Gestión del valor ganado: la guía para principiantes

Gestión del valor ganado: la guía para principiantes

Ningún director de proyecto quiere encontrarse al mando de proyectos desastrosos que se desvían del presupuesto aprobado y del plazo de entrega.

Imagine tener un presupuesto de $ 36.75 mil millones. Pero cuando el proyecto terminó—fue seis años más tarde de lo planeado—y el costo se disparó a $ 105 mil millones.

Sí, eso es un aumento del 186 % de su valor planificado y es esencialmente un desastre. Eso realmente sucedió con el proyecto de la estación espacial internacional.

La buena noticia es que si recurre a una disciplina de gestión de proyectos como gestion del valor ganadopuede evitar una crisis similar.

Esta guía le brindará todo lo que necesita para comprender la gestión del valor ganado y cómo puede usarla para medir el desempeño y el progreso del proyecto para garantizar mejores resultados.

Por qué es tan importante la gestión del valor ganado

La gestión del valor ganado o EVM es una metodología de gestión de proyectos que combina cronograma, costo y alcance para medir el desempeño del proyecto; cada aspecto ayuda a mantener las cosas encaminadas al permitir que los gerentes de proyectos predigan situaciones y se ajusten en consecuencia.

Le permite calcular las tasas de consumo de costos y rendimiento, lo que lo ayuda a comprender cómo se está desempeñando exactamente el proyecto en comparación con el plan original. Usando la metodología de gestión de valor, puede resolver lo siguiente:

  • ¿Dónde ha estado el proyecto?
  • ¿Dónde está el proyecto ahora?
  • ¿Cuándo va el proyecto?

EVM tiene cuatro componentes principales que le brindan información clave. Están:

Presupuesto al finalizar

El presupuesto al finalizar es la suma de todas las actividades presupuestadas programadas hasta una fecha específica. Puede ser actual o una cantidad acumulada.

Costo presupuestado del trabajo programado

El costo presupuestado del trabajo programado, también conocido como valor planificado o PV, representa el costo total presupuestado del trabajo que se realizará según el plan. Al igual que el presupuesto al finalizar, el costo presupuestado del trabajo programado puede ser actual o acumulativo.

Costo presupuestado del trabajo realizado

El Costo Presupuestado del Trabajo Realizado, también conocido como Valor Ganado o EV, le muestra todas las tareas que se han completado hasta ahora. Esto depende de su estado actual.

Costo real del trabajo completado

El costo real del trabajo completado significa que la cantidad total de trabajo real en las tareas se completó hasta la fecha. Nuevamente, esto puede ser actual o acumulativo.

Al observar todos los diferentes elementos anteriores, puede decidir si un proyecto está dentro del cronograma o por encima o por debajo del presupuesto y ver cómo es el rendimiento para ambas cosas simultáneamente.

Tomar estas cifras y aplicarlas a su proyecto restante o trabajo futuro le permite predecir cómo resultarán las cosas en términos de costo, rendimiento y programación, suponiendo que la tasa de consumo no fluctúe.

Sin duda, todo el asunto es una gran suposición. Precisamente por eso debes ser flexible y consciente de cómo los cambios pueden impactar en estos elementos.

Para resumir todo, EVM lo ayuda a mantenerse dentro del presupuesto y a tiempo.

Puede usarlo para realizar un seguimiento del costo y la programación asociados con el proyecto al comparar el estado actual de un proyecto con los planes y proyecciones originales. Esto, a su vez, lo ayuda a realizar ajustes cruciales que aumentan las probabilidades de éxito de sus proyectos.

Los beneficios de la gestión del valor ganado

A continuación se muestra una lista de los siete beneficios clave que puede esperar al adoptar esta estrategia de gestión de proyectos:

  • Mejor planificación inicial
  • Mantenga la objetividad al comprender dónde se encuentra actualmente su proyecto en comparación con dónde lo planeó en ese momento y cuánto trabajo ha completado su equipo en realidad en comparación con lo que había proyectado completar.
  • Gestión de proyectos simplificada
  • Mayor responsabilidad, donde los gerentes y empleados realizan un seguimiento honesto y preciso del tiempo e informan su progreso.
  • Identificar áreas problemáticas desde el principio en las fases de desarrollo e implementación, lo que, a su vez, impulsa el progreso.
  • Mejor anticipación de las áreas problemáticas
  • Ayude a aumentar la moral de los empleados y haga que su equipo sea más ágil

La clave aquí es examinar la cantidad total de valor que se ha agregado (el valor ganado) en cada etapa del proyecto por el trabajo realizado en un punto específico. Los gerentes de proyecto pueden luego «microprogramar» proyectos sin microgestión para controlar el presupuesto y el cronograma en cada paso.

