Smartsheet es una solución de administración de proyectos estilo hoja de cálculo para empresas que administran múltiples proyectos con docenas de partes móviles. Ayuda a empresas de todos los tamaños a administrar flujos de trabajo y mejorar la colaboración. No es tan fácil de usar como nos gustaría y no tiene la vista Kanban familiar de gestión de proyectos que todos amamos. Pero eso no significa que no sea una buena opción para usted y su equipo.
En esencia, Smartsheet es una herramienta de hoja de cálculo con esteroides. Es una excelente opción si se siente cómodo usando hojas de cálculo para administrar sus proyectos, pero se siente limitado por el software tradicional de hojas de cálculo como Google Sheets y Excel.
Sin embargo, Smartsheet no se ubicó entre nuestras cinco mejores opciones de software de gestión de proyectos porque no es una buena opción para la mayoría negocios No tiene nada de malo, pero su sistema tipo hoja de cálculo es difícil de aprender. Dicho esto, no dudamos en recomendarlo a aquellos que prefieren bases de datos y hojas de cálculo a opciones más visuales como Kanban, Gantt y vistas de línea de tiempo. Pero si las estrategias de gestión de proyectos visuales son más de su agrado, vea todas nuestras mejores opciones.
A pesar de no estar en nuestra lista principal, Smartsheet tiene numerosas cualidades redentoras de aire fresco para los fanáticos de las hojas de cálculo y las bases de datos. Si eso suena como usted, puede valer la pena la interfaz confusa y el precio caro.
Herramientas de colaboración en equipo: Además de la gestión de proyectos, Smartsheet se califica a sí mismo como un «software dinámico de trabajo y colaboración». Los equipos pueden colaborar fácilmente compartiendo archivos, notas y tareas, todo dentro de una fuente central de información. Esto permite que todos los miembros de un equipo se mantengan al día con el progreso de un proyecto en particular. Varios miembros del equipo pueden compartir presentaciones, imágenes y archivos PDF para trabajar en el contenido al mismo tiempo, completo con notificaciones, control de versiones y un proceso de aprobación personalizable. Toda la solución de Smartsheet es altamente personalizable, por lo que puede agregar las funciones de colaboración que necesita y eliminar las que no necesita para mantener las cosas lo más simples posible.
Análisis e informes potentes: Los administradores, gerentes y usuarios adoran las capacidades de generación de informes de Smartsheet. Los informes avanzados facilitan la consolidación de la información más importante de varias hojas en un solo informe con solo unos pocos clics o toques. Al hacerlo, puede identificar tendencias y cuellos de botella potenciales para mejorar continuamente. También puede publicar y compartir sus informes con miembros del equipo, departamentos, partes interesadas o cualquier otra persona que deba estar al tanto. Incluso puede usar el registro de actividad de Smartsheet para ver quién accede a los informes y cuándo lo hace, de modo que sepa quién ha visto qué. Una característica destacada de los informes de Smartsheets es que son bidireccionales: si alguien realiza un cambio en el informe, se actualiza en tiempo real a las hojas adjuntas. Y los informes se actualizan en tiempo real cuando alguien actualiza las hojas adjuntas. Por lo tanto, nunca más tendrá que preocuparse por la información obsoleta.
Seguridad de datos: Como una solución de nivel empresarial, Smartsheet utiliza estándares de protección de datos de primera línea para mantener seguros a su equipo, sus datos y su negocio con un gusto al estilo de Fort Knox. Ofrece docenas de funciones de seguridad, que incluyen autenticación de dos factores, inicio de sesión único (SSO), controles de acceso de usuario granulares, centros de datos seguros, cifrado AES de 256 bits en reposo y más para evitar el acceso no autorizado. Smartsheet también cumple con HIPAA, GDPR, ISO, SOC, ITAR y FERPA, por lo que puede estar tranquilo sabiendo que no tiene que preocuparse por el cumplimiento de la privacidad y la seguridad.
Herramientas robustas de automatización: La mayoría de las herramientas de administración de proyectos vienen con funciones básicas de automatización, pero Smartsheet eclipsa a la mayoría con un conjunto increíblemente completo de integraciones, conectores, flujos de trabajo inteligentes y herramientas de automatización. A pesar de su potencia, configurar automatizaciones básicas toma solo unos minutos gracias al generador de automatización de arrastrar y soltar de Smartsheet. Utiliza lógica básica, rutas condicionales y activadores, lo que le permite crear incluso los flujos de trabajo más avanzados que pueda imaginar.
