporación, puede parecer bastante fácil mantenerse organizado con su mantenimiento de registros.
Pero esto cambiará con los años, ya que la cantidad de documentos y formularios puede aumentar exponencialmente. Esto es especialmente cierto cuando está abriendo nuevas ubicaciones, contratando nuevos empleados, emitiendo acciones a nuevos accionistas y más.
Un puñado de carpetas en un archivador puede parecer adecuado en el primer año o dos de su operación. Pero este método de mantenimiento de registros se volverá rápidamente obsoleto e ineficaz.
Por lo tanto, le conviene planificar la escala desde el principio. Eso incluye el uso de herramientas y software de mantenimiento de registros electrónicos. Esto hará que su vida sea más fácil en cinco o diez años cuando tenga más registros de los que puede realizar un seguimiento.
Cuando necesite ubicar un archivo, contrato o resolución anterior, solo es cuestión de buscar en sus registros electrónicos para encontrar lo que está buscando.
Ahora que comprende la importancia de un buen mantenimiento de registros corporativos, es hora de implementar los consejos y las mejores prácticas explicadas anteriormente.
Si opta por el mantenimiento electrónico de registros corporativos, necesitará algo más que una solución que almacene documentos. Busque una herramienta que le permita realizar un seguimiento del historial de estos registros electrónicos a lo largo del tiempo, especialmente si las personas van a realizar cambios en ellos.
Consulte nuestra guía sobre el mejor software de gestión de documentos. Estas soluciones van más allá del almacenamiento básico de documentos y brindan seguridad robusta, controles de versión, cumplimiento normativo y más.
También debe buscar los mejores servicios legales en línea, ya que muchas de estas plataformas ofrecen kits corporativos para un buen mantenimiento de registros, especialmente durante el proceso de incorporación. Esto es ideal para nuevas corporaciones y para aquellos de ustedes que recién comienzan.