Usar herramientas de software de gestión de proyectos siempre es una gran idea para aumentar la productividad y garantizar mejores resultados sin demoras ni errores.

Hablemos de Aston Martin, por ejemplo.

La empresa fabricante de automóviles de lujo confía en Microsoft Office Project, una herramienta EVM, para colaborar y ofrecer vehículos nuevos e innovadores con mayor eficiencia y recursos, desde la concepción hasta la producción.

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A cada persona se le entrega su propio plan aislado de actividades sobre lo que debe hacer con sus respectivos departamentos. Luego, esto se acumula en la nube para que todos puedan ver una descripción general de todas las actividades y el progreso realizado para cada automóvil. Todos los involucrados en el proyecto pueden ver y monitorear cada paso que debe suceder para llevar el auto hasta el final.

Mark Stringer, director de gestión de programas de Aston Martin Lagonda, Señala que Microsoft Project les ayuda a ver dónde está fallando un proceso o una persona incluso antes de que suceda, lo que les facilita la detección y solución temprana de errores.

Como resultado, todo el equipo puede ser más eficiente, tomar decisiones mejor informadas e incluso reducir los costos involucrados en la producción de productos. Cada uno de los cuales les ayuda a convertirse en un negocio más rentable.

Del mismo modo, también puede utilizar las herramientas de software EVM para predecir mejor las situaciones, lo que podría hacer maravillas para la supervivencia de su empresa.

Cómo mejorar la gestión del valor ganado hoy

La gestión del valor ganado implica medir y comparar el rendimiento y el progreso del proyecto con un plan bien definido. También es por eso que solo puede usar EVM en organizaciones con ciertos elementos clave implementados.

A continuación, analizamos cinco formas en las que puede mejorar y valorar la gestión hoy. Echemos un vistazo rápido.

Identifique con precisión el elemento ‘Qué’ del proyecto

Debe analizar e identificar cuidadosamente el alcance de su proyecto, junto con los requisitos y la definición del alcance. Para ello, recomendamos desarrollar tres documentos cruciales:

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Puede crear una EDT dividiendo los entregables de alto nivel en paquetes de trabajo más pequeños. Es una representación gráfica del trabajo planteado que aclara el alcance del proyecto.

Estructura de descomposición de la organización (OBS). Puede crear una audiencia, como un organigrama, para mostrar a las personas, equipos y departamentos la jerarquía, las reglas y las responsabilidades. Este documento representa principalmente el elemento «quién» del proyecto.

Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM). Puede interponer WBS y OBC para crear el documento RAM, que define exactamente qué tarea se realizará por teléfono. Luego puede usar estas asignaciones o cuentas de control para medir el progreso en etapas futuras.

Planificación, programación y elaboración de presupuestos mejoradas

EVM está diseñado para definir la línea de base del proyecto en términos concretos y establecer parámetros para ayudar a monitorear y controlar el proyecto a lo largo de su ciclo de vida.

La WBS, por ejemplo, es un buen punto de partida para la etapa de planificación. Puede agrupar varias actividades en un solo paquete de trabajo y luego agrupar varios paquetes de trabajo en una sola cuenta de control. También puede asignar un administrador de cuentas a cada cuenta de control para monitorear el progreso general.

En este punto, debería poder definir el elemento ‘cuándo’ para los hitos de alto y bajo nivel y asignar fechas de vencimiento para cada actividad.

Asegúrese de distribuir el presupuesto total en cada nivel de actividad dentro de un paquete de trabajo, incluidos los costos de mano de obra, materiales y subcontratación. También es aconsejable asignar reservas de gestión para aumentos inesperados del alcance.

