Configurar un centro de llamadas virtual es la manera perfecta de hacer negocios para muchas empresas. Al conectar agentes que trabajan desde casa en todo el mundo, las empresas pueden ahorrar en costos generales y al mismo tiempo tener acceso a los mejores talentos. Es fácil configurar un centro de llamadas virtual con solo unos simples pasos, y le mostraremos cómo hacerlo ahora mismo.
La tecnología actual ha hecho posible que todo un centro de llamadas funcione a través de Internet, lo que hace que configurar un centro de llamadas virtual sea más factible que nunca.
Los centros de llamadas virtuales se pueden iniciar con muy poca inversión, lo cual es una buena noticia para cualquier empresa que recién comienza. El precio exacto variará según el tamaño de su base de clientes y la cantidad de personas con las que planea trabajar.
Pero las empresas de cualquier tamaño pueden usarlo para tener agentes capaces de realizar y recibir llamadas de clientes, prospectos o prospectos en cualquier área del país o del mundo.
Además, al tener agentes distribuidos en diferentes zonas horarias, es más fácil operar un centro de atención telefónica las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o al menos maximizar las horas del día para sus campañas de llamadas y disponibilidad.
Reduzca sus gastos generales, amplíe el talento que puede traer a bordo desde cualquier lugar y haga que sus operaciones de llamadas sean más eficientes y consistentes configurando un centro de llamadas virtual.
Hay algunas inversiones diferentes que se deben hacer cuando se trata de configurar un centro de llamadas virtual. Los gastos más comunes incluyen:
Con respecto al software en sí, puede costar tan solo $ 19.99 por usuario para un plan de tipo todo en uno para su centro de llamadas virtual. Sin embargo, cuantos más agentes planee dar acceso, mayores serán sus costos.
Recomendamos hacer esta inversión lo más fácil posible para usted. Descubrimos que RingCentral le brinda mucho valor por el precio. Le da un plan de entrada que permite hasta 20 empleados.
Además, le brindan complementos gratuitos para ayudarlo con otras partes de su negocio, como videoconferencias ilimitadas a las que pueden asistir hasta 100 personas, intercambio de archivos y mensajes de equipo.
¿Qué otras inversiones podría necesitar hacer?
También podría estar pagando por computadoras nuevas o Internet de alta velocidad mejorado, según la sofisticación actual de su pila tecnológica. O bien, el centro de llamadas virtual puede permitirle o exigirle que contrate a más agentes. Asegúrese de tener eso en cuenta en su gasto general de instalación.
Le vamos a dar los pasos sobre cómo configurar su propio centro de llamadas virtual, pero el tiempo que tarde en implementarlos depende de usted.
Suponiendo que no dude y ya tenga los recursos para configurarlo, puede tener todos los detalles listos e implementados en tan solo siete días. Con enfoque, puede escalar y atraer nuevos clientes y ventas en tan solo 30 días.
7 pasos simples para configurar un centro de llamadas virtual
Conseguir un call center virtual exitoso es tan fácil como seguir estos pasos.
Demasiados dueños de negocios comienzan a moverse hacia una meta sin hacer el trabajo preliminar necesario. No seas así. Averigüe exactamente qué tipo de centro de llamadas necesita crear primero.
¿Cuál es su industria y para qué está utilizando el centro de llamadas? ¿Se está apoyando en él para las llamadas de ventas salientes? ¿Es esto para la comunicación a largo plazo con los clientes y los clientes?
Cuanto más clara sea la imagen, más fácil le resultará encontrar los recursos que busca.
Obtenga estos conceptos básicos en papel o en un documento. Luego, piense qué cualidades adicionales e intangibles desea de su centro de atención telefónica. En conjunto, desea tener una imagen completa de a quién quiere servir y por qué.
Controle todo su presupuesto y compárelo con las inversiones que necesita hacer para que su centro de llamadas virtual despegue.
Es una buena idea averiguar qué equipo necesitará para comenzar. Anteriormente mencionamos los sistemas de VoIP e Internet de alta velocidad. Pero es posible que sus empleados necesiten auriculares para realizar llamadas u otras herramientas y accesorios.
Considere definitivamente, también, el costo de contratar más representantes para el personal de su nuevo centro de llamadas virtual, si necesita más poder humano.
Convencer a los clientes de que su empresa está preparada para la tarea puede ser fácil si ya ha hecho el trabajo duro.
Puede usar mapas mentales, diagramas de flujo, software de gestión de tareas y otras herramientas de planificación para organizar su flujo de trabajo.
Por ejemplo, un diagrama de flujo puede mostrar un proceso de llamada como este:
Entra una llamada y el agente hace algunas preguntas sobre el motivo de la llamada. Si la persona que llama responde de cierta manera, el agente realiza una acción que haya determinado. O bien, tenga opciones de bifurcación para interacciones basadas en cómo transcurre la primera parte de una conversación.
Su flujo de trabajo puede ser tan complejo o tan simple como lo necesite, según el tipo de llamadas que esté realizando o recibiendo.
Tener tu flujo de trabajo preparado es esencial para cuando pases al siguiente paso de encontrar clientes.
Si desea que su centro de llamadas virtual sea una inversión exitosa y hacerse un nombre, es importante que primero encuentre clientes que necesiten sus servicios.
Dirigirse a la audiencia o tipo de negocio equivocado no le dará los resultados que está buscando. Para sacar más provecho de sus esfuerzos de marketing, tómese un tiempo para investigar su industria y mercado.