Funcionalidad extendida: además de la gestión básica de proyectos, puede agregar capacidades de gestión de recursos, gestión de activos digitales y gestión de carteras que darán lugar a la elaboración de presupuestos de proyectos, seguimiento del tiempo, informes y análisis avanzados y herramientas de previsión, entre otras. Sin embargo, estas funciones no están integradas en los planes de Smartsheet; son un complemento que tiene un precio adicional. Pero es bueno saber que la plataforma se expande para satisfacer sus necesidades en lugar de obligarlo a comprar otra herramienta para hacer crecer su negocio.
Personalización y flexibilidad: Uno de los reclamos de fama de SmartSheet es la flexibilidad. Al igual que una hoja de cálculo, puede manipular sus hojas en casi cualquier cosa, desde la gestión de proyectos y la gestión de inventario hasta el seguimiento de presupuestos, la categorización de gastos, el seguimiento de campañas y más. Puede usarlo de cientos de formas diferentes, lo que lo convierte en un competidor para reemplazar otras herramientas comerciales que puede estar usando para otras funciones o departamentos. Obtiene campos personalizados ilimitados, vistas múltiples y hojas ilimitadas. Por lo tanto, no hay límites en la forma en que puede usar SmartSheet: en comparación con otras herramientas de administración de proyectos, es refrescantemente versátil.
Confuso para principiantes: Las hojas de cálculo son algo con lo que la gran mayoría de nosotros estamos familiarizados. En teoría, Smartsheet no debería tener una curva de aprendizaje pronunciada. Desafortunadamente, ese no es el caso. La interfaz no es muy fácil de usar, lo que puede dificultar la creación de gráficos y el análisis de datos. A menos que esté generando informes, no existe una manera realmente fácil de analizar las hojas de un vistazo. Tendrá que pasar manualmente por filas y columnas, lo cual es difícil de hacer a escala.
Registro de actividad limitada: El registro de actividad de Smartsheet permite a los usuarios y administradores realizar un seguimiento de las acciones comunes, como quién ha visto qué, qué se ha compartido y más. Sin embargo, este registro es un poco limitado en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos en el mercado actual. Realmente no puede echar un vistazo rápido a lo que sucedió desde la última vez que inició sesión. A veces puede llevar mucho tiempo obtener una respuesta. Por ejemplo, para ver un historial completo de una celda en particular, debe navegar a esa celda, hacer clic con el botón derecho y luego encontrar el historial desde allí.
No es ideal para ciertas metodologías de PM: Los equipos ágiles que deseen utilizar tableros Kanban y otras metodologías híbridas de gestión de proyectos tendrán dificultades con Smartsheet. El software simplemente no ofrece ese tipo de funcionalidad. Todo está basado en hojas de cálculo. Aunque puede cambiar la vista a un calendario o algo más, la mayor parte de lo que está haciendo se basará en el formato condicional dentro de una hoja en particular.
Los precios más altos: A primera vista, Smartsheet parece bastante asequible. Los planes comienzan en solo $ 7 por usuario por mes. Sin embargo, cuando observe más de cerca estos paquetes, encontrará que Smartsheet es un poco costoso en comparación con otras herramientas de administración de proyectos en el mercado actual. Y requieren un mínimo de tres usuarios en cualquier plan, por lo que pagará más si solo necesita una plataforma para uno o dos usuarios.
Smartsheet tiene precios bastante simplificados. Solo hay tres niveles simples, y cada plan sucesivo ofrece más funciones que el anterior. También hay un paquete separado llamado Smartsheet Advance que incluye todo el plan Enterprise, además de todos los complementos adicionales que tendría que pagar en los niveles Enterprise o Business.
Una cosa importante que deben tener en cuenta los cazadores de gangas: Smartsheet requiere un mínimo de tres usuarios en cualquier plan. Por lo tanto, tenga esto en cuenta si está interesado en los niveles Pro o Business, especialmente si desconfía de su presupuesto.
Entonces, en realidad, el precio inicial para Pro es realmente $21 por mes y $75 para Business.
Puede ver cómo algunas de las funciones se desglosan por plan a continuación.
A primera vista, son bastante similares, ya que solo el plan Pro tiene limitaciones en la cantidad de hojas y widgets que puede usar.