Cuenta de costos ‘reales’

El cálculo de costos bajo EVM es bastante completo y está diseñado para medir el costo real del proyecto. Es importante contar con sistemas que realicen un seguimiento de los costos a nivel de trabajo para medir el progreso con precisión, pero esto no viene sin una buena cantidad de desafíos.

Por ejemplo, es posible que incurra o pague los costos reales en una fecha posterior en lugar de liquidarlos de inmediato. Sin embargo, debe asignar una parte de esta cantidad antes para calcular el valor ganado. Por lo tanto, es mejor tener en cuenta las acumulaciones y evitar retrasos similares en las reservas.

Analice e informe el desempeño del proyecto de manera consistente

Debe informar los cálculos de PV, EV y AC de manera consistente para garantizar que cada miembro del equipo, líder sénior y cliente tenga una visibilidad completa del progreso del proyecto. Esto también le permitirá identificar la acción correctiva que debe tomar como una medida en comparación con la línea de base y los números de informes.

Otro consejo es definir cuidadosamente los umbrales de varianza. Hacer esto lo ayudará a detectar áreas problemáticas fácilmente cada vez que los informes de rendimiento de costos indiquen una infracción del umbral en una cuenta de control.

Revisar las líneas base del proyecto solo cuando sea necesario

Sea siempre flexible cuando diseñe la línea de base de su proyecto, especialmente cuando maneje áreas problemáticas durante un proyecto. Después de todo, no puede revisar una línea de base cada vez que hay un retraso en una tarea o cuando gasta de más.

Es mejor limitar las revisiones de línea base en casos de cambios autorizados en el alcance, costo o cronograma del proyecto. Las fluctuaciones en las tasas también son un escenario aceptable para revisar la línea base de un proyecto.

3 mejores prácticas para la gestión del valor ganado

Aquí hay tres mejores prácticas que pueden ayudarlo a obtener el máximo valor al adoptar un sistema de gestión de valor ganado.

Uso de un tercero independiente para realizar análisis de EVM

Contratar a un tercero independiente que tenga las calificaciones necesarias para abrir la actuación del análisis de requisitos. Lo mejor es buscar «hacedores» prácticos que hayan utilizado previamente software sofisticado de gestión de proyectos y que tengan experiencia en revisiones de referencia integradas (IBR), revisiones de cumplimiento de EVMS y revisiones de vigilancia. La experiencia con una amplia gama de herramientas de programación, gestión de costos, análisis de rendimiento y gestión de riesgos es otra ventaja.

Es mejor tener practicantes experimentados con una comprensión intrínseca de lo que funciona y lo que no. Esto puede ayudarlo a maximizar la productividad y evitar crisis de manera más efectiva.

Mantener y actualizar periódicamente la descripción del sistema EVM

Tener una descripción del sistema EVM le permite comprender cada actividad requerida para cumplir con el estándar y las funciones de EVMS. También puede comunicar el proceso dentro de su organización y al cliente y al equipo de revisión de manera más eficiente.

La descripción del sistema debe definir los procesos de gestión e incluir procedimientos detallados para definir pasos específicos.

Aunque no existe un requisito gubernamental específico para una descripción de EVMS, debe demostrar el cumplimiento. Es común que las empresas hagan esto en un formulario que proporciona una descripción del sistema EVMS y el plan integral del contratista para cumplir con las pautas.

Invierta en una buena solución EVM para sus proyectos

EVM es una de las técnicas más precisas para la previsión de proyectos, pero sigue siendo compleja.

Afortunadamente, encontrará varias soluciones de EVM en el mercado que ofrecen un amplio soporte para todos los niveles de EVM, desde soporte básico para medir el rendimiento del proyecto hasta garantizar el cumplimiento del estándar EIA-748. También realizan cálculos precisos más rápido y mantienen todos los datos relevantes debidamente organizados.

Mientras lo hace, asegúrese de que la herramienta de software también se integre perfectamente con ERP y los sistemas financieros, junto con funciones adicionales para realizar un seguimiento de los costos reales y los gastos de recursos.

Hay todo tipo de herramientas de software EVM en el mercado, por lo que no se encontrará con una escasez de opciones. Solo asegúrese de que su herramienta de perspectiva se ajuste a su presupuesto y se integre a la perfección con otros procesos y software que utilice.