Identifique a los jugadores clave en su industria y determine qué servicios o productos ofrecen. Esto lo ayudará a hablar sobre sus necesidades y cómo su centro de llamadas puede ayudarlo.
O bien, puede usar directorios en línea, redes sociales y otros canales de marketing para correr la voz sobre su negocio.
Estas son sólo dos ideas para empezar.
También puede utilizar sus esfuerzos de búsqueda de clientes para mejorar su flujo de trabajo de llamadas adaptándolo a sus clientes ideales.
El software del centro de llamadas ha recorrido un largo camino en los últimos años. Muchas empresas ahora lo utilizan para administrar sus llamadas e interacciones con los clientes mientras mejoran el servicio al cliente, la eficiencia y las ganancias.
Un buen software le permitirá a su call center también mantener toda la información sobre sus clientes en un solo lugar. Todos los detalles importantes del cliente se almacenan en una base de datos para que se pueda acceder a ellos fácilmente cuando sea necesario.
Querrá tomarse su tiempo para seleccionar el software que mejor se adapte a sus necesidades. Si no está familiarizado con el funcionamiento de este software o las opciones principales, tenemos una excelente publicación sobre el mejor software de centro de llamadas disponible en la actualidad.
RingCentral es una de las mejores opciones porque es fácil y flexible de usar, al tiempo que le brinda todas las funciones y beneficios que necesita para ejecutar y escalar un centro de llamadas virtual exitoso.
Ahora es el momento de encontrar un equipo digno de su centro de llamadas virtual, los agentes en los que puede confiar construirán una buena reputación para su negocio.
Dado que su centro de llamadas es virtual, puede reclutar personas inteligentes que estén dispuestas a trabajar desde casa. Necesitarán disciplina y automotivación, porque es posible que no estén cerca de ti geográficamente.
La contratación de empleados remotos puede reducir los costos al eliminar la necesidad de un espacio de oficina costoso y otros costos asociados con tener un centro de llamadas físico.
El reclutamiento puede ser difícil, pero no tiene por qué serlo. Incluso si no sabes exactamente lo que estás buscando.
Para empezar, prueba nuestra publicación de blog sobre el mejor software de reclutamiento. Está lleno de información sobre lo que debe buscar y ofrece ayuda específica que simplificará su búsqueda de software para ayudarlo con el proceso de reclutamiento.
Es posible que también necesite un software que rastree a sus solicitantes si está en un gran impulso de contratación. También tenemos un artículo para eso, sobre el mejor software de seguimiento de candidatos. Este software mantiene a sus candidatos más prometedores y atractivos pasando de currículum a contratados sin confusión.
Después de contratar a un candidato principal, necesitará tiempo para capacitarlo en la cultura de su empresa, el software que utilizará y otros protocolos importantes para la forma en que hace negocios.
¿Se pregunta si también podemos ayudarlo con la incorporación? Sí, podemos.
La mejor guía de software de incorporación se puede encontrar aquí. Le explica qué es la incorporación, cómo asegurarse de no omitir nada que su nuevo empleado necesite y cómo ayudarlo a sentirse seguro desde el primer día.
Contratar al empleado equivocado puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Es importante tomarse el tiempo para encontrar al candidato adecuado y luego elaborar un plan de incorporación que lo ayude a ponerse al día rápidamente.
Al tomarse el tiempo para hacer las cosas correctamente, se asegurará de que su nuevo empleado sea productivo y feliz de trabajar con usted desde el primer día.
El hecho de que sea un centro de llamadas virtual no significa que no tenga que mantener a sus agentes comprometidos y trabajar para mantener una cultura positiva.
Esto es algo que se pasa por alto fácilmente y puede causar una mayor rotación de la que le gustaría. Puede ser porque renuncian por agotamiento o se van por falta de entrenamiento y frustración.
Algunos problemas de rotación tienen que ver con el reclutamiento, pero la mayoría se puede evitar si un entorno positivo sigue siendo una prioridad.
Dependiendo de su cultura empresarial, puede encontrar formas especiales de hacer que sus empleados disfruten de su flujo de trabajo diario.
Puede ofrecer muchos descansos durante los bombardeos de llamadas, incentivos por un buen desempeño u ofrecer obsequios geniales como algunas ideas.
Lo más importante es que desee mostrar respeto a sus agentes y asegurarse de que exista una cultura central de trabajo en equipo y aprecio por el trabajo que todos realizan.
Los empleados, ya sean de nivel inicial o gerenciales, quieren ser apreciados y sentirse incluidos.
Cuando haya llegado tan lejos, es hora de escalar su centro de llamadas virtual. Si ha realizado bien los pasos anteriores, tendrá una buena base sobre la que construir.
Presta mucha atención a tus procesos y reflexiona un poco. ¿Se pueden mejorar? ¿Cómo son las calificaciones de satisfacción de sus clientes después de operar su centro de llamadas virtual por un tiempo?
¿Necesita agregar alguna capacitación para empleados a su calendario?
¿Se pueden ajustar los tiempos de llamada y otras métricas para facilitar la vida de sus agentes o brindar una mejor experiencia de cliente para sus clientes o personas que llaman?
Complete los espacios en blanco si encuentra alguno y luego comience a expandir su equipo y operaciones una vez que se sienta seguro.
Estos son solo algunos de los próximos pasos que puede tomar por ahora. El cielo es el límite.
Tome lo que ha aprendido aquí y configure con éxito su centro de llamadas virtual en cuestión de semanas. Con RingCentral, en particular, es pan comido.