Sin embargo, a medida que profundiza en las funciones avanzadas como la lógica de formulario condicional, la marca personalizada, las integraciones y las funciones de seguridad, realmente comenzará a ver lo que está pagando con los planes Business y Enterprise.
El plan Standard Business es una opción viable para empresas más pequeñas y proyectos simples. Viene con todas las funciones principales de Smartsheet a un precio razonable. Los planes de negocios requieren un mínimo de tres licencias.
Una vez que llegue al nivel Business, se beneficiará de usuarios gratuitos ilimitados. Por lo tanto, no necesariamente necesita una licencia para cada miembro del equipo. Pero vale la pena señalar que los usuarios gratuitos no pueden crear hojas, informes o tableros. Solo pueden ver o editar los elementos que los usuarios con licencia han compartido con ellos.
En general, el paquete Business es sólido. Se queda un poco corto en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos al mismo precio en términos de valor. Pero aún está repleto de funciones, y podemos recomendarlo con confianza para las empresas que prefieren la gestión de proyectos al estilo de una hoja de cálculo.
El plan Enterprise incluye todo lo que incluye el plan Business, además de hojas ilimitadas, inicio de sesión único, controles de acceso empresarial, integraciones de directorios, informes de devolución de cargos, combinación de usuarios y la capacidad de enviar correos electrónicos desde las direcciones de correo electrónico de su dominio.
Con el plan Enterprise, definitivamente obtendrá una actualización del paquete Standard Business. Pero el plan todavía carece de algunas de las herramientas que realmente llevan la gestión de proyectos empresariales al siguiente nivel.
Algunas funciones clave de potencia, como claves de cifrado separadas y especializadas y puentes de automatización, solo están disponibles como complementos de pago para los planes Business o Enterprise. El paquete Smartsheet Advanced es la única forma de obtener todo esto sin pagar a la carta. Hay tres niveles adicionales a eso: Plata, Oro y Platino.
Tenga en cuenta que la única manera de actualizarse a Smartsheet Advanced es con un plan Enterprise. Aunque no conocemos los precios reales, es seguro asumir que los planes serán costosos.
La mayoría de los paquetes empresariales de otros proveedores de software de gestión de proyectos incluyen un conjunto de funciones similar de forma gratuita, por lo que creemos que Smartsheet tiene un precio ligeramente excesivo. Para aprovechar al máximo el software, necesitará el paquete de primera línea.
Para ser claros, 10,000ft de Smartsheet no es una herramienta de gestión de proyectos. Pero definitivamente lo recomendamos para las empresas que desean llenar los vacíos con funciones que no se ofrecen en un plan tradicional de Smartsheet.
10,000ft de Smartsheet es una plataforma de administración de recursos. Dado que la gestión de recursos y la gestión de proyectos van de la mano, vale la pena considerarlo.
El software está diseñado para simplificar la asignación de recursos y mejorar la precisión de la planificación de proyectos. Incluso ofrece herramientas para seguimiento de tiempo, presupuestos, pronósticos, informes dinámicos y más.
Para las organizaciones que administran proyectos a escala con Smartsheet, 10,000 pies de Smartsheet se convierte esencialmente en algo imprescindible.
Es una lástima que estas funciones no estén incluidas en ninguno de los otros paquetes de Smartsheet. Sin embargo, otras herramientas de gestión de proyectos en el mercado tampoco tienden a ofrecer esto. Por lo tanto, normalmente puede esperar pagar más por las herramientas de gestión de recursos, independientemente del software de gestión de proyectos que esté utilizando.
En general, recomendamos enfáticamente 10,000 pies de Smartsheet si está utilizando una de sus herramientas de administración de proyectos, especialmente para empresas en los planes Enterprise y Advanced.
Consulte nuestras selecciones principales de las mejores herramientas de administración de proyectos para ver algunas alternativas populares de Smartsheet:
Smartsheet es una de las herramientas de estilo de hoja de cálculo más poderosas para la gestión de proyectos en el mercado actual. Está diseñado para equipos de todos los tamaños y viene con muchas capacidades. Dicho esto, Smartsheet tiene algunas limitaciones. Así que pruébalo con una prueba gratuita de 30 días antes de comprometerte. Esto lo ayudará a decidir si Smartsheet es adecuado para sus necesidades.